Administrateur(trice) - Acquisition biens et services (32408)

Vos fonctions

La ou le titulaire fournit un ensemble de services professionnels et spécialisés en acquisitions stratégiques de biens et services, de dispositions des surplus et de construction le cas échéant.

Elle ou il participe activement à l’élaboration de nouveaux contrats, à la planification des contrats de renouvellement et de services techniques ou professionnels, développe des stratégies afin d’assurer la réalisation des mandats qui lui sont confiés en termes de développement d’appel d’offres et de propositions, de regroupement, d’analyse, de limitation des impacts environnementaux et d’administration.

Elle ou il est responsable du suivi des contrats et du contrôle des ententes conclues entre la STM et ses partenaires fournisseurs.

La ou le titulaire développe et propose des stratégies d’acquisitions ou de disposition des surplus. Elle ou il est responsable de l’implantation des programmes et des procédés administratifs nécessaires à la mise en œuvre des stratégies retenues au plan d’entreprise.

Elle ou il entretient des relations d’affaires avec les Directions exécutives de l’entreprise et ses composantes. L’administratrice ou l’administrateur de contrats, par son rôle d’influence et de leadership, s’assure de la transparence du processus.

Plus particulièrement, elle ou il :

• Recueille, analyse et consolide les besoins et les objectifs en lien avec les partenaires internes, analyse les tendances du marché et détermine les fournisseurs potentiels.
• Selon les activités de son secteur, participe aux réunions d’organisation de contrats, de projets ou de chantier et autres réunions avec les adjudicataires, promoteur, sous-traitants et professionnels, représentants des services et autres organismes externes.
• Développe des relations d’affaires entre les fournisseurs, les utilisateurs et les demandeurs ainsi qu’une collaboration avec les directions exécutives et entretient des relations d’affaires avec les partenaires internes.
• Exerce un rôle conseil auprès des partenaires internes en lien avec ses attributions de groupe de marchandise et les marchés ciblés.
• Participe à la rédaction et à la préparation des textes d’entente.
• Participe à l’analyse des problèmes d’exécution du contrat, recherche les solutions adéquates et collabore aux directives de modifications et / ou recommandations.

Consulte le professionnel requis.

• Après leur octroi, il veille à la bonne exécution des contrats, analyse les problèmes et initie les correctifs, négocie avec les fournisseurs, rédige les avenants et contrôle les ententes entre les partenaires.
• Exerce une autorité fonctionnelle pour les mandats qui lui sont confiés lui permettant de modifier les méthodes de travail et les façons de faire.
• Autorise la libération des cautionnements.
• Représente la Société auprès d’organismes externes (Associations, regroupement d’achats, autres municipalités, etc.)
• Élabore, planifie, organise et propose la stratégie d’acquisition ou de disposition des biens et des services pour la Société.

Il coordonne des équipes multidisciplinaires et les processus d’acquisitions ou de disposition en fonction des enveloppes budgétaires et des échéanciers.

Il réalise des analyses comparatives ( benchmarking ).

• Développe et élabore les appels d’offres et de propositions, établit le montant monétaire des cautionnements, détermine les garanties, analyse les soumissions, produit au Conseil d’administration un rapport de recommandation ainsi que la documentation nécessaire afin que le Conseil prenne une décision éclairée.
• Pilote les comités d’évaluation d’appel d’offres et est responsable de la transparence du système d’évaluation des soumissions en exerçant un contrôle sur le respect du processus d’approvisionnement et de disposition.
• Émet des commandes jusqu’à concurrence du montant défini dans le cadre législatif.
• Effectue toutes autres tâches connexes.

Le talent recherché

• Baccalauréat en administration des affaires (B.A.A) spécialisé en Gestion des opérations ou en Gestion de la chaîne d’approvisionnements.
• Posséder 3 ans d’expérience pertinente.
• Toute combinaison formation / expérience sera considérée.

PARTICULARITÉS DU POSTE :

Mandats et environnement de travail :

Environnement de travail dans une dynamique de projets nécessitant une forte implication et une grande collaboration avec les partenaires internes (Ingénierie, mise-en-œuvre, affaires juridiques, planification, etc).

CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES CLÉS :

• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word, Power Point).
• Connaissance du processus d'acquisition dans le secteur public.
• Connaissance SAP (un atout)
• Connaissance du logiciel Edilex sera considérée comme un atout.
• Connaissance de la réglementation en approvisionnement dans le secteur public sera considérée un atout.
• Connaissance en gestion contractuelle sera considérée comme un atout.
• Connaissance du secteur de la construction sera considérée comme un atout

Collaboration, habiletés relationnelles, gestion du temps et des priorités, favoriser l’innovation et le changement, leadership, capacité à négocier, orientation client, communication.