24-11-098 Agente ou agent de soutien administratif au service à la clientèle au Bureau du registraire

Le rôle principal et habituel de la personne salariée occupant cette fonction consiste à effectuer des tâches administratives de nature complexe liées aux dossiers étudiants.

Elle assiste la clientèle étudiante et répond à leurs demandes d’information sur les programmes d’études, les lois, les règlements et les politiques en matière d’admission, d’inscription et sur les différents services offerts aux étudiants sur le campus.

Exigences minimales du poste :

Scolarité

Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles (D.E.P.) dans une discipline appropriée ou être titulaire d’un diplôme d’études secondaires (D.

E.S.) ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.

Expérience

Trois (3) années d’expérience pertinente souhaitable.

Autres exigences du poste :

• Bonne connaissance du français (oral et écrit) ;
• Habiletés pour les communications interpersonnelles ;
• Être organisé et autonome ;
• Faire preuve de rigueur ;
• Savoir transmettre de l’information ;
• Orienté vers l’action ;
• Orienté vers la clientèle.

Tâches et responsabilités principales :

La personne salariée répond aux demandes de renseignements sur diverses questions variées et complexes. Elle fait les recherches appropriées et donne des explications précises et détaillées sur les règlements, les procédures, les formulaires à remplir et les délais à respecter.

Elle assiste les étudiants dans l’utilisation des services en ligne. Elle offre un soutien aux étudiants internationaux et répond aux questions concernant les domaines relatifs à l’immigration et à la couverture d’assurance.

Elle traite les demandes de modification au dossier des étudiants (libres et internationaux) en conformité avec le régime des études et les procédures en vigueur.

Elle approuve et fait le suivi des demandes qui relèvent de sa compétence et réfère les autres demandes et les cas dérogatoires à la personne responsable.

Elle prépare et authentifie des documents dont les attestations de fréquentation scolaire, relevés de notes étrangers, lettres, mémos, rapports ou formulaires.

Elle perçoit les frais encourus pour les différents services offerts.

• Elle peut tenir l’agenda de sa personne supérieure immédiate. Elle rédige la correspondance d’ordre courant. Elle compile des données et prépare des statistiques.
• Elle assume la responsabilité d’un système de classement des dossiers, de fichiers, d’échéanciers et de la mise à jour des pages web liées à son unité.
• Elle peut être appelée à initier au travail le nouveau personnel de son unité ou les personnes salariées occupant la même fonction.
• Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe de même niveau ou de niveau inférieur.

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