Vos fonctions
En tant que coordonnateur(rice) - administratif, vous travaillez sous la responsabilité de la gestionnaire corporative de la division de la Gestion de l’information.
Dans votre quotidien, vous soutenez et conseillez la division de la gestion de l’information afin d’optimiser et d’harmoniser les façons de faire et d’assurer une saine gestion de l’information au sein des différentes équipes, dont celles d’ingénierie, en respectant les obligations et le cadre légal.
Vous mettez votre talent à contribution pour concevoir, élaborer et proposer à la direction les stratégies appropriées qui permettront d’assurer la mise en place et la réalisation de projets innovant et structurant en gestion de l’information et en gestion documentaire.
Vous soutenez les équipes de gestion documentaire dans des projets d’amélioration, d’harmonisation et de modernisation des pratiques et des outils.
Vous concevez, élaborez et proposez à la direction les stratégies appropriées qui permettront d’assurer l’élaboration des processus, leur déploiement et l’opérationnalisation en matière d’administration et de gestion des documents.
Vous proposez et analysez les scénarios possibles et êtes responsable de la réalisation du projet. Vous recherchez, recommandez et mettez en œuvre les meilleures pratiques dans votre domaine d’activité.
Vos principaux mandats
- Analyser et proposer des pistes de solutions pour améliorer les systèmes de gestion de l’information, prévoir l’évolution, suivre les développements.
- Optimiser les outils en gestion de l'information, la traçabilité des documents et l'application adéquate du calendrier de conservation, proposer des méthodes visant l’efficacité et l’automatisation.
- Optimiser les façons des faire des équipes en gestion des documents, identifier des pistes et des solutions en collaboration et pour les équipes.
- Participer au déploiement des sites SharePoint selon les besoins et les orientations convenues.
- Occasionnellement, la ou le titulaire se déplacera dans des édifices administratifs de la STM (multisites).
Plus spécifiquement, vous :
- coordonnez la réalisation de différents projets pilotés par les professionnels;
- assurez la réalisation de projets d’envergure en gestion de l’information et documentaire notamment pas l’analyse des besoins en SIDG ou la mise en place de hub SharePoint ou l’harmonisation des métadonnées.
- vous acquittez de tâches complexes;
- conseillez les gestionnaires dans le but de supporter la prise de décision et suggérez des opportunités d'amélioration dans votre secteur d'activités;
- concevez, élaborez et assurez la mise en œuvre de différents programmes et systèmes. Proposez des stratégies de développement dans votre secteur d'activité.
- réalisez et faites le suivi de divers projets, études et analyses;
- agissez comme expert-conseil. Maintenez vos connaissances dans votre secteur d'activité;
- participez à des projets de nature corporative touchant les politiques, directives et orientations de votre champ d'activité;
- concevez et mettez en œuvre des moyens d'évaluation de performance;
- exercez une gouverne fonctionnelle sur le personnel professionnel et administratif / technique en gestion de l’information et en gestion documentaire.
- assumez toutes tâches et toutes responsabilités inhérentes à votre fonction ou qui peuvent vous être confiées.
Le talent recherché
Votre profil est activement recherché si vous :
- Détenez un baccalauréat en incluant un certificat en archivistique ou en gestion de l’information numérique ou en gestion des connaissances ou dans une discipline appropriée.
- Possédez un minimum de 5 années d’expérience pertinente.
- Toute combinaison de formation et d’expérience pertinente sera considérée.
CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES CLÉS
Vous êtes reconnu pour les compétences, habiletés et connaissances suivantes :
- Orientation vers la performance (centré résultat)
- Orientation client / Partenaire
- Planification
- Capacités interpersonnelles (habiletés relationnelles)
- Priorisation et organisation
- Sens politique
Nous aimerions en apprendre davantage sur vous!
Ces connaissances pourraient représenter un atout :
- Connaissance professionnelle de systèmes intégrés de gestion documentaire, participation à des mises à jour complexes ou migrations de système (atout).
- Connaissance professionnelle de Sharepoint, incluant Office 365, Teams.
- Connaissance des pratiques, des outils et des normes en gestion de l’information.
- Maitrise du cadre légal lié à la profession, notamment : Loi sur les archives.Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information.
Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.
- Facilité à travailler avec des bases de données et des nouvelles applications technologies en sciences de l’information.
- Notion en préservation numérique
Coordonnateur(trice) - Gestion de l'information (32736)
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Technicienne, technicien en information – ESG+ - École des sciences de la gestion (0100) (48456)
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