Adjoint(e) administratif(ve) aux opérations

Rôle principalL'adjoint(e) administratif(ve) aux opérations jouera un rôle central dans le soutien administratif des opérations.

Il / elle assurera la fluidité des activités quotidiennes, en fournissant un appui complet à l'équipe, tout en veillant à une gestion optimale des ressources matérielles et à des relations de qualité avec la clientèle.

Principales fonctionsTranscrire, corriger et effectuer la mise en page des rapports du personnel professionnel, et les transmettre à la clientèle externe, garantissant une communication claire et professionnelle.

Réviser les textes et documents pour assurer un niveau supérieur de qualité grammaticale.Accueillir les clients à la réception, répondre aux appels téléphoniques et rediriger les demandes vers les ressources appropriées.

Gérer le courrier postal et par messagerie, en s'assurant de la bonne organisation et distribution.Fournir un soutien administratif aux experts, notamment en ce qui concerne les demandes liées aux pièces à expertiser, et coordonner la logistique associée.

Identifier, enregistrer, entreposer et assurer le suivi des spécimens selon les procédures établies, y compris leur destruction après autorisation ou récupération si nécessaire.

Préparer les laboratoires pour tous les départements, garantissant leur disponibilité et leur bon état pour les travaux d'expertise.

Gérer et maintenir l'inventaire des ressources matérielles, y compris l'achat de fournitures de bureau, d'équipement de travail pour les experts et d'équipement de laboratoire, en veillant à leur entretien régulier.

Optimiser l'utilisation du garage et de l'entrepôt, en appliquant les règles en matière de santé et sécurité au travail (SST).

• Effectuer toutes autres tâches connexes visant à soutenir les opérations du bureau. Qualifications requisesDétenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques administratives, bureautique ou une formation jugée équivalente;
• Détenir trois (3) années d'expérience pertinentes en soutien technique, dont au moins une (1) année en secrétariat;Atout : connaissance du domaine de l'assurance de dommagesMaîtrise du français oral et écrit;

Anglais fonctionnel oral et écrit;Maîtrise de la Suite Office.Posséder certification en conduite de chariot élévateur (Atout).

Compétences exigéesRigueur, souci du détail et sens de l'organisation prononcé.Grande autonomie, polyvalence et capacité à gérer efficacement les priorités et à respecter de multiples échéanciers.

Minutie et rapidité dans l'exécution des tâches.Compétences en communication, à la fois verbales et écrites.Professionnalisme, responsabilité et ponctualité.

Capacité à travailler aussi bien de manière autonome qu'en équipe.Aptitudes avancées en résolution de problèmes.Respect des règles en matière de santé et de sécurité au travail.

• Conditions de travail35 heures par semaine, horaire flexible;Lieu de travail : en présentiel à Montréal (Saint-Laurent);4 semaines de vacances et congé pendant la période des Fêtes;
• Heures supplémentaires majorées;Bonification à la performance;Programmes d'assurance collective ainsi que d'un RVER avec participation de l'employeur;
• Vêtements de travail fournis;Programme de bien-être;Événements d'entreprise;Environnement de travail jeune, dynamique, collaboratif et évolutif;

Équipement de gym sur place;Stationnement sur place gratuit.