Commis-secrétaire - Département de génie électrique

Sommaire de la fonction

Polytechnique Montréal est une université d'ingénierie de renommée internationale. Située sur le Mont-Royal, en plein coeur de Montréal, elle s'illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan sur la scène locale, nationale et internationale, et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles.

Fière de ses 150 ans d'histoire, elle accueille aujourd'hui plus de 10 000 étudiantes et étudiants et compte sur l'expertise de près de 1 600 personnes aux compétences diverses, dont plus de 300 professeures et professeurs.

Certifiée STARS, niveau Or, en développement durable, Polytechnique se distingue par ses avancées de pointe et son rôle actif dans le développement technologique, environnemental, économique et social.

Elle valorise la diversité des personnes membres de son personnel et applique un programme d'accès à l'égalité en emploi visant les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées.

Ayant reçu la certification Parité de La Gouvernance au Féminin, elle offre d'excellentes conditions de travail misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés.

Sous la direction de la supérieure immédiate, la personne recherchée assure le soutien et le suivi de processus administratifs et académiques en vigueur dans son unité.

Elle accueille et informe la clientèle (p. ex. : les communautés enseignante et étudiante, etc.). Prépare, concilie et effectue la mise en page de divers documents administratifs.

Effectue la saisie de données et la mise à jour des systèmes informatisés de gestion. Traite le courrier. Effectue le classement, la photocopie et l'assemblage de documents.

Effectue des tâches pour les différentes unités du département.

Principales responsabilités

• Remplit les formulaires utilisés pour la gestion des activités du secteur. Effectue la vérification, la saisie et la correction des données des systèmes informatisés de gestion des affaires étudiantes, administratives ou financières.
• Exécute et assure le suivi d'opérations administratives bien définies propres à son unité, telles que : tenue d'une petite caisse, demande de remboursement de dépenses, prise d'inventaire (locaux, matériel, téléphonie), retour de marchandise, renouvellement des fournitures de bureau, gestion des clés et des accès;
• Produit des listes et des rapports requis à l'aide des logiciels appropriés. Vérifie l'exactitude des données (comptable, administratives, académiques ou autres) et apporte les corrections qui s'imposent.

Applique dans ce domaine des directives établies et signale à qui de droit les problèmes. Prépare et assure le suivi de divers formulaires administratifs tels que réquisitions internes, demandes d'approvisionnement, réquisition de paiement.

• Peut aider les personnes responsables de la gestion des études ou administratives;
• En collaboration avec les autorités administratives et les personnes-ressources de l'unité, voit à la préparation, à l'organisation et au soutien du processus de demande de révision d'examens.
• Transmet l'information aux instances et aux personnes responsables tout en respectant les échéanciers établis;
• Effectue la saisie et la mise en page de documents tels que lettres, rapports, examens, tableaux statistiques, formulaires administratifs et listes.

Vérifie l'exactitude des données, la qualité du français et l'esthétique de la présentation et s'assure de faire les corrections nécessaires.

• Rédige la correspondance d'ordre courant;
• Organise les réunions de l'unité, convoque les personnes participantes, réserve les salles, prépare les documents et le matériel.
• Assiste aux réunions, prend les notes, rédige le compte-rendu, donne suite aux décisions qui relèvent de sa compétence;
• Participe à la préparation et à l'organisation matérielle d'événements spécifiques tels que : ateliers, colloques, congrès, expositions.
• Communique avec les personnes-ressources afin d'identifier les besoins, donne suite selon ce qui relève de sa compétence ou se réfère aux personnes responsables de son unité;
• Collabore à la bonne marche de son unité en colligeant de l'information, en présentant sous les formes appropriées les données relatives à son domaine et en suggérant des modifications susceptibles d'améliorer le fonctionnement des activités;
• Tient à jour et explique les applications informatisées courantes. Utilise de façon optimale différents logiciels tels que traitement de textes, bases de données, moteur de recherche, courrier électronique.
• Fait l'apprentissage des nouveaux logiciels mis en application (GEADE, SAFIRH);
• Assume la responsabilité du système de classement de son secteur et effectue le classement et l'archivage requis;
• Accueille la clientèle, donne des informations générales concernant les services disponibles et les politiques, procédures, normes en vigueur dans son secteur.
• Veille à obtenir les solutions aux problèmes particuliers ou réfère la personne utilisatrice au responsable;
• Reçoit, filtre, dirige et fait des appels téléphoniques. Note et transmet les messages. Reçoit, trie, distribue et expédie le courrier;
• S'assure du bon fonctionnement des divers appareils de bureau tels que : micro-ordinateur, photocopieur, télécopieur, numériseur.
• Fait les appels de service lorsque requis;
• Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.

Exigences

Scolarité

Diplôme d'études secondaires (DES).

Expérience

Minimum d'une (1) année d'expérience pertinente requise.

Autres

• Maîtrise de la langue française (parlée et écrite) et une connaissance fonctionnelle de la langue anglaise.
• Maîtrise des différents logiciels de la suite Office (p. ex. : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.).

Rémunération

Classe 5 (de 23,32 $ à 28,05 $).

Avantages de travailler à Polytechnique Montréal

• 20 jours de vacances annuelles
• 16 jours fériés
• Congés sociaux et parentaux
• Possibilité de travail en mode hybride (télétravail / présentiel)
• Garderie en milieu de travail (CPE Les petits génies)
• Programme d'aide au personnel
• Régime de retraite à prestations déterminées

Durée et / ou horaire de travail

Emploi temporaire.

Durée du mandat : indéterminée (à titre indicatif).

Temps complet - 35 heures par semaine.