Spécialiste en procédés administratifs (DEV-P-2425-0061)

DESCRIPTION

Personne qui analyse les besoins, élabore et fournit les techniques professionnelles relatives aux méthodes et systèmes administratifs dans le but d'améliorer le fonctionnement des services.

FONCTIONS SPÉCIFIQUES

Sous la responsabilité du coordinateur de l'unité hospitalière mobile (UHM) et en étroite collaboration avec l'équipe des mesures et services d'urgence, le titulaire du poste :

Soutient toutes les phases de l'UMH, de la planification au déploiement, dans toutes les situations d'urgence

o Collaborer à la planification tactique et opérationnelle

o Assister la coordination du déploiement de la MHU

o Fournir un soutien logistique pour le transport de l'équipement et du matériel

o Fournir un soutien logistique pour le transport des personnes pendant l'évacuation

o Collaborer à l'organisation de l'entrepôt et aux inventaires.

Contribuer au fonctionnement quotidien du département

o Développer un système de soutien administratif basé sur les besoins du département

o Soutenir la collecte, l'analyse et la communication des données au sein de l'équipe, de l'organisation et des partenaires.

o Soutenir l'élaboration de politiques et de procédures

o Organiser des réunions (en personne ou virtuellement)

o Soutenir les groupes de travail dans l'organisation de leurs sessions de travail et de leurs réunions

o Il peut être demandé de rédiger des procès-verbaux / rapports sur les séances de travail et les réunions.

o Contribuer à l'orientation, à la formation et au coaching du personnel administratif.

Soutien aux procédures financières

o Préparation des budgets

o Examen financier et établissement de rapports

o Élaboration et suivi des contrats

o Demandes de biens et de services, bons de commande, réception de devis et de factures, paiements, etc.

Aide à la gestion des ressources humaines

o Mise à jour des plans de personnel

o Demandes de personnel

o Demandes relatives à l'informatique, au logement, aux voyages et aux déménagements des employés

EXIGENCES

Formation :

Doit détenir un baccalauréat en sciences de l'administration, en sciences humaines, en sciences sociales ou dans une autre discipline universitaire appropriée.

Expérience :

• Un minimum de trois (3) années d'expérience dans son domaine de spécialisation.
• Un minimum de deux (2) années d'expérience administrative appropriée.

Connaissances et aptitudes :

• Connaissance des systèmes, des techniques et des pratiques administratives ;
• La connaissance du réseau du MSSS et des règlements administratifs est un atout ;
• Connaissance des modèles de services sociaux des Premières nations, des tendances et des enjeux ;
• La connaissance de la culture crie, des déterminants de la santé et du bien-être social, des pratiques et paradigmes de guérison Eenou / Eeyou Pimaatsiiun est un atout ;
• Capacité à apprendre les applications logicielles de gestion financière et de gestion des ressources humaines avec un minimum d'instruction ;
• Solides capacités de résolution de problèmes ;
• Solides capacités d'organisation, de gestion de projet et de communication ;
• Expérience avérée du travail sous pression et du travail multitâche ;
• Une expérience de la gestion des urgences est un atout ;
• Capacité à travailler en collaboration avec les membres de l'équipe clinique et non clinique et avec les collègues ;
• Capacité à communiquer des connaissances pratiques, appliquées à l'encadrement et à la formation ;
• Sens des responsabilités, ingéniosité et vigilance ;
• Autonomie et flexibilité.

LANGUES* Maîtrise de la langue l'anglais.

La maîtrise de la langue français et Cri est un atout.

RENSEIGNEMENT SUPPLÉMENTAIRES* Disposé à se déplacer dans les 9 communautés.