Adjoint (e) Administratif - Portfolio et Affaires scientifiques

Job Description

Sommaire du poste

Le titulaire du poste a la responsabilité d’accomplir toutes les tâches liées aux fonctions cléricales d’adjoint administratif et à la préparation des commandes des échantillons.

Sous la responsabilité du Vice-Président Gestion de Portfolio et Affaires Scientifiques, la personne à ce poste doit établir des bonnes relations avec l’ensemble des employés, dans un contexte dynamique et évolutif.

Il démontre une ouverture d’esprit à l’égard du milieu des affaires et pharmaceutique.

Responsabilités clés

• Effectuer l’ensemble des tâches administratives cléricales du Vice-Président;
• Coordonner les transferts des commandes des échantillons entre le bureau de Boucherville et de l’Inde;
• Responsable de la réception et de l’expédition des échantillons, vérifier les factures et créer les documents nécessaires;
• Contacter les différentes entreprises et vérifier la présence des échantillons.
• Coordonner tous les appels et les réunions avec les partenaires d’affaires externes et internes;
• Maintenir le calendrier de rendez-vous à jour;
• Faire le suivi des réunions auprès des différentes équipes internes et externes;
• Mettre à jour chaque réunion : obtenir les documents nécessaires, effectuer les procès-verbaux, effectuer la compilation et la diffusion des ordres du jour ;
• Suivi de la vérification des différentes factures;
• Classement des documents des projets en cours, impression et archivage;
• Fournir un support à l’équipe de développement du site de Boucherville et de l’Inde;
• Filtrer et acheminer les appels téléphoniques et distribuer la correspondance;
• Gérer l'agenda et planifier les réunions et les rendez-vous;
• Planifier et organiser les voyages;
• Procurer les fournitures du bureau pour le département;
• Produire des rapports, des présentations et des briefings;
• Rencontrer et accueillir les visiteurs;
• Tout autres tâches connexe.

Qualifications Requises

• Diplôme d’étude post-secondaire combiné avec 1 à 2 années d’expérience dans un poste similaire ou connexe;
• Bonnes habiletés rédactionnelles, parfait bilinguisme anglais-français oral et écrit;
• Expérience à titre d’adjoint de direction (atout);
• Maitrise de la suite Microsoft office (excel, word, outlook).

Compétences et habiletés requises

• Aptitude prouvée à organiser le travail par ordre de priorité, à établir des calendriers et à obtenir des résultats;
• Habileté en communication, capacité de prendre des décisions et de les communiquer avec tact et diplomatie;
• Établir des relations professionnelles coopératives avec les partenaires d’affaires internes et externes. Être un modèle positif;
• Aptitude à gérer plusieurs tâches selon des échéanciers serrés;
• Posséder un très grand souci du détail. Aptitude aux changements;
• Aptitude à maintenir l’information confidentielle (obligatoire).

LI-JL1

Requirements

YOU MUST HAVE Bachelor’s degree and minimum 1-3 years related professional experience; equivalent combination of education and experience Must be a detailed-oriented, organized and an effective communicator with the ability to build strong relationships Must strong project management skills.

Completely fluent in English and French, spoken and written