Adjoint(e) administratif(ve)

Adjoint(e) administratif(ve)(

Job Number:

342529)

Description

Nous sommes à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour assister nos directeur(trice)s. Le ou la candidat(e) idéal(e) sera proactif(ive), organisé(e) et capable de gérer plusieurs tâches avec une grande attention aux détails.

Sommaire des responsabilités

• Collaborer étroitement avec les membres de l’équipe de direction assignés afin de définir les priorités et de préparer les documents pertinents.
• Gérer l’agenda et les rendez-vous, en veillant à une planification efficace et à la priorisation des engagements.
• Aider à gérer les courriels, les appels téléphoniques et les correspondances, en assurant une communication professionnelle et rapide.
• Organiser et coordonner les réunions.
• Communiquer de manière proactive et claire tout enjeu et information importante aux directeur(trice)s afin de garantir une progression efficace des dossiers.
• Coordonner les déplacements professionnels, y compris les réservations de vols, d’hôtels et de transports.
• Préparer minutieusement les rapports de dépenses.
• Gérer les projets spéciaux et les initiatives assigné(e)s par l’équipe de direction.
• Assister dans d’autres tâches administratives et de soutien selon les besoins.

Exigences du poste / Qualifications

• Diplôme d’études collégiales en secrétariat, administration ou autre domaine connexe.
• Minimum de 5 ans d’expérience en tant qu’adjoint(e) administratif(ve) ou dans un rôle similaire.
• Compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément et à respecter les échéanciers.
• Aptitude démontrée pour le service à la clientèle
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale.
• Maîtrise des outils bureautiques, notamment Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Teams, OneNote, SharePoint) et des logiciels de gestion de calendrier.
• Capacité à travailler de manière autonome et à prendre des initiatives.
• Discrétion et capacité à gérer des informations confidentielles avec intégrité.
• Flexibilité et capacité à s’adapter à un environnement de travail dynamique et en évolution rapide.
• Excellente maîtrise du français.
• Maîtrise de l’anglais, ce poste nécessite des communications en anglais avec les équipes de Bell hors Québec et/ou ses fournisseurs, partenaires et clients hors Québec.

Avantages de travailler chez Bell Textron Canada

• Programme d’assurances collectives et soins de santé virtuel

• Régime d’épargne retraite

• Moyenne de 13 jours fériés/mobiles

• Possibilité de cumuler le temps supplémentaire en temps compensé jusqu’à concurrence de 40h par année

• Politique d’horaire flexible

• Programme d’aide à l’éducation

• Programme de remboursement pour les frais de conditionnement physique

• Programme d’aide aux employés et à la famille

Ne ratez pas votre chance de vous joindre à un milieu diversifié et inclusif qui favorise un sentiment d’appartenance. En tant que membre de notre effectif mondial, vous collaborerez avec des équipes dévouées et enthousiastes, dont les différences d’expériences, d’antécédents et d’idées et une solide passion pour nos produits nous permettent d’aller au-delà du vol.

Qualifications

We are seeking an Administrative Assistant to support our Directors. The ideal candidate will be proactive, organized, and able to manage multiple tasks with great attention to detail.

Summary of Responsibilities

• Work closely with assigned members of the management team to set priorities and prepare relevant documents.

• Manage calendars and appointments, ensuring efficient scheduling and prioritization of commitments.

• Assist in managing emails, phone calls, and correspondence, ensuring professional and prompt communication.

• Organize and coordinate meetings.

• Proactively and clearly communicate any issues and important information to the Directors to ensure effective progress on files.

• Coordinate business travel, including booking flights, hotels, and transportation.

• Prepare expense reports with attention to detail.

• Manage special projects and initiatives assigned by the management team.

• Assist with other administrative and support tasks as needed.

Minimum required qualifications

Position Requirements / Qualifications

• College diploma in secretarial studies, administration, or a related field.

• Minimum of 5 years of experience as an administrative assistant or in a similar role.

• Strong organizational skills and ability to manage multiple priorities simultaneously and meet deadlines.

• Demonstrated customer service skills.

• Excellent written and verbal communication skills.

• Proficiency with office tools, including Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Teams, OneNote, SharePoint) and calendar management software.

• Ability to work independently and take initiative.

• Discretion and ability to handle confidential information with integrity.

• Flexibility and ability to adapt to a dynamic and fast-paced work environment.

• Excellent knowledge in French is required.

• Proficiency in English Functional knowledge in English is required for this position, as it involves communication in English with Bell teams outside of Quebec and/or its suppliers, partners, and clients outside of Quebec.

Benefits of working at Bell Textron Canada

• Group benefits plan and Healthcare online service

• Retirement savings plan

• Average of 13 holidays/floating days

• Possibility of banking overtime in compensated time up to 40 hours per year

• Flexible schedule policy

• Educational assistance program

• Reimbursement program for fitness fees

• Employee and Family Assistance Program

Don’t miss the chance to join a diverse, inclusive environment where you feel a sense of belonging. As a member of our global workforce, you will collaborate with dedicated, enthusiastic teams where unique experiences, backgrounds and ideas combined with a strong passion for our products take us above and beyond flight.

Recruiting Company:Bell Textron Inc.