ILSC McGill Residence Coordinator 

La version française suit.

ROLE : McGill Residence Coordinator

PROGRAM : ILSC Junior Camp at McGill

REPORTS TO : ILSC Montreal-McGill Junior Camp Program Manager

CONTRACT DURATION : June to August , (full-time employment)

DURATION OF JUNIOR CAMP PROGRAM : weeks -June to August ,

ILSC Education Group is seeking an experienced, qualified, and dynamic leader to take overall responsibility for the successful delivery of our Junior Camp program at McGill Residence.

Our Junior Camp program combines academics, residence accommodations and activities for our young students ages to . The Junior Camp McGill Residence Coordinator is responsible for coordinating and collaborating with these separate departments to ensure our students receive a cohesive, quality summer program experience.

In addition to this coordination, the McGill Residence Coordinator is responsible for creating a structured, caring, and supportive environment for our young students through monitoring their attendance, performance, well-being, and general success within the program.

The role requires developed organizational skills, a high sense of responsibility, exceptional interpersonal and communication skills, a willingness to take initiative and an ability to problem solve.

This is a key management role and a full-time, fixed-term position. Due to the nature of the work, your hours may vary and may be irregular.

The McGill Residence Coordinator is required to live on-site at the McGill residence. Accommodation and meals are included during this summer post.

Accommodation and meals are included while the Junior Camp is in operation, from June -August , .

Work Schedule and Timeline

The McGill Residence Coordinator position is a full-time position, beginning on June , . The McGill Residence Coordinator role will be eligible for a project completion bonus, the details, and conditions of which will be communicated during the hiring process.

Your weekly work schedule will consist of six days of work per week, with full day off per week. The weekly salary will be $ / week.

Location : ILSC Montreal Campus (June , -June , )

McGill Royal Victoria College Residence (June , -August , )

Job Duties and Responsibilities

The job duties of this position include, but are not limited to :

Program Planning and Set-up

June -June ,

• Schedule and plan the on-campus evening activities- determining any required supplies or materials and provide Junior Camp Program Manager with an itemized list as well as associated costs
• Create staffing schedule for McGill onsite activity leaders
• Conduct pre-program damage inventory with school / university authorities
• Ensure that the McGill rooms and facilities are set up and prepared for the staff and students’ arrival, including signage, first day transfers and staff rosters
• In collaboration with the Junior Camp Program Manager and the Activity Coordinator, assist in planning and leading the pre-camp staff training for onsite and offsite Activity Leaders
• In collaboration with the Junior Camp Program Manager, create and manage policies, procedures, and support systems for the Junior Camp at McGill

Program Management

June - August ,

Residence Accommodations

• Liaise with the McGill university residence representative to ensure open and frequent communication and that residence accommodation standards are maintained, particularly in areas such as food quality and cleaning
• Produce accurate reports for McGill residence team and Director of Juniors Programs on meals, beds, , and any or all incidents and damages
• Ensure that all ILSC Juniors Program rules, procedures and directives are understood and adhered to by both students and staff
• Supervise McGill residence banking arrangements and ensure safe transfer and storage of all finances and documentation
• Maintain accurate financial accounting records for the program, monitoring expenditures to ensure expenses are within budget, tracking leisure costs, managing petty cash, and itemizing expenditures at the end of the program
• Liaise with the McGill residence staff for use of additional facilities, following approval from Director of Junior Programs, Canada

Staff

• Plan and lead the pre-program staff orientation for onsite Activity Leaders with the support of the Junior Camp Program Manager, ensuring that all team members have a clear understanding of the Junior Camp summer program, their roles, and responsibilities, and that all staffing schedules have been clearly outlined and shared with staff
• Conduct daily staff meetings with onsite activity leaders; carry out mid-summer and end-of-summer performance evaluations, reporting any concerns or issues to the Junior Camp Program Manager
• Monitor staff working hours and days off and create and distribute staffing schedules
• Distribute and collect program feedback questionnaires from all staff members
• In collaboration with the Junior Camp Program Manager, schedule weekly meetings with Group Leaders staying at McGill residence (chaperones accompanying a group of students employed by travel agency)
• Create a weekly airport pick up and arrival schedule and assign staff to each airport pick up and departure (typically on Sundays but may occur on other days)
• Take overall responsibility for staff disciplinary matters in consultation with the Junior Camp Program Manager and Director of Juniors Programs, Canada

Students

• Lead the student orientation on the students first day (typically Sunday for students staying in residence), introducing the staff, and explaining the academic, social and welfare responsibilities of each Junior Camp staff member
• Ensure students understand school rules, disciplinary procedures, and off-limit areas
• Oversee the collection of damage deposits, passports, fees, and flight tickets
• Oversee and co-ordinate all transportation arrangements for student departures, checking beds and facilities, collecting keys as appropriate, escorting students etc.
• Manage student and staff welfare and any disciplinary issues during the program including student illness and employment issues
• Take overall responsibility for student disciplinary matters in consultation with the Junior Camp Program Manager and Director of Juniors Programs, Canada

Other

• Manage the program’s daily schedule, monitoring the performance of the Juniors program staff as well as the satisfaction levels of the students (through First Impressions Reports, End-of Program Questionnaires, and first-hand evaluations)
• Managing the Junior Camp emergency phone throughout the Junior Camp program ensuring effective and efficient communications with agents and parents (except for days off when you will assign the emergency phone responsibility to the Activity Coordinator or Academic Manager who you have designated as your replacement in your absence)
• Participate in weekly meetings with the Junior Camp Program Manager and Director of Juniors Programs (when required) reporting on the week’s events and advise of any staff, student, or program issues
• Welcome visitors to the program as required (, third party agents, colleagues from ILSC, language agencies, accrediting inspectors etc.)

Skills and Attributes

Essential

• Experience managing a team of + staff members
• Experience working with children and teenagers in an overnight camp or campus residence setting
• Experience with program management
• Strong organizational and communication skills

Desirable

• TESL Qualification
• Background in Education, Sports Management, Event Planning, or Leisure Studies
• Advanced CPR / First Aid / Lifeguard certification
• Bilingualism : English and French

Additional Requirements of the Job

• Criminal Record Police Check
• Medical records and immunization reports may be required

Contact Information

While we thank all applicants for their interest, only applicants who are selected for an interview will be contacted.

About ELS, ILSC & Greystone College

A world leader in language education & vocational training, ILSC Education Group, which opened its first language school in Vancouver, Canada in and Greystone College in , offers life-changing educational experiences in Canada, Australia, and India, some of the world’s most attractive and popular English-speaking work and study destinations.

Since opening its first school in Vancouver, BC, Canada, ILSC has become a world leader in language and career training and has grown to include incredible locations around the world, in Vancouver, Toronto and Montréal, Canada;

New Delhi, India; and Brisbane, Sydney, Melbourne, Adelaide and Perth, Australia.

In early , ILSC Education Group joined forces with ELS Education Services, bringing together over years of combined experience delivering life-changing learning experiences to international students.

Since , when ELS Educational Services opened its first school in Washington DC, ELS has developed a global reputation for delivering top-quality English language programs.

ELS now has the most extensive network of on-campus English language programs and University partners, across the USA.

Our mission is to provide our global community with transformative learning, living and work experiences by offering the finest language, career and higher education programs.

Our Core Values

• PASSION : To enrich & transform people’s lives
• INNOVATION : To evolve through creativity & diversity
• RESPECT : To treat everyone with compassion & dignity
• COLLABORATION : To build community & achieve more together
• INTEGRITY : To act responsibly & ethically in everything we do

ELS, ILSC and Greystone College are committed to providing a barrier-free environment and are proud to be Equal Employment Opportunity and Affirmative Action employers.

We do not discriminate based upon race, religion, color, national origin, gender (including pregnancy, childbirth, or related medical conditions), sexual orientation, gender identity, gender expression, age, status as a protected veteran, status as an individual with a disability, or other applicable legally protected characteristics.

If you need assistance or an accommodation due to a disability, you may contact HR at

RÔLE : Coordonnateur des résidences à McGill

PROGRAMME : Camp junior ILSC à McGill

RAPPORTE À : Gestionnaire du programme du camp junior de l'ILSC Montréal-McGill

DURÉE DU CONTRAT : juin au août (emploi à temps plein)

DURÉE DU PROGRAMME CAMP JUNIOR : semaines - juin au août

ILSC Education Group est à la recherche d'un leader expérimenté, qualifié et dynamique pour assumer la responsabilité globale de la réussite de notre programme de camp junior à la Résidence McGill.

Notre programme de camp junior combine des cours universitaires, des logements en résidence et des activités pour nos jeunes étudiants âgés de à ans.

Le coordonnateur de la résidence du camp junior de McGill est responsable de la coordination et de la collaboration avec ces départements distincts pour garantir que nos étudiants bénéficient d'une expérience de programme d'été cohérente et de qualité.

En plus de cette coordination, le coordonnateur des résidences de McGill est responsable de créer un environnement structuré, bienveillant et solidaire pour nos jeunes étudiants en surveillant leur assiduité, leurs performances, leur bien-être et leur réussite générale au sein du programme.

Le poste requiert des compétences organisationnelles développées, un sens élevé des responsabilités, des compétences interpersonnelles et de communication exceptionnelle, une volonté de prendre des initiatives et une capacité à résoudre des problèmes.

Il s'agit d'un rôle de direction clé et d'un poste à temps plein à durée déterminée. En raison de la nature du travail, vos horaires peuvent varier et être irréguliers.

Le coordonnateur de la résidence McGill doit vivre sur place à la résidence McGill. L'hébergement et les repas sont inclus pendant ce poste d'été.

L'hébergement et les repas sont inclus pendant que le camp junior est en activité, du juin au août .

Horaire de travail et calendrier

Le poste de coordonnateur de résidence à McGill est un poste à temps plein, débutant le juin . Le poste de coordonnateur de résidence à McGill sera admissible à une prime à l'achèvement de projet dont les détails et les conditions seront communiqués lors du processus d'embauche.

Votre horaire de travail hebdomadaire comprendra six jours de travail par semaine, avec journée complète de congé par semaine.

Le salaire hebdomadaire sera de $ / semaine.

Lieu : Campus ILSC Montréal ( juin - juin )

Résidence du Collège Royal Victoria de McGill ( juin - août )

Tâches et responsabilités du poste

Les tâches de ce poste comprennent, sans s'y limiter :

Planification et configuration du programme

juin- juin

• Planifier et planifier les activités du soir sur le campus - déterminer les fournitures ou le matériel requis et fournir au responsable du programme du camp junior une liste détaillée ainsi que les coûts associés.
• Créer un calendrier d'effectifs pour les responsables des activités sur place de McGill.
• Réaliser un inventaire des dommages avant le programme avec les autorités scolaires / universitaires.
• Veiller à ce que les salles et les installations de McGill soient installées et préparées pour l'arrivée du personnel et des étudiants, y compris la signalisation, les transferts le premier jour et les listes du personnel.
• En collaboration avec le gestionnaire du programme du camp junior et le coordonnateur des activités, aider à planifier et diriger la formation du personnel avant le camp pour les animateurs d'activités sur place et hors site.
• En collaboration avec le gestionnaire du programme du camp junior, créer et gérer les politiques, les procédures et les systèmes de soutien pour le camp junior à McGill.

Gestion de programme

juin- août

Hébergement en résidence

• Assurer la liaison avec le représentant de la résidence universitaire de McGill pour assurer une communication ouverte et fréquente et que les normes d'hébergement en résidence soient maintenues, particulièrement dans des domaines tels que la qualité de la nourriture et le nettoyage.
• Produire des rapports précis pour l'équipe de résidence de McGill et le directeur des programmes juniors sur les repas, les lits et tout ou tous les incidents et dommages.
• S'assurer que toutes les règles, procédures et directives du programme ILSC Juniors sont comprises et respectées par les étudiants et le personnel.
• Superviser les arrangements bancaires de la résidence de McGill et assurer le transfert et le stockage en toute sécurité de toutes les finances et de la documentation.
• Tenir des registres financiers précis pour le programme, surveiller les dépenses pour s'assurer qu'elles respectent le budget, suivre les coûts de loisirs, gérer la petite caisse et détailler les dépenses à la fin du programme.
• Assurer la liaison avec le personnel de la résidence de McGill pour l'utilisation d'installations supplémentaires, après approbation du directeur des programmes juniors, Canada.

Personnel

• Planifier et diriger l'orientation du personnel avant le programme pour les animateurs d'activités sur place avec le soutien du gestionnaire du programme du camp junior, en s'assurant que tous les membres de l'équipe ont une compréhension claire du programme d'été du camp junior, de leurs rôles et responsabilités, et que tout le personnel les horaires ont été clairement définis et partagés avec le personnel.
• Organiser des réunions quotidiennes du personnel avec les responsables des activités sur place ; effectuer des évaluations de performance au milieu et à la fin de l'été, en signalant toute préoccupation ou problème au responsable du programme du camp junior
• Surveiller les heures de travail et les jours de congé du personnel et créer et distribuer les horaires du personnel.
• Distribuer et collecter des questionnaires de rétroaction sur le programme auprès de tous les membres du personnel.
• En collaboration avec le responsable du programme du camp junior, planifier des réunions hebdomadaires avec les chefs de groupe séjournant à la résidence McGill (accompagnateurs accompagnant un groupe d'étudiants employés par une agence de voyages)
• Créer un horaire hebdomadaire de prise en charge et d'arrivée à l'aéroport et affecter du personnel à chaque prise en charge et départ à l'aéroport (généralement le dimanche mais peut avoir lieu d'autres jours)
• Assumer la responsabilité globale des questions disciplinaires du personnel en consultation avec le gestionnaire du programme du camp junior et le directeur des programmes juniors, Canada.

Étudiants

• Diriger l'orientation des étudiants le premier jour des étudiants (généralement le dimanche pour les étudiants séjournant en résidence), en présentant le personnel et en expliquant les responsabilités académiques, sociales et sociales de chaque membre du personnel du Camp Junior.
• S'assurer que les élèves comprennent les règles de l'école, les procédures disciplinaires et les zones interdites.
• Superviser la collecte des dépôts de garantie, des passeports, des frais et des billets d'avion
• Superviser et coordonner toutes les dispositions de transport pour les départs des étudiants, vérifier les lits et les installations, récupérer les clés le cas échéant, accompagner les étudiants, etc.
• Gérer le bien-être des étudiants et du personnel et tout problème disciplinaire pendant le programme, y compris les maladies des étudiants et les problèmes d'emploi.
• Assumer la responsabilité globale des questions disciplinaires des étudiants en consultation avec le gestionnaire du programme du camp junior et le directeur des programmes juniors, Canada.

Autres

• Gérer l'horaire quotidien du programme, en surveillant les performances du personnel du programme Juniors ainsi que les niveaux de satisfaction des étudiants (par le biais de rapports de premières impressions, de questionnaires de fin de programme et d'évaluations de première main).
• Gérer le téléphone d'urgence du Camp Junior tout au long du programme du Camp Junior en assurant des communications efficaces et efficientes avec les agents et les parents (sauf les jours de congé où vous confierez la responsabilité du téléphone d'urgence au coordonnateur d'activités ou au responsable académique que vous avez désigné comme votre remplaçant dans votre absence)
• Participer à des réunions hebdomadaires avec le gestionnaire du programme du camp junior et le directeur des programmes juniors (si nécessaire), faire rapport sur les événements de la semaine et informer de tout problème lié au personnel, aux étudiants ou au programme.
• Accueillir les visiteurs du programme selon les besoins (par exemple, agents tiers, collègues de l'ILSC, agences linguistiques, inspecteurs d'accréditation, etc.)

Compétences et attributs

Essentiel

• Expérience dans la gestion d'une équipe de plus de membres du personnel
• Expérience de travail avec des enfants et des adolescents dans un camp de nuit ou une résidence sur le campus
• Expérience en gestion de programme
• Solides compétences organisationnelles et de communication

Souhaitable

• Qualification TESL
• Expérience en éducation, gestion du sport, planification d'événements ou études de loisirs
• Certification avancée en RCR, premiers soins et sauveteur
• Bilinguisme : anglais et français

Exigences supplémentaires du poste

• Vérification de casier judiciaire
• Des dossiers médicaux et des rapports de vaccination peuvent être requis
Il y a 13 jours