Payroll Benefits Specialist

Payroll and Benefits Specialist

Permanent position

Downtown Montreal

Hybrid role

Competitive salary and benefits

Our client represents a prominent international banking institution, presently broadening its footprint in Canada. They undertake various specialized projects aimed at optimizing operations, fostering rapid expansion, and enhancing competitive edge for their clientele.

Responsibilities :

Payroll Administration :

• Process bi-weekly / monthly payroll for all bank employees.
• Reconcile payroll data and resolve discrepancies.
• Manage payroll tax submissions, returns and year-end W-2 processing.
• Collaborate with the Human Resources Department to ensure that new hires, terminations and other changes are properly reflected in the payroll system.

Benefits Administration :

• Manage the day-to-day operations of group benefits programs (health, dental, vision, short and long-term disability, workers' compensation, life insurance, travel and accident plan, flexible spending plan, retirements plans, etc.).
• Coordinate and complete benefits enrollment for new employees and during the annual open enrollment period.
• Ensure that benefit changes are appropriately entered into the payroll system for payroll deductions.
• Liaise with benefit providers to resolve any claims, enrollment or other issues.
• Keep abreast of trends, best practices, regulatory changes and new technologies in human resources, talent management and employment law to ensure the bank's compliance.

Payroll and benefits tasks :

• Collect and verify daily timesheets and attendance records.
• Update and maintain employee personal and payroll information in the system.
• Process and distribute pay cheques.
• File and archive payroll-related documents.
• Assist employees with payroll and benefits questions.
• Maintain records of paid leave, sick days and other necessary deductions.
• Create employee profiles in the payroll system for new hires.
• Coordinate with department heads to verify department payroll data.
• Liaise with external payroll service providers or software support in the event of system problems.
• Calculate bonuses, overtime and commission payments.
• Manage benefits enrollments, changes and terminations.
• Communicate with insurance companies to update employee information.
• Verify and process billing statements from benefit providers.
• Keep abreast of federal, state and local tax, wage and benefit regulations.
• Handle complex payroll scenarios, such as multi-state tax calculations.
• Perform in-depth analyses to identify payroll discrepancies and recommend corrective actions.
• Writes, updates and maintains payroll and benefits policies and documentation.
• Ensure the efficiency and optimization of payroll and benefits systems / software.
• Participate in benefits benchmarking studies to ensure competitiveness.
• Oversee annual benefit renewal and negotiation processes.
• Organize best practice training sessions for relevant teams.
• Collaborate with senior management, contributing ideas and suggestions.
• Ensure compliance with all applicable laws and regulations and manage related audits.
• Design communication strategies to inform employees of any changes or updates.

Qualification :

• Fluent in French and English.
• Bachelor's degree in finance, human resources or related field.
• 3 to 5 years' experience in payroll and benefits administration, preferably in the banking sector.
• Knowledge of payroll software.
• Knowledge of banking regulations and standards.
• Exceptional analytical and problem-solving skills.
• Excellent interpersonal and communication skills.

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Spécialiste de la paie et des avantages sociaux

Poste permanent

Centre-ville de Montréal

Poste hybride

Salaire et avantages sociaux compétitifs

Notre client représente une importante institution bancaire internationale qui élargit actuellement sa présence au Canada.

Il entreprend divers projets spécialisés visant à optimiser les opérations, à favoriser une expansion rapide et à améliorer l'avantage concurrentiel de sa clientèle.

Responsabilités :

Administration des salaires :

• Traiter la paie bihebdomadaire / mensuelle de tous les employés de la banque.
• Rapprocher les données salariales et résoudre les divergences.
• Gérer les soumissions d'impôts sur les salaires, les déclarations et le traitement W-2 en fin d'année.
• Collaborer avec le département des ressources humaines pour s'assurer que les nouvelles embauches, les licenciements et les autres changements sont correctement pris en compte dans le système de paie.

Administration des avantages sociaux :

• Gérer les opérations quotidiennes des programmes d'avantages sociaux collectifs (santé, soins dentaires, soins de la vue, invalidité de courte et de longue durée, indemnisation des accidents du travail, assurance-vie, plan de voyage et d'accident, plan de dépenses flexibles, plans de retraite, etc.)
• Coordonner et mener à bien l'inscription aux avantages sociaux pour les nouveaux employés et pendant la période annuelle d'inscription ouverte.
• Veiller à ce que les modifications apportées aux prestations soient correctement saisies dans le système de paie pour les déductions salariales.
• Assurer la liaison avec les fournisseurs de prestations pour résoudre les problèmes de réclamation, d'inscription ou autres.
• Se tenir au courant des tendances, des meilleures pratiques, des changements réglementaires et des nouvelles technologies dans le domaine des ressources humaines, de la gestion des talents et du droit du travail afin d'assurer la conformité de la banque.

Tâches liées à la paie et aux avantages sociaux :

• Collecter et vérifier les feuilles de temps quotidiennes et les registres de présence.
• Mettre à jour et conserver dans le système les informations personnelles et salariales des employés.
• Traiter et distribuer les chèques de paie.
• Classer et archiver les documents relatifs à la paie.
• Aider les employés à répondre aux questions relatives à la paie et aux avantages sociaux.
• Tenir à jour les registres des congés payés, des jours de maladie et des autres déductions nécessaires.
• Créer des profils d'employés dans le système de paie pour les nouvelles recrues.
• Assurer la coordination avec les chefs de service pour vérifier les données de paie du service.
• Assurer la liaison avec les prestataires de services de paie externes ou l'assistance logicielle en cas de problèmes liés au système.
• Calculer les primes, les heures supplémentaires et les paiements de commissions.
• Gérer les inscriptions aux avantages sociaux, les modifications et les cessations d'emploi.
• Communiquer avec les compagnies d'assurance pour mettre à jour les informations relatives aux employés.
• Vérifie et traite les relevés de facturation des fournisseurs de prestations.
• Se tenir au courant des réglementations fédérales, nationales et locales en matière d'impôts, de salaires et d'avantages sociaux.
• Traiter des scénarios de paie complexes, tels que les calculs d'impôts dans plusieurs États.
• Effectuer des analyses approfondies afin d'identifier les écarts de paie et recommander des mesures correctives.
• Rédiger, mettre à jour et conserver les politiques et la documentation relatives à la paie et aux avantages sociaux.
• Veiller à l'efficacité et à l'optimisation des systèmes / logiciels de paie et d'avantages sociaux.
• Participer à des études comparatives sur les avantages sociaux afin de garantir la compétitivité.
• Superviser les processus annuels de renouvellement et de négociation des avantages sociaux.
• Organiser des sessions de formation aux meilleures pratiques pour les équipes concernées.
• Collaborer avec la direction générale, en apportant des idées et des suggestions.
• Veiller au respect de toutes les lois et réglementations applicables et gérer les audits correspondants.
• Concevoir des stratégies de communication pour informer les employés de tout changement ou mise à jour.

Qualification :

• Maîtrise du français et de l'anglais.
• Licence en finance, en ressources humaines ou dans un domaine connexe.
• 3 à 5 ans d'expérience dans l'administration des salaires et des avantages sociaux, de préférence dans le secteur bancaire.
• Connaissance des logiciels de paie.
• Connaissance de la réglementation et des normes bancaires.
• Compétences exceptionnelles en matière d'analyse et de résolution de problèmes.
• Excellentes compétences en matière de relations interpersonnelles et de communication.

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