Adjoint administratif- Coordonnateur de bureau

Notre client, une firme chef de file dans le design et l’aménagement intérieur dans les secteurs corporatif, commercial, de la santé et institutionnel, recherche un / e adjoint-e administratif / coordonnateur de bureau pour son bureau a Montréal.

Ce poste est un rôle clé au sein de l'organisation en fournissant un soutien administratif et clérical de premier plan à la présidente et aux chargés.es de projets.

Si vous souhaitez rejoindre un environnement jeune et dynamique, que vous avez a coeur la vie de bureau, que vous avez une belle expérience en administratif, ce rôle est fait pour vous!

Avantages

Horaire de travail en présentiel 4 jours par semaine - Obligatoire

Lundi au jeudi inclusivement : 9h à midi et 13h à 17h

Vendredi : En télétravail de 9h à midi ou selon la présence des membres de l’équipe au bureau

Avantages et rémunération

Salaire à déterminer selon l’expérience

3 semaines de vacances par an

régime d’assurances collectives offert à la permanence.(40% payé par l’employeur et 60% par les employés)

Equipe jeune et dynamique

Ambiance familiale et coopérative

Responsabilités

Accueil, réception + vie au bureau

• Accueillir les visiteurs à la réception (service de messagerie, clients et représentants);
• Gérer les appels téléphoniques entrants et diriger les appels ou prendre les messages ;
• Faire la commande du service de traiteurs pour les déjeuners des lundis et commander les gâteaux pour les anniversaires ;
• maintenir à jour la liste des allergies / intolérances / autres besoins particulier du personnel ;
• Céduler le service de nettoyage de vitres extérieures et intérieures, deux fois l’an;
• Pour les jours fériés et / ou les vacances, s’assurer que les messages d’absence sont enregistrés par tous les employés.es;
• Journalièrement, ramasser le courrier dans la boîte aux lettres et en faire la distribution;

S’assurer que tous les courriels reçus dans la boîte dédiée à l’administration soient traitées journalièrement.

Soutien administratif

• S’occuper de la gestion de l'inventaire et des commandes de fournitures de bureau ;
• Classer la documentation, tant papier que numérique ;
• Planifier les réunions à l’interne et faire les commandes au(x) traiteur(s) ;
• Planifier les réunions externes, réservation de restaurants et d'hôtels ;
• Gérer les invitations à des événements ponctuels, transmettre les billets aux invités.es;

Coordonner la mise à jour bi-annuelle du calendrier des vacances

Opérations : Dossiers projets / Offres de service

Ouvrir les numéros de projets et préparer les offres de service à partir de brouillons fournis par la présidente ou les chargés.es de projets ;

Envoyer les offres de service aux clients et s’assurer d’obtenir les copies dûment autorisées ou les bons de commande.

Sauvegarder tous les brouillons ainsi que les différentes versions des offres de service envoyées aux clients.

Maintenir à jour la liste des projets.

Qualifications

Compétences

Excellente capacité d’organisation, pouvoir jongler avec plusieurs tâches à la fois

Faire preuve d’autonomie, d’initiatives et avoir un fort sens des responsabilités

Talent pour le travail d’équipe et la collaboration

Faire preuve de discrétion

Excellence du français et anglais, parlés et écrits

Éducation

DEC en bureautique - Essentiel

Expérience

Minimum deux (2) ans dans un poste similaire Essentiel

Logiciels

Connaissance de l’environnement Microsoft 365 et Teams Essentiel

Connaissance du logiciel ABAK - Souhaitable

Sommaire

Ce poste vous intéresse ?

Envoyez-nous un courriel en tout temps à [email protected].

Si vous connaissez des gens intéressés par des postes en soutien administratif, n’hésitez pas à leur fournir nos coordonnées.

Il nous fera plaisir de les aider!

Pour obtenir plus d’informations sur ce poste et tous les autres postes présentement disponibles, rendez-vous au www.randstad.ca.

Nous attendons votre CV avec impatience!

Tous les cv reçus seront examinés à part égal.

Seul les candidat(e)s sélectionné(es) seront contacté(e)s

Randstad Canada, 525, avenue Viger Ouest, bureau 501, Montréal, Québec H2Z 0B3

Randstad Canada s'engage à favoriser une main-d'œuvre représentative de toutes les populations du Canada. Nous nous engageons en conséquence à développer et à mettre en œuvre des stratégies pour promouvoir l'équité, la diversité et l'inclusion dans toutes nos sphères d'activité en examinant nos politiques, pratiques et systèmes internes tout au long du cycle de vie de notre main-d'œuvre, y compris au niveau du recrutement, de la rétention et de l'avancement pour tout individu.

En plus de notre profond engagement sur le respect des principes des droits de la personne, nous nous engageons à prendre toute mesure positive pour influer sur les changements à mettre en place en vue de garantir la participation de tout individu dans le monde du travail et ce, sans obstacle, systémique ou autre, en particulier pour les groupes en quête d'équité généralement sous-représentés dans la main-d'œuvre au Canada, y compris les personnes qui s'identifient comme femmes ou personnes non-binaires / non conformes au genre, les Peuples et communautés autochtones, les personnes en situation de handicap (visible ou invisible), les personnes faisant partie des minorités visibles, les personnes racisées et des communautés LGBTQ2+.

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ca pour s'assurer de leur capacité à participer pleinement au processus d'entrevue.