Coordonateur/Coordonatrice des installations

Description du poste

Responsabilités principales

Responsable d’offrir tous les services de coordination des installations à travers tous les sites canadiens désignés dans le respect des exigences de gestion des installations, incluant sans s’y limiter, la consultation de modification des sites, la présentation des fournisseurs, l’engagement des fournisseurs, l’embauche d’un architecte, les suivis avec la ville ainsi que d’offrir le meilleur service possible en fonction des exigences de chaque site.

Interagir avec les clients internes pour comprendre les besoins en produits et services. Faire respecter les exigences de conformité pour les fournisseurs sous contrat.

Soutenir les systèmes d’approvisionnement de l’organisation.

Soutenir plusieurs projets d’approvisionnement.

Responsabilités spécifiques

Le coordinateur ou la coordinatrice des installations assurera le poste de leader des installations canadiennes désignées dans la sélection opérationnelle, les négociations avec les fournisseurs et l’administration des modifications et constructions complexes, en plus des services de maintenance.

a) La gestion des opérations et de la maintenance des installations en plein service. Le coordinateur ou la coordinatrice utilisera les fournisseurs préférentiels de SGS pour maintenir les établissements et les procédés par lesquels les installations en plein service opèrent et seront maintenues dans un état sécuritaire, propre et entretenu et assurera ou gèrera les performances de tous les services, maintenance et réparations nécessaires à l’opération et à la maintenance des infrastructures en plein service des contractants (défini ci-dessous).

Ces tâches seront exécutées en conformité à la législation applicable et en conformité aux instructions données par les clients (unités commerciales de SGS situées sur le site).

b) Utilisation de contractants tiers. Les opérations, la maintenance et les tâches de réparation qui ne peuvent pas raisonnablement être performées par le personnel lui-même, mais qui seront assignées par des contractants tiers ( contractants ) qui seront engagés et payés par le client sous un contrat de gestion.

Le coordinateur ou la coordinatrice indiquera quand le recours à un contractant (par opposition à la réalisation par le personnel) est approprié.

Son rôle en respect aux contractants consistera en :

• Coordonnant et gérant administrativement la prestation et performance de biens et services.
• Révisant les factures des contractants pour les travaux coordonnés par l’approvisionnement et les processus requis ainsi que les paiements recommandés (ou le non-paiement, selon le cas) de ces factures au client à temps pour que ce dernier puisse les régler en temps voulu.
• Informant le / la gestionnaire sénior(e) des installations le plus tôt possible s’il / elle détecte qu’un contractant est en non-respect de son contrat avec le client ou que d’autres problèmes se présentent avec les performances du contractant.
• Aidant le client à faire valoir et à appliquer ses droits et ses recours contre les contractants et à résoudre les problèmes et les conflits, le cas échéant, avec les contractants.

Tâches principales

1) Assurer la gestion quotidienne des services pour les opérations et la maintenance des installation(s) en plein service et la maintenance des installations.

2) Créer et suivre les instructions de travail correctif si nécessaire, contrôler l’exécution des instructions de travail - y compris le suivi avec les contacts sur le site.

3) Développer des relations avec les représentants clés des clients et soutenir les buts et objectifs de gestion des installations du client.

4) Maintenir la satisfaction de la clientèle avec l’exécution des tâches qui lui sont assignées et rencontrer l’équipe de gestion des opérations du client sur une base mensuelle afin de faire part des statuts et mises à jour.

5) Un rapport mensuel sur les performances du site au / à la gestionnaire sénior(e) des installations

Qualifications

• Éducation postsecondaire minimum
• Diplôme ou certification en gestion des installations
• 10 ans d’expérience professionnelle dans une fonction liée à l’approvisionnement

Compétences requises

• Motivation intrinsèque.
• Compétences avérées en négociation.
• Solides compétences en planification, en organisation, en analyse et en résolution de problème.
• Compétences exceptionnelles en service à la clientèle, en soutien au client et en service de consultation aux entreprises.
• Maitrise de l’utilisation de différents types de logiciels (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Confiant(e) et confortable dans la recommandation de solution et dans la réalisation de changements.
• Être en mesure de gérer et coordonner plusieurs projets à la fois dans un environnement dynamique et hautement professionnel.
• Capacité à lire, comprendre et suivre des instructions de travail de manière sécuritaire, précise et dans les délais requis.
• Démontrer d’excellente compétences en communication verbale et écrite, y compris la grammaire et la rédaction de textes.

La connaissance du français serait un atout.

• Capacité à bien travailler en équipe et de façon autonome.
• Une excellente gestion du temps et une attention particulière au détail.
• Excellent gestion du travail sous pression.
• Les heures de travail supplémentaires peuvent être nécessaires à l’occasion.
• Le déplacement vers d’autres sites SGS ou aux sites des clients peut être requis à l’occasion
• Assurer le respect absolu des politiques de l’entreprise à l’égard de la santé et sécurité au travail, du Code d’intégrité et du Code de conduite professionnelle.

Pour le coordinateur ou la coordinatrice des établissements exerçant des responsabilités dans la province de Québec, les compétences suivantes sont également requise s :

• Dois être bilingue - français et anglais conversationnel et écrit
• Dois être familier avec le code du bâtiment du Québec et les législations municipales pour les municipalités dans lesquelles les établissements sont situés.

Sera désigné(e) comme agent(e) de liaison pour toute question entre le propriétaire de l’installation et le groupe SGS.