Adjoint(e) à la direction générale

SOMMAIRE DE LA FONCTION :

Relevant de la directrice générale, la personne agit à titre de collaborateur(trice) et de soutien dans la gestion et le suivi des dossiers de nature complexe et stratégique.

Elle assiste la direction générale ainsi que le Président dans les fonctions administratives, professionnelles et dans les dossiers particuliers ou plus stratégiques.

Elle accomplit des travaux de secrétariat de nature complexe qui nécessitent des connaissances approfondies de tous les programmes reliés à l’établissement.

Elle assiste à différentes rencontres dont le comité de direction.

Elle est responsable du fonctionnement administratif de la direction générale et voit aux relations internes et externes de celle-ci.

Elle assure le suivi des orientations et / ou décisions de la direction générale et voit aux différents suivis. Elle règle des situations problématiques, détermine les actions à poser, informe la direction générale ou dirige les demandes aux personnes concernées pour le suivi.

Elle traite les requêtes acheminées à la direction générale et répond adéquatement et de façon autonome aux demandes.

L’adjoint(e) à la direction est responsable du développement, de la création et de l’évaluation des différentes stratégies de communication visant à soutenir la planification stratégique et les orientations du Groupe Roy Santé.

Il ou elle conceptualise, réalise et diffuse de l’information auprès des gestionnaires, du personnel, des résidents et leurs proches ainsi qu’à la population par des communications appropriées.

Rôles et responsabilités :

• Assumer un rôle très important dans la rédaction de lettres, rapports, comptes rendus, procès-verbaux ou de tous autres documents issus de la direction générale ou du bureau du Président en assurant une qualité exemplaire tant pour la rédaction, la présentation que la qualité grammaticale et linguistique ;
• Recevoir, relire, corriger et harmoniser les textes notamment pour le rapport annuel ou tous autres documents et communications officielles et assure le contrôle de la qualité et propose des moyens d’amélioration ;
• Accomplir des travaux de bureautique nécessitant des connaissances approfondies ;
• Concevoir, développer et coordonner la production de stratégies et des outils de communication interne et externe (politiques et procédures, dépliants, affiches, journal interne, PowerPoint, etc.) ;
• Coordonner la logistique matérielle et informationnelle des réunions et rencontres qui émanent de la direction générale et convoquer les participants et y participer le cas échéant ;
• Assurer une vigie pour ce qui concerne l’image corporative, les messages clés, l’apparence visuelle et les normes graphiques de l’organisation dans la documentation écrite, le site web et les médias sociaux ;
• Participer activement à la gestion de campagnes promotionnelles de toutes sortes à l’interne, l’externe, sur les médias sociaux ou autres ;
• Assurer un rôle-conseil auprès des membres du personnel en matière d’utilisation des différents outils technologiques de bureautique et de communication ;
• Accompagner la direction générale et l’équipe de gestion dans l’élaboration et le déploiement de communication en lien avec les orientations stratégiques de l’organisation ;
• Assurer un support opérationnel aux directions ad-hoc selon les besoins ;
• Assumer toutes autres tâches connexes.

Qualifications requises :

• Diplôme d’études collégiales (DEC) en secrétariat ou technique bureautique, ou un AEC en bureautique combiné à une belle expérience dans un titre d’emploi comparable ;
• Expérience pertinente minimale de cinq (5) ans, acquise dans le réseau de la santé ou dans une grande entreprise.

Exigences :

• Excellente maîtrise de la langue française orale et écrite : excellente habilité en rédaction, présentation et capacité à synthétiser et vulgariser l’information ;
• Connaissance approfondie et très bonne maitrise des outils informatiques pertinents à la fonction (la suite Office, Adobe, ainsi que les outils web et d’édition et les réseaux sociaux, Survey Monkey, etc.) ;

Compétences / aptitudes :

Habiletés :

• Capacité de travailler en équipe et en collaboration.
• Aisance dans les relations interpersonnelles.
• Excellentes aptitudes en communication orale et écrite.
• Souci de rigueur et du détail.
• Bon sens de l’organisation.
• Autonomie, initiative, créativité et souci de la qualité.
• Capacités de mener à terme des mandats.
• Grande capacité à s’organiser de façon efficace et à gérer les priorités et les échéanciers.
• Sens de l’analyse et des responsabilités.
• Fait preuve de diplomatie.
• Discrétion et confidentialité.
• Grand sens des responsabilités.
• Empathie et sens de l’écoute.
• Sens de l’urgence.

Les avantages :

• Des valeurs humaines et familiales qui se vit au quotidien ;
• Un gestionnaire d’équipe accessible et à l’écoute ;
• Un programme unique de reconnaissance des employés ;
• Un programme d’aide aux employés ;
• Un budget de formation annuel pour supporter ton développement ;
• Les avantages sociaux du réseau de la santé dans un environnement familial et stable (régime de retraite, salaire, programme d’assurances collectives).

Le Groupe Roy Santé souscrit à un programme d'accès à l'égalité. Les candidatures des groupes visés (les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées) sont encouragées.