secrétaire - immobilier
Vous êtes de nature dynamique et performante voulant vous joindre à une équipe expérimentée! créativité, défis, gestion, coordination, c'est ce qui vous attend!
Polyvalente, organisée, autonome, la personne aura à effectuer le suivi des dossiers auprès de la direction et des services administratifs.
responsabilités :
- rédiger les contrats et les correspondances
- préparer les présentations, rapports, ouvertures de dossiers
- préparer les ébauches des inscriptions pour le service du marketing
- coordonner les appels conférences quotidiens de l’équipe
- effectuer des traductions simples
- compléter les feuilles de transactions et le tableau de bord sur excel
- assurer le processus de mise en marché des inscriptions sur divers sites internet
- procéder aux commandes de matériels publicitaires et en assurer le suivi
- assurer le suivi des processus des inscriptions et des transactions de l’équipe
- effectuer les recherches nécessaires aux dossiers d’inscriptions des immeubles
- gestion des comptes payables et recevables, assurer le suivi avec le comptable
- confirmer les rendez-vous et autres événements sur demande
- effectuer des tâches administratives générales, classement, transmissions par télécopieur, reproduction de documents
- effectuer les entrées de données sur le logiciel de contacts et sur l’intranet et en gérer les rapports, synchroniser les données
- sur demande faire quelques déplacements, centre de copies, banque, etc.
- Avoir 3 à 5 années d'expérience en tant qu'adjoint (e) administratif (ve)
- Expérience pratique à titre d’adjoint (e ) administratif (ve) dans un environnement de travail au rythme rapide
- Bilinguisme essentiel tant à l'oral qu'à l'écrit (anglais et français) : dans le cadre de communication avec la clientèle anglophone
- Capacité de rencontrer des échéanciers serrés
- Maîtriser la suite MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
- Capacité d’apprendre de nouveaux logiciels
- Avoir le sens de la planification du travail et de la gestion des dossiers, savoir gérer des attentes en établissant des priorités
- Haut degré de conscience professionnelle et capacité de travailler de façon autonome
- Bonne capacité de jugement et de discrétion, compétences en analyse et en résolution de problèmes
- Fort souci de l’exactitude et du détail, aptitude à s’adapter aux changements, gestion de plusieurs tâches simultanées
- Aimer travailler en équipe
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