Secrétaire exécutif/exécutive

OFFRE D’EMPLOI

Actif depuis 25 ans dans l’industrie des véhicules motorisés, la mission d’Innoviste est de soutenir le développement des compétences des employeurs et travailleurs, afin d’améliorer les pratiques de ressources humaines et la connaissance du secteur.

Organisme à but non lucratif, Innoviste travaille en concertation avec un large réseau de partenaires tant du milieu des affaires que de celui de l’éducation, pour bien desservir les besoins du secteur.

SOMMAIRE DE LA FONCTION

Relevant du directeur des opérations, la personne qui occupera le poste de secrétaire exécutif / exécutive assurera la coordination efficace des activités administratives et apportera un soutien dans de nombreux domaines.

Elle soutiendra les gestionnaires, notamment lors de la planification de présentations pour le Conseil d’administration (CA), le Comité exécutif (CE) et d’autres rencontres.

Elle sera aussi appelée à travailler avec les membres de l’équipe, sur différents projets, toujours en lien avec l’organisation et la communication.

Elle sera le point de contact de l’organisation, par courriel et téléphone.

RESPONSABILITÉS

• o Répondre aux appels et rediriger au besoin;
• o Accueillir et aider les visiteurs au bureau;
• o Agir comme point de contact pour les clients et les partenaires, tant à l’externe qu’à l’interne;
• o Répondre aux diverses demandes d’informations, par courriel ou par téléphone;
• o Corriger et mettre en page différents documents selon les besoins (appels d’offre, contrats, présentations );
• o Organiser les rencontres du CA, du CE et des autres comités en réservant les salles, en planifiant les repas et en préparant les documents nécessaires aux rencontres (ordre du jour, présentations, procès-verbal);
• o Planifier et organiser des événements comme des réunions, des conférences ou des séminaires;
• o Gérer la logistique des divers évènements (réservation de salle, élaboration de l’ordre du jour, envoi d’invitations, sélection de conférenciers );
• o Rédiger des procès-verbaux, lettres, rapports et tout autre documents au nom de l’entreprise;
• o Gérer les informations sensibles de manière confidentielle;
• o Planifier les rendez-vous à la demande;
• o Maintenir les inventaires, anticiper les ruptures de stock et placer les commandes (papeterie, items pour le bureau);
• o Coordonner et organiser les procédures de bureau (interne);

o Optimiser les processus.

PROFIL RECHERCHÉ

• o Diplôme d’études secondaires ou DEP en bureautique ou secrétariat;
• o Minimum de 5 ans d’expérience dans des fonctions similaires;
• o Excellentes compétences de communication (écrit et oral);
• o Maîtrise de la suite Office (Word, PowerPoint, Excel, Outlook, Teams );

o Maîtrise des fonctions avancées de PowerPoint (grand atout).

Salaire horaire 30,00$

COMPÉTENCES RECHERCHÉES

• o Avoir une attitude positive;
• o Professionnalisme accru;
• o Axé sur le service à la clientèle;
• o Qualité de français impeccable tant à l’écrit qu’à l’oral;
• o Capacité de rédaction (français);
• o Sens de l’organisation;
• o Bonne gestion du temps et des priorités;

o Collaboration harmonieuse.

CONDITIONS / AVANTAGES

• o Temps plein, 35hrs / semaine en présentiel (possibilité d’une journée de télétravail par semaine);
• o 10 congés perso / maladie;
• o 2 semaines de vacances ainsi que 2 semaines offertes à Noël;

o Assurances et régime de retraite volontaire.

Si ce défi vous intéresse, veuillez faire parvenir votre CV à [email protected]

Nous souscrivons à une politique d’équité et d’égalité. Tous les candidats dont l’expérience est pertinente seront pris en considération sans égard au sexe, à la religion ou à l’orientation sexuelle.