SPÉCIALISTE EN PROCÉDÉS ADMINISTRATIFS - Aide au déploiement et à la formation (CO DSIE REPÈRE)

Relevant du chef de service Intégration et développement, le spécialiste en procédés administratif a la responsabilité d'assister les professionnels de l'équipe de développement REPÈRE dans leurs fonctions administratives et professionnelles pour le déploiement et la formation de l'actif provincial confié DSIE-REPÈRE dans 39 établissements du Québec.

Il analyse les besoins, élabore et fournit les techniques professionnelles relatives aux méthodes et systèmes administratifs dans le but d'améliorer le fonctionnement des services.

• VOLET ADMINISTRATIF : -Collabore aux livrables du projet; -Collabore à la documentation des procédures; -Effectue les rappels, relances et suivis nécessaires auprès des établissements;
• Assiste les membres de l'équipe dans leurs démarches avec les autres instances et partenaires; -Recherche toute information demandée par l'équipe DSIE-REPÈRE;
• Applique les règles relatives à la confidentialité, la conservation, la circulation et la destruction des documents; -Accomplit toutes autres fonctions administratives connexes nécessaires à l'avancement du projet.
• VOLET FORMATION : -Collabore aux communications relatives à la planification et à la formation; -Aide à l'utilisation de la plateforme Microsoft Teams lors des formations;
• Collabore à la formation des pilotes locaux / formateurs; -Répond aux questions des pilotes locaux / formateurs suite aux formations;
• Effectue des suivis post-formation avec les établissements; -Collabore aux rapports de clôture de formation; -Collabore au support aux pilotes locaux / formateurs des établissements;
• Supporte les formateurs lors de leurs premières formations; -Accomplit toutes autres fonctions connexes nécessaires à la formation.
• VOLET DÉPLOIEMENT : -Collabore aux rencontres de démarrage; -Supporte au besoin les pilotes locaux de l'application; -Effectue au besoin la gestion des comptes utilisateurs;
• Réceptionne et fait un suivi des anomalies vécues par les utilisateurs; -Collabore à la base de connaissance pour le CS-DGTI;
• Collabore au support et à la surveillance lors du démarrage d'un établissement; -Répond aux questions des établissements;
• Participe activement à la résolution des problèmes; -Assiste les membres de l'équipe dans la réalisation du mandat de déploiement.
• Qualités personnelles : -Autonomie professionnelle; -Respect de la confidentialité, discrétion et entregent; -Capacité à travailler en équipe et être à l'écoute des autres;
• Capacité d'analyse, de synthèse et de logique; -Capacité d'apprentissage; -Excellentes habiletés de communication tant écrites qu'orales;
• Sens de l'organisation; -Souci de la qualité et du service à la clientèle; -Capable de travailler sous pression et de respecter les échéanciers.
• RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES : -Assure la prise en charge des demandes d'évaluations sommaires de projets qui lui sont assignées;
• o Analyse les demandes; o Rétroagit avec la clientèle en suivi d'avancement du traitement des demandes; o Ajoute les compléments d'informations permettant de positionner la demande;
• Assure l'organisation, la planification et la coordination des activités des projets qui lui sont assignés : o préparation des dossiers justificatifs;
• o préparation des plans d'affaire; o préparation des devis d'appel d'offre; -Participe à l'organisation, la planification et la coordination des activités des projets du service;
• Assure un lien de communication avec la clientèle; -Assure le respect et la gouvernance des budgets et échéanciers des projets;
• Assure la production de l'état de santé des projets en ressources informationnelles (M050); -Contribue à la gestion du Registre des projets;
• Participe à la gestion administrative du portefeuille de projets; o Met à jour les informations au tableau de bord de suivi des projets;

o Alimente les indicateurs de gestion des projets; -Participe à l'élaboration du Cadre de gestion de projets (documentation des processus, développement des outils, etc.

• Gère les ententes, contrats, conventions de fournitures et de prestations des actifs sous sa responsabilité; -Assure le lien avec les services des approvisionnements de l'organisation, les fournisseurs externes pour les actifs et les projets du service;
• Rend compte du suivi des projets auprès de ses clients et de l'équipe de gestion; o Assure la qualité des biens livrables des projets;
• o Produit les rapports d'avancement; -Procède à la clôture des projets et fait les recommandations d'amélioration nécessaires;
• Travailles-en étroite collaboration avec les experts concernés et les pilotes qui sont affectés au projet; -Agit comme répondant des actifs informationnels qui lui sont assignés;

FORMATION ACADÉMIQUE -Diplôme universitaire de premier cycle en sciences de l'administration, en sciences sociales (relations industrielles) ou dans une autre discipline universitaire appropriée.

• EXPÉRIENCE (S) PROFESSIONNELLE (S) -Deux (2) années ou plus d'expérience en gestion de projets dans des domaines jugés pertinents;
• PROFIL DE COMPÉTENCES -Maitrise des processus et outils de gestion de projets; -Connaissance des systèmes d'information reliés au réseau de la santé et des services sociaux;
• Très bonne connaissance des outils de bureautique Word, Excel et PowerPoint (connaissance de Visio : un atout); -Grande capacité dans la gestion des priorités;
• Capacité d'influencer, de communiquer et de travailler en équipe; -Capacité à comprendre les exigences d'affaires; -Être polyvalent, habile, autonome et professionnel;
• Être orienté sur la satisfaction de la clientèle; -Faire preuve de leadership; -Capacité à innover et à proposer de nouvelles façons de faire;
• Très bonne connaissance du français parlé et écrit.
Il y a 22 jours