Adjoint·e administratif·ve

Adjoint·e administratif·ve Chez FNX-INNOV, nous veillons jour après jour à redéfinir l’ingénierie sans aucune barrière. Nous sommes une société d’ingénierie multidisciplinaire, à l’ADN innovant, qui se positionne aujourd’hui comme chef de file dans la création des solutions d’avenir, grâce à la créativité de nos 1100 experts et expertes répartis dans nos 20 bureaux au Canada.

Reconnus pour notre innovation, notre performance technique et technologique et notre service à la clientèle, nous offrons un éventail complet de services en environnement, en énergie, en infrastructures, en traitement des eaux, en bâtiment, en génie industriel et minier, en télécommunications, en sciences de la terre, en ingénierie des matériaux et en gestion de projets et de construction.

En 2023, nous avons rejoint le groupe d’ingénierie mondial Artelia et devenons leur plateforme de développement en Amérique du Nord.

En unissant nos forces, nous multiplions nos expertises, diversifions notre offre de service, avons accès à une grande variété de projets de partout et de toute envergure et ouvrons dès maintenant, les opportunités d’évolution de carrière sur le monde.

Ensemble, présents sur cinq continents et comptant sur plus de 8 500 employés, nous réaliserons nos projets à travers le monde avec la volonté de sans cesse contribuer, par nos activités, à avoir un impact positif sur l’environnement et la société.

Joignez-vous dès maintenant à l’une de nos équipes multidisciplinaires, et ensemble, créons l’avenir!

Lieu de travail : Montréal

Au sein de l’équipe Transport et mobilité intelligente, à titre d’Adjoint·e administratif·ve :

Vos responsabilités

Soutien administratif au projet :

• Assurer la préparation de différents (documents d’ouverture de projets, bon de commande, documents de fin de projet, avenants, etc.) ;
• Rassembler tous les documents administratifs nécessaires aux différents projets ;
• Relecture et mise en page des livrables (devis, rapport, présentation) ;
• Donner accès aux ressources aux projets pour leur feuille de temps, faire le suivi des approbations des ressources et tenir à jour la liste.

Offre de services :

• Prendre connaissance des divers documents de l’appel d’offres, comprendre les critères d’évaluation et les exigences;
• Coordonner la préparation des offres : réunion de démarrage, coordonne et fait le suivi auprès des collaborateurs;
• Coordonner, participer et prendre en charge la rédaction et le montage des offres de services professionnelles;
• Assurer le suivi et la mise en place des dossiers administratifs pour les appels d’offres et voir à obtenir tous les documents administratifs (résolutions, certificats assurances, etc.
• et de conformité requis dans les appels d’offres afin d’assurer leurs conformités lors du dépôt;
• Assurer le suivi, le dépôt et l’archivage des offres de services réalisées;
• Assurer l’application des procédures et instructions de travail du système qualité (ISO 9001 / 2015).

Facturation :

• Soutien à la facturation auprès de nos chargés de projets ;
• Assister notre technicien(ne) de facturation.
• Remplir et tenir à jour les documents de suivi de facturation.
• Autres tâches administratives :
• Tenir à jour une banque de documents de référence;
• Accueillir et former les nouveaux employés ;
• Coordonner la logistique des rencontres (présentations PowerPoint, réservations de salle, traiteur) ;
• Gestion et suivi du matériel mis à disposition pour nos employés (caméras, véhicules, ) ;
• Réaliser toute autre tâche administrative à la demande des gestionnaires, ingénieurs, techniciens et spécialistes.

Votre profil

• DEC en administration;
• Minimum de 3 ans d’expérience dans le domaine ;
• Expérience pertinente en administration dans un domaine similaire à l’ingénierie (un atout) ;
• Connaissance et maîtrise de la suite office (Word, Excel et PowerPoint);
• Connaissance des logiciels InDesign et Illustrator (un aout) ;
• Maîtrise du français à l’écrit et à l’oral.

Vos avantages

• Salaire concurrentiel ;
• Contribution à un régime d’épargne-retraite ;
• Programme d’assurance collective ;
• Remboursement des frais de cotisation professionnelle ;
• Politique de télétravail ;
• Formations continues ;
• Opportunités de développement de carrière ;
• Cadre de travail et projets stimulants.

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Diversity, Equity and Inclusion Policy

At FNX-INNOV, the values of respect, collaboration and innovation are embedded in our corporate DNA. In order to create the world of tomorrow, we must be open and progressive in our approach to corporate culture.

That's why it's essential to demonstrate our commitment to diversity, equity and inclusion in a tangible way, to ensure we provide a welcoming environment for all our employees and collaborators.

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