Secrétaire administrative au Bureau de l'international

Description sommaire :

Service : Bureau de l’international

Statut : Personne salariée remplaçante à temps complet

Supérieure immédiate : Karine Blondin

Titulaire : Mélanie Bouthiette-Chartrand

• Période : Dès que possible, pour une durée indéterminée *;
• Salaire : De 24,56$ à 28,33$ l’heure;
• Horaire : Du lundi au vendredi 8h30 à 16h30;

Lieu de travail : 3800, rue Sherbrooke Est, Montréal.

ou au retour de la titulaire ou jusqu’à ce que nous mettions fin à ce remplacement.

Fonctions :

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à accomplir diverses tâches de secrétariat, dont les plus complexes, en collaboration avec une ou plusieurs personnes.

Principales tâches et activités : Assurer le service de première ligne auprès de la clientèle et s’assurer de les orienter adéquatement :

• Accueillir les visiteurs et assurer les tâches associées à la réception, incluant la perception et la distribution de la correspondance ;
• Recevoir et diriger les appels téléphoniques et les courriels vers la ressource appropriée;
• Répondre aux besoins d’information générale des usagers pour le service.

Réaliser les travaux administratifs et de secrétariat liés au déroulement des opérations du service :

• Tenir à jour l’agenda de la directrice adjointe;
• Organiser les activités liées aux rencontres internes ou externes du service, notamment :
• Effectuer la réservation et la préparation des locaux, préparer la documentation requise, procéder aux envois et rappels;
• Au besoin, dresser le compte rendu des réunions et en assurer les suivis nécessaires;
• Tenir à jour les échéanciers et en vérifier le respect ;
• Faire la gestion des courriels de la direction.
• Assister la directrice adjointe dans la conception et la rédaction de documents, de notes de service ainsi que la correspondance courante et communiquer les informations relevant de sa compétence;
• Concevoir les gabarits, mettre en forme et faire la révision de documents (lettres, présentations, tableaux de compilation, etc.
• requis par le service (interculturel, international, recrutement, recherche, autres);
• Participer au développement du système de classement et d’archivage du service et en assurer le suivi, établir les procéduriers et les bases de données et assurer la gestion documentaire du service;
• Tenir à jour et assurer le traitement des comptes de dépenses des membres de l'équipe, des feuilles de temps et de divers formulaires ;
• Effectuer les opérations nécessaires pour l’approvisionnement des ressources matérielles et informatiques, incluant fax et photocopieur;
• Effectuer des recherches et préparer la synthèse des problèmes et des questions complexes.

Description détaillée : Fournir un support logistique pour la mise en valeur des activités de l’équipe, la vitrine, le site web, les expositions et les semaines thématiques :

• Préparer la vitrine thématique en collaboration avec les membres de l’équipe;
• Mettre à jour les différentes pages du site web;
• Soutenir les professionnelles dans l’organisation des expositions en lien avec les semaines thématiques ou les différentes activités;
• Préparer de courts résumés d’activités pour l’Hebdo Maisonneuve;
• Préparer les affiches promotionnelles pour les activités selon les gabarits fournis par les Communications.

Fournir un support administratif pour certaines tâches :

• Assurer les suivis administratifs :
• Faire les réservations de locaux et effectuer les modifications nécessaires pour les activités organisées;
• Fournir aux chercheurs un bilan de leurs dépenses à chaque trimestre;
• Apporter un soutien administratif lors de leur bilan financier annuel.

Fournir un soutien administratif pour les activités de recherche au Collège :

• Réaliser les travaux administratifs et de secrétariat liés au déroulement des opérations du volet de la recherche tels que concevoir les gabarits, mettre en forme et faire la révision de documents (lettres, présentations, tableaux de compilation, etc.);
• Effectuer le suivi administratif pour la gestion interne des fonds de recherche des chercheurs du Collège;
• Faire le suivi des demandes de remboursement des chercheurs et des paiements avec le service des finances;
• Fournir aux chercheurs un bilan de leurs dépenses à chaque trimestre;
• Apporter un soutien administratif lors de leur bilan financier annuel.
• Soutenir le volet logistique du Comité d’éthique sur la recherche;
• Soutenir au besoin le professionnel responsable du dossier de la recherche, notamment la correspondance;
• Tenir à jour le suivi des indicateurs du Plan stratégique liés au dossier de la recherche;
• Soutenir la préparation des activités de diffusion de la recherche au Collège (répertoires, mise à jour de contenus sur le site web, diffusion dans l’Intranet, etc.).

Tâches diverses :

Formuler des recommandations relatives à l’amélioration de méthodes et procédures de travail.

Accomplir au besoin toutes autres tâches connexes.

Qualifications requises : Scolarité

Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.

Expérience

Posséder quatre (4) années d’expérience pertinente.

Exigences

• Maîtriser la langue française à l’oral et à l’écrit. La personne doit réussir le test écrit;
• Maîtriser les logiciels Word et Excel. La personne doit réussir les tests Word et Excel;

Atouts

• Compétences artistiques;
• Connaissance des logiciels Moodle, MIA et Clara;
• Connaissance des médias sociaux;
• Connaissance de l’anglais;
• Compétences interculturelles et aptitudes à travailler avec une clientèle diversifiée;
• Connaissance de la gestion des fonds de recherche des chercheurs du Collège;
• Connaissance de la plateforme Survey Monkey.

Spécifications :

Le Collège de Maisonneuve souscrit à la Loi sur l’accès à l’égalité en emploi dans des organismes publics pour les personnes visées, soit les femmes, les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées.

Les personnes handicapées qui le désirent peuvent recevoir de l’assistance pour le processus de présélection et de sélection.

Seuls les candidats retenus, lors de la présélection, reçoivent un appel afin d’être convoqués au(x) test(s) de sélection et à l’entrevue.