Le titulaire du poste joue un rôle clé dans la gestion administrative et organisationnelle à haut niveau dans l'entreprise.
Il est responsable de fournir un soutien à la Haute Direction dans leurs tâches quotidiennes, contribuant ainsi à l'efficacité opérationnelle du cabinet.
Il est également responsable du dossier de l'Autorité des marchés financiers (AMF) pour l'entreprise. Il s'agit d'un poste en présentiel (5 jours), à la succursale de Montréal.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
- Offre un soutien administratif à la Haute Direction;
- Aide à la planification de réunions, en veillant à la disponibilité de toutes les parties prenantes, la réservation de salles, la préparation de l'ordre du jour et tout autre matériel nécessaire;
- Conçoit des présentations visuelles attrayantes pour les réunions internes et externes en assurant que tous les points de discussion sont clairement et efficacement représentés;
- Prends les notes lors des réunions et rédige des comptes-rendus précis et détaillés pour acheminer aux participants;
- Rédige et diffuse les communiqués du Président auprès des employés;
- Collabore avec la haute direction pour la rédaction et la correction de diverses correspondances destinées aux employés de la compagnie ;
- Responsable des renouvellements et suivi des permis et des certificats de responsabilité civile du cabinet auprès des différents organismes (AMF, RIBO, etc.);
- Renouvelle l'adhésion au RCCAQ et à l'Institut d'assurance;
- Assiste dans la préparation des rapports et les présentations pour le conseil d'administration;
- Produit et met à jour les organigrammes selon les indications de la Haute Direction;
- Appuie le Marketing pour la rédaction et la correction de publications destinées au public;
- Produit différentes lettres pour la Paie et le Capital humain;
- Reçoit et diffuse les rapports mensuels des résultats ESSOR, selon les 3 lignes d'affaires;
- Aide le Marketing et le Capital humain dans la préparation d'événements d'entreprise, ce qui peut inclure la recherche, la planification et la mise en œuvre;
- S'occupe du programme de reconnaissance pour les employés;
- Coordonne la réservation des salles de conférence à Montréal;
- Met à jour la liste téléphonique et répertoires d'adresses;
- Toutes autres tâches connexes.
- D.E.C. en techniques administratives ou bureautique ou l'équivalent ;
- Minimum de 5 ans d'expérience dans des fonctions similaires, dont 2 ans à titre d'Adjointe de direction ou expérience pertinente ;
- Avoir une bonne maîtrise des principaux outils de bureautique (Suite Microsoft Office);
- Faire preuve de diplomatie, d'un haut niveau de confidentialité et d'intégrité;
- Être autonomie et démontrer de l'initiative et d'excellentes habiletés d'organisation et de planification;
- Avoir une bonne capacité d'analyse, de gestion des priorités et de respect des échéanciers;
- Être en mesure de travailler sous pression;
- Posséder d'excellentes aptitudes pour les relations interpersonnelles et le travail d'équipe;
- Avoir d'excellentes aptitudes pour les communications orales et écrites;
- Bilinguisme (français et anglais, parlé et écrit) essentiel.
Note : dans ce document, le genre masculin est utilisé comme générique, dans le seul but de ne pas alourdir le texte.
Adjoint.e à la haute direction bilingue (CM)
Gérer le calendrier annuel et la planification afin de soutenir la réalisation des objectifs des équipes de RH. Soutenir la gestion de l'information pour l'équipe stratégique, notamment en veillant au stockage et à l'accessibilité de la documentation clé. Minimum de 4 ans dans un rôle à la haute dir...
Adjoint.e à la haute direction bilingue - Départements Marketing et Stratégie (CM)
Coordonner avec les équipes pour assurer un suivi complet sur les données fournies - Gestion des projets sous la supervision des gestionnaires - Gestion des stocks de fournitures (coordonner avec les fournisseurs, s'assurer du réapprovisionnement en fonction des besoins Exigences : - BAC en ...
Adjoint.e à la haute direction bilingue - Départements Marketing et Stratégie (CM)
Sous la supervision des vice-présidents du marketing et de la stratégie, l’adjoint. Excellent sens de la communication et de la collaboration. La maitrise de l’anglais est demandée, car notre client est amené à collaborer avec une clientèle internationale. Salaire : 70k à 80K annuel + Boni . ...
Adjoint à la haute direction
Collabore avec la haute direction pour la rédaction et la correction de diverses correspondances destinées aux employés de la compagnie ;. Aide à la planification de réunions, en veillant à la disponibilité de toutes les parties prenantes, la réservation de salles, la préparation de l'ordre du jour ...
Adjoint.e à la haute direction bilingue - organisme de bienfaisance (CL)
Nous recrutons pour notre client, un organisme de bienfaisance d'envergure, une adjointe à la direction chevronnée pour seconder le président et la direction générale. Apporter le soutien administratif et logistique nécessaire à la coordination des activités du président et de la direction. Gérer et...
Adjoint(e) à la direction et RH - en présentiel (AP)
La personne travaillera en présentiel, l’horaire est de 8h30 à 17h00 et le salaire offert est de 55 000$ par an avec de bons avantages sociaux (Gym, Assurances, REER collectif, stationnement, …). Soutien à la direction (gestion d’agenda, préparation des réunions, aide sur divers projets, conception ...
Adjoint(e) à la direction et RH - en présentiel (AP)
La personne travaillera en présentiel, l'horaire est de 8h30 à 17h00 et le salaire offert est de 55 000$ par an avec de bons avantages sociaux (Gym, Assurances, REER collectif, stationnement, …) L'environnement est dynamique et challengeant! Alors, si tu te retrouves dans la description ci-dessous...
Adjoint(e) à la direction
Adjoint(e) à la direction Artemis Recrutement est à la recherche d'un(e) adjoint(e) à la direction, pour une entreprise localisée dans l'ouest de l'île de Montréal. La personne engagée relèvera de deux directeurs et devra assurer un soutien à ceux-ci pour les tâches administratives, comptables et l...
Adjoint.e à la direction générale (CL)
L'adjointe assistera la direction générale en offrant un soutien à la gestion de l'agenda et à la planification des rencontres du conseil d'administration. Nous sommes à la recherche d'une adjointe à la direction pour notre client, un organisme public de parrainage. Assurer la planification des réun...
Adjoint.e À La Direction
Gérer la boîte courriel de la PDG, identifier les urgences à transmettre, répondre à la correspondance de routine et déléguer au besoin -Apporter son aide dans la préparation, rédaction, la vérification, l'édition et le regroupement de documents et de matériel de présentation -Assurer la liaison ave...