Secrétaire de direction

Ayant pour mission de défendre les intérêts politiques et économiques des régions, la Fédération québécoise des municipalités (FQM) est la porte-parole des régions du Québec.

Comptant plus de 1 000 municipalités locales et municipalités régionales de comté membres, la FQM met également à la disposition des organisations municipales du Québec de nombreux services.

La direction de la performance énergétique et décarbonation a notamment pour mission de soutenir les organisations municipales notamment en matière d’efficacité énergétique et décarbonation.

Nous sommes à la recherche de d’un.e adjoint.e de direction dynamique pour faire partie d’une équipe engagée pour mettre en place et opérer un projet d’envergure nationale en efficacité énergétique et décarbonation pour l’ensemble des organismes municipaux québécois..

DESCRIPTION DU POSTE

Sous la responsabilité de la directrice du service, vous aurez comme principal mandat de l’assister dans la réalisation de ses différents dossiers et la gestion des membres de son équipe.

Vous travaillerez en étroite collaboration avec la direction du service et apporterez votre soutien aux professionnels en accomplissant diverses tâches de natures administratives.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS DU POSTE

• Effectuer la gestion et le suivi de l’agenda, des appels, des courriels et du courrier de l’équipe de direction, ainsi que les communications du service;
• Assurer les communications et les suivis requis avec les organisations municipales collaborant avec le service, notamment quant aux opérations du service selon les directives reçues;
• Assurer la gestion documentaire et la mise à jour des dossiers de la direction et de l’équipe;
• Collaborer à la tenue à jour de différents documents de gestion interne et des listes de clients;
• Préparer divers rapports, tableaux de bord et apporter un soutien logistique à l’équipe notamment en lien avec les opérations terrain du service;
• Offrir un soutien administratif à la direction et à l’ensemble de l’équipe, dont la rédaction, la mise en page, la mise à jour, la production et la révision linguistique de documents en fonction des besoins;
• Procéder à la rédaction de différents contrats, ententes et documents officiels, dont certains juridiques;
• Assurer le suivi des réclamations de dépenses, des congés et du budget, en collaboration avec la direction;
• Assurer la facturation mensuelle des services professionnels rendus et procéder, au besoin, à l’entrée de temps des professionnels de l’équipe dans le logiciel de facturation;
• Faire le suivi et la mise à jour des données relatives aux différents projets et au suivi des subventions;
• Effectuer toute autre tâche connexe aux activités du service.

PROFIL RECHERCHÉ

• Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique, technique administrative ou domaine connexe
• Posséder un minimum de cinq (5) ans d’expérience pertinente
• Rigueur, professionnalisme et discrétion dans l’exercice de ses fonctions
• Excellent sens de l’organisation et de la planification
• Posséder d’excellentes habiletés à travailler sous pression, gérer de courts échéanciers et les priorités
• Maîtriser parfaitement la langue française tant à l’oral qu’à l’écrit
• Maîtriser parfaitement les principaux outils et logiciels de la Suite Office et avoir une facilité d’adaptation aux nouvelles technologies
• Maitriser le logiciel JurisÉvolution (atout)
• Aux fins de dotation,toute combinaison de formation et d’expérience professionnelle jugée pertinente sera considérée.

CONDITIONS DE TRAVAIL

Statut : Permanent temps plein 35h / semaine

Conditions de travail :

• Régime d’assurance collective complet
• Participation conjointe à un régime de retraite simplifié
• À partir de 3 semaines de vacances annuelles dès la première année d’entrée en fonction
• Congés payés entre Noel et le jour de l’An
• Banque de jours de 6 congés mobiles
• Remboursement de l’abonnement au transport en commun
• Et plus encore!

POUR POSTULER

Vous possédez les compétences requises et le défi vous intéresse? Nous vous invitons à nous transmettre votre curriculum vitae à l’adresse suivante : [email protected].

Bien que nous tenions compte de toutes les candidatures reçues, nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues. Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à nos organisations.