Adjoint(e) administratif(ve) aux niveaux exécutif et opérationnel (Bilingue)

Adjoint(e) administratif(ve) aux niveaux exécutif et opérationnel (Bilingue)

Emplacement CA-QC-Laval ID de la demande 2024-4052 Catégorie Hidden (8737)

Aperçu

Jour après jour, des milliers d'entre nous chez Nordia, développons des relations de confiance et des solutions de pointe afin d'offrir une expérience client exceptionnelle aux plus grandes marques dans tout le Canada.

La productivité est dans votre ADN? Vous recherchez des moyens d'améliorer l'efficacité et vous vous démarquez par vos compétences en matière de communication?

Si vous aimez vous tenir à jour dans vos tâches et que vous êtes à la recherche d'une carrière stimulante qui vous permettra de mettre à profit votre sens de l'organisation, nous avons une excellente opportunité de carrière pour vous à notre siège situé à Laval (poste hybride).

Vous pourrez rejoindre une équipe dynamique d'innovateurs et participer à la gestion des opérations quotidiennes.

En tant qu' Adjoint(e) administratif(ve) au niveau exécutif et opérationnel , vous jouerez un rôle déterminant dans l'amélioration de l'efficacité et de la performance.

Vous serez chargé(e) de gérer avec succès le calendrier de la direction et de fournir un soutien administratif pour les opérations quotidiennes et les projets spéciaux.

Ce poste est idéal pour toute personne bilingue, soucieuse du détail et du client, ayant un sens aigu des priorités et la capacité de travailler sous pression dans un environnement en constante évolution, tout en étant passionnée par la résolution de problèmes et l'entraide.

L’affichage de ce poste se termine le 1 juillet 2024.

Responsabilités

Voici à quoi ressemblera votre quotidien

Dans ce rôle, vous devrez :

Planifier et organiser

• Prendre en charge la gestion de l’agenda : priorisation des demandes, organisation des rencontres, réservation de salles, planification de repas d’affaires;
• Coordonner les préparatifs des déplacements (itinéraires, transport, hôtel) incluant faire le suivi des reçus de dépenses, et saisir les demandes de remboursements et de crédits dans le système;
• Assurer le classement et la tenue des dossiers, ainsi que la gestion des contrats;
• Offrir une aide proactive à la gestion et au suivi des tâches quotidiennes, tout en gérant des priorités changeantes et des échéances conflictuelles;

Communiquer

Fournir un soutien en matière de communication pour divers projets et livrables de l’équipe, notamment par la relecture ou la mise en page de documents et de présentations;

Assurer la gouvernance et l’amélioration des processus

• Créer et maintenir la structure organisationnelle, et veiller à l'exactitude des données sur toutes les plateformes (noms, portée de direction, etc.);
• Créer et maintenir un processus de placement des agents selon les plans de recrutement afin d'équilibrer la portée de direction entre les sites;
• Tenir à jour les dossiers des opérations;
• Collaborer avec l'équipe du retour au travail pour les retours d'absences / congés (manuels, formation);
• Cahiers de travail pour les transferts internes, les mesures de contingences, etc.;
• Piloter le processus de réalisation de la formation continue;
• Superviser certains rapports d'alerte des opérations.

Qualifications

Voici ce dont vous avez besoin pour réussir :

• Vous avez l'esprit d'équipe et savez résoudre les problèmes. Vous êtes une personne positive, calme, ouverte d'esprit, dotée d'un fort esprit de collaboration et d'excellentes compétences en communication interpersonnelle, capable de résoudre des problèmes inattendus et de prendre des décisions afin de hiérarchiser les tâches et de gérer les ressources.
• Vous êtes proactif(ve). Vous faites preuve de prévoyance en apportant un soutien exceptionnel au Vice-président principal des opérations.
• Vous savez gérer plusieurs tâches simultanément. Vous pouvez coordonner plusieurs projets de front de façon autonome dans un environnement en évolution rapide, tout en démontrant un grand souci du détail.
• Vous faites preuve d'un grand professionnalisme et intégrité . Vous savez traiter les informations confidentielles et sensibles avec discrétion et tact.
• Vous êtes bilingue (français et anglais), à l’oral et à l’écrit.
• Vous maitrisez aisément les logiciels de la suite Office (principalement Excel).

Pourquoi travailler chez Nordia?

Les gens sont ce qui rend Nordia unique. Et nous nous efforçons d'embaucher et de retenir les meilleurs. Nous offrons une rémunération compétitive, un environnement de travail stimulant, d'excellents avantages sociaux et une multitude d'opportunités pour faire avancer votre carrière.

Nous offrons un environnement de travail hybride, alternant entre le travail à domicile et notre siège social moderne situé au centre-ville de Laval.

Selon la dernière enquête interne, nos employés le confirment : 90 % d'entre eux recommanderaient Nordia comme employeur à leur famille et à leurs amis! Nous figurons également sur la prestigieuse liste de Waterstone des cultures d'entreprise les plus admirées au Canada, et nous avons été honorés pour notre excellence en matière de ressources humaines lors du récent gala des prix Dunamis.

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Opportunités de carrière

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