Secrétaire de centre aux admissions #10660

Rejoindre Eastern Quebec Learning Centre, c'est saisir la chance de faire partie d'une équipe dédiée à l'apprentissage, à l'inclusivité, à la réussite et à l'épanouissement social, personnel, académique et professionnel.

Nous cherchons une personne aux admissions motivée, proactive et fiable, afin de bien représenter notre milieu éducatif lors des premiers contacts avec les étudiants et leurs familles.

Pourcentage de la tâche : 80% de 35 heures, lundi à jeudi, jusqu'au retour du titulaire du poste, avec possibilité de prolongation

LE POSTE

Le Centre de Formation pour Adultes de Québec est à la recherche d'un(e) secrétaire aux admissions passionné(e) et organisé(e) pour rejoindre notre belle équipe.

En tant que premier point de contact pour nos futurs étudiants, vous jouerez un rôle clé dans leur parcours éducatif en les guidant à travers le processus d'admission.

En collaboration avec plusieurs ressources du milieu éducatif, vous coordonnerez les activités reliées aux admissions des futurs élèves.

LES RESPONSABILITÉS

• Accueillir chaleureusement les visiteurs et oeuvrer comme première source de renseignements quant au processus d’admission pour les futurs élèves;
• Informer les candidats et étudiants sur les différents programmes disponibles et les guider vers les services adaptés aux besoins;
• Réviser et / ou créer les formulaires, les lettres et tout autre document (papier ou électronique) liés au processus d’admission;
• Gèrer les dossiers des requérants de manière confidentielle, de la demande initiale jusqu’à l’inscription;
• Recueillir, vérifiier et valider les documents requis pour l’ouverture des dossiers;
• Coordonner la passation des entrevues d’admission, lorsque nécessaire;
• Colliger les données de chaque futur élève au logiciel de gestion pédagogique et vérifier les dossiers-élève;
• Coordonner les suivis (admission, refus, révision, etc.);
• S’assurer d’intégrer les documents officiels au dossier de l’élève et vérifier les renseignements inscrits auprès du Ministère;
• Assurer la mise à jour des informations transmises dans les communications du centre, en ce qui a trait aux admissions;
• Comptabiliser différentes statistiques, selon les besoins, afin de produire et transmettre des des rapports aux intervenants concernés, à des fins d'amélioration continue;
• Manipuler avec aisance divers logiciels informatiques, assurer la gestion des communications par email, téléphone et en personne et fournir une assistance occasionnelle au personnel sur les applications et systèmes informatiques spécifiques à l'admission et à la gestion des dossiers élève;
• Travailler en collaboration avec diverses ressources du milieu éducatif, profesionnel, technique et administratif;
• Accomplir toute autre tâche connexe.

Scolarité et expérience

• Détenir un diplôme d’études collégiales en secrétariat ou une attestation d’études équivalente
• Posséder un minimum de quatre (4) années d’expérience pertinente en milieu scolaire.
• Maîtriser l’anglais et le français; savoir discuter et rédiger aisément dans les deux (2) langues.
• Détenir de bonnes connaissances en informatique; principalement Word et Excel.
• Posséder une connaissance du logiciel JADE-TOSCA (atout).
• Posséder d’excellentes aptitudes interpersonnelles et de travail d'équipe (la personne choisie devra travailler en collaboration avec les élèves, le personnel enseignant, les parents, le personnel de la commission scolaire, etc.).
• Doit faire preuve de patience, de discrétion, de flexibilité, d’initiative et posséder un très bon sens de l’organisation.
• Démontrer un grand sens de l’organisation, de la planification et de la résolution de problèmes;
• Faire preuve d’autonomie, de jugement et d’un bon esprit d’analyse;

Autres exigences

Certificat valide en premiers soins.

N.B. : Les candidat(e)s qui souhaitent être considéré(e)s pour ce poste devront passer des tests afin d’évaluer leurs connaissances et compétences, en lien avec les éléments requis pour détenir ce poste.