Coordinateur(trice) de l'administration des RH et de l'OSC / HR Admin & CSO CoordinatorKeolis North America • Terrebonne, Lanaudière, CA

Coordinateur(trice) de l'administration des RH et de l'OSC / HR Admin & CSO Coordinator

Keolis North America • Terrebonne, Lanaudière, CA

10 days ago

Job type

Full-time

Job description

Overview

Canada Rail , coentreprise entre Keolis Canada et SNCF Voyageurs, unit l’expertise de Keolis, leader mondial du transport public, à l’expérience internationale de SNCF Voyageurs en transport ferroviaire de passagers, à grande et à vitesse conventionnelle. Ensemble, elles tirent parti de leurs connaissances pratiques acquises à travers l’exploitation de lignes ferroviaires de voyageurs partout dans le monde.

Keolis Canada est un acteur majeur dans le développement de solutions de mobilité innovantes, centrées sur les passagers et adaptées à l evolution des besoins des voyageurs et aux attentes des collectivités locales. Son portefeuille diversifié comprend le transport ferroviaire, le transport interurbain et urbain, les tramways, les navettes autonomes électriques et le transport aéroportuaire.

Depuis plus de 20 ans, Keolis Canada s est imposé comme un acteur incontournable de la mobilité au Canada, exploitant des réseaux de bus, d autocars et de tramways dans de grandes villes comme Montréal, Québec, Toronto, Calgary, Edmonton, Vancouver, Kitchener et Ottawa. Membre du groupe Keolis – détenu à 70 % par SNCF et à 30 % par la Caisse de dépôt et placement du Québec (CDPQ) –, nous bénéficions du soutien d'un réseau de 70000 collaborateurs répartis dans 13 pays et générons un chiffre d'affaires de 7 milliards d'euros (11 milliards de dollars canadiens).

SNCF Voyageurs est une filiale du groupe SNCF qui couvre l'ensemble de la chaîne du voyage, de la vente et du transport à la maintenance et à la sécurité, plaçant le client au cœur de ses préoccupations, en France et en Europe. Forte de plus de 80 ans d'expérience, SNCF Voyageurs opère sous plusieurs marques commerciales, chacune s'adressant à un segment spécifique du marché ferroviaire. SNCF Voyageurs transporte plus de 5 millions de voyageurs par jour et exploite 15000 trains par jour, avec environ 67000 employés. Son chiffre d'affaires a atteint 20 milliards d'euros (31 milliards de dollars canadiens) en 2024.

SNCF Voyageurs a pour mission d'offrir un transport sûr, accessible et efficace aux voyageurs, tout en favorisant la transition écologique par le rail. Elle exploite des services à grande vitesse en France et en Europe, des trains longue distance, des services régionaux et des services internationaux à grande vitesse avec Eurostar et Thalys (du groupe Eurostar) ou Lyria.

Keolis Canada est fière de participer au projet de train à grande vitesse Alto, reliant Québec à Toronto, en tant que partenaire expérimenté du consortium Cadence . Ce consortium, composé de CPDQ Infra, AtkinsRéalis, SYSTRA Canada et Air Canada, a été sélectionné par le gouvernement canadien pour développer ce projet à l issue d'un appel d'offres rigoureux.

Grâce à notre expertise, nous contribuerons à ce projet phare qui révolutionnera la mobilité au Canada pour les générations futures.

Et ce n est qu'un début! Poursuivant notre croissance, nous recherchons des professionnels passionnés et talentueux pour contribuer à façonner l avenir du train à grande vitesse au Canada. De nombreuses autres opportunités seront bientôt disponibles!

www.keolis.ca, https : / / www.sncf-voyageurs.com, www.cadence.info

Votre rôle

Relevant du Responsable, volet ressources humaines, le Coordinateur de l administration des RH et de l OSC assure le soutien administratif, technique et opérationnel nécessaire au bon fonctionnement des activités RH. Il veille à la gestion rigoureuse des dossiers employés, des avantages sociaux et des données dans le système RH, tout en collaborant étroitement avec les équipes internes afin d’assurer l’exactitude et la conformité des informations.

Principales responsabilités

Gestion administrative des ressources humaines

Réaliser les étapes nécessaires dans le SIRH « UKG » pour toute modification liée aux dossiers employés, afin d’assurer la mise à jour et l’intégrité des données;
Gérer les banques de temps et congés : mettre à jour et effectuer les bascules, notamment des banques de vacances, congés personnels, maladies, fériés dans le SIRH, en assurant l’exactitude des données et la conformité aux politiques et aux conventions collectives;
Effectuer le suivi administratif des terminaisons et fins de probation (documents de démission, remise des biens, suivi avec la paie, retraits aux régimes d’assurances collectives et de retraite)
Rédiger et classer divers documents RH (lettres de changement de poste ou de salaire, confirmations d’emploi, ententes de remboursement ou tous autres documents administratifs);
S’assurer que tous les formulaires et autorisations nécessaires sont reçus et conservés aux dossiers employés;
Veiller à la bonne gestion et au suivi des remises syndicales, en s’assurant de la conformité aux conventions collectives et aux échéances établis;
Gérer les cotisations et modifications aux régimes de retraite en cours d’emploi;
Appliquer les exonérations de primes, ajustements et rédiger les ententes de remboursement liés aux dossiers d’invalidité ou de CNESST, conformément aux directives transmises par l’équipe des avantages sociaux;
Contribuer au processus de réadhésion annuel, aux suivis liés aux périodes de référence en matière de réclamation et répondre aux demandes administratives des employés.
Avoir la charge de la facturation reçue pour l’ensemble de la division RH et être le point de contact pour la division Finances lorsque requis ;
Faire des recommandations à la direction au niveau des processus RH (compilation des informations, production de tableaux de bord, définition des grands constats et opportunités, etc.) ;
Réviser et cartographier les processus ressources humaines, tout en proposant des initiatives pour les améliorer en continu ;
Contribuer à toutes autres tâches pouvant supporter l’équipe et la direction ressources humaines.

Conformité et sécurité

Assurer la gestion des données, la production de rapports réguliers et le suivi des indicateurs de conformité.

Coordonner les échanges avec les tiers parties réglementaires afin de garantir le respect des exigences légales et la bonne transmission des informations requises.

Profil recherché

Connaissances et expérience

Détenir un DEC ou un BAC en ressources humaines, administration ou domaine connexe;

Minimum de cinq ans d’expérience dans un rôle similaire en ressources humaines et avantages sociaux ;

Connaissance des régimes d’avantages sociaux;

Connaissance du système UKG (un atout);

Avoir travaillé dans un environnement syndiqué (atout considérable);

Compétences clés

Bonne capacité d’analyse, d’organisation et de gestion des priorités.

Excellent sens de l’organisation et habileté à être multi-tâches ;

Avoir le souci du détail et faire preuve de rigueur dans la qualité du travail remis ;

Faire preuve d’une grande discrétion dans le traitement de l’information confidentielle ;

Excellentes compétences en MS Office.

Qualités personnelles recherchées : vision à long terme, proactivité, esprit collaboratif, souci du détail, capacité à innover lorsque nécessaire, et quête constante de l’excellence.

Adhésion aux valeurs et principes de l entreprise concernant l engagement des employés, l’excellence opérationnelle, la sécurité, la satisfaction client, la responsabilité sociétale d entreprise et la performance économique.

Excellentes compétences en communication écrite, verbale et en présentation dans les deux langues officielles.

Disposé à déménager à Montréal, Canada, en fonction des exigences du projet.

Nos valeurs

Respect des personnes : Nous nous engageons à créer une culture d'inclusivité et de respect dans chaque interaction.

Intégrité : Nous agissons avec transparence et respectons les normes éthiques les plus élevées.

Gestion responsable : Nous donnons la priorité à la durabilité, en assurant une valeur à long terme pour les communautés et l environnement que nous servons.

Excellence : Nous aspirons à une amélioration continue et à l'innovation dans tous les aspects de notre travail.

Collaboration : Nous croyons en la puissance des perspectives diverses et du travail d'équipe pour favoriser le succès.

Pourquoi rejoindre Canada Rail?

✅ Rémunération et avantages compétitifs : Salaire attractif, primes de performance, assurances collectives et programmes de formation continue.

✅ Une opportunité unique de carrière : Développez vos compétences au sein d’un consortium de renom.

✅ Un environnement collaboratif : Travaillez avec les meilleurs experts en ingénierie et exploitation ferroviaire .

Chez Canada Rail nous sommes fiers de promouvoir l’égalité des chances en emploi et nous nous engageons à bâtir des équipes qui reflètent la diversité de la société canadienne. Nous visons à éliminer les obstacles à l’accessibilité en emploi et à offrir un environnement de travail inclusif et équitable, où chaque personne est valorisée, quelles que soient son identité ou ses origines, afin de lui permettre de réaliser pleinement son potentiel. Nous encourageons activement les candidatures des Premières Nations ainsi que celles des individus issus de divers horizons.

Prêt à façonner l’avenir du transport ferroviaire au Canada ? Postulez dès maintenant et franchissez une nouvelle étape dans votre parcours professionnel avec nous!

Nous traitons les renseignements personnels recueillis dans le cadre du recrutement conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Ils seront utilisés uniquement pour évaluer votre candidature et protégés selon nos mesures de sécurité. En postulant, vous consentez à leur utilisation.

Veuillez noter : L emploi est sujet à des vérifications pré-embauche, y compris les vérifications des antécédents d’emploi.

English version

Canada Rail , a joint venture between Keolis Canada and SNCF Voyageurs, combines the expertise of Keolis, a global leader in public transport, with the international experience of SNCF Voyageurs in passenger rail, both high-speed and conventional. Together, they leverage their practical knowledge acquired through the operation of passenger rail lines around the world.

Keolis Canada is a leading player in the development of innovative, passenger-focused mobility solutions tailored to the evolving needs of travelers and the expectations of local communities. Its diverse portfolio includes rail transport, intercity and urban transit, tramways, electric autonomous shuttles, and airport transportation.

For over 20 years, Keolis Canada has established itself as a key mobility player in Canada, operating bus, coach, and tram networks in major cities such as Montreal, Quebec City, Toronto, Calgary, Edmonton, Vancouver, Kitchener, and Ottawa. As a member of the Keolis Group—70% owned by SNCF and 30% by the Caisse de dépôt et placement du Québec (CDPQ)—we benefit from the support of a network of 70,000 employees across 13 countries, with a turnover of €7 billion (CAD 11 billion).

SNCF Voyageurs is a subsidiary of the SNCF Group, covering the entire travel chain, from sales and transport to maintenance and security, with the customer at the center, in France and Europe. Inheriting more than 80 years of experience, SNCF Voyageurs operates under several commercial brands, each addressing a specific segment of the rail market. SNCF Voyageurs transports more than 5 million passengers daily and operates 15,000 trains daily, with around 67,000 employees. Its turnovers reached € 20 billion (CAD 31 billion) in 2024.

SNCF Voyageurs’ mission is to provide safe, accessible and efficient transport for passengers, while promoting the ecological transition through rail. It operates high-speed services in France and Europe, long-distance trains, regional services and international high-speed services with Eurostar and Thalys (under Eurostar Group) or Lyria.

Keolis Canada is proud to participate in the Alto high-speed train project, connecting Quebec City to Toronto, as an experienced partner within the Cadence consortium. This consortium, including CPDQ Infra, AtkinsRéalis, SYSTRA Canada, and Air Canada, was selected by the Canadian government to develop this project following a rigorous bidding process.

With our expertise, we will contribute to this landmark project which is set to revolutionize mobility in Canada for future generations.

And this is just the beginning! As we continue to grow, we are looking for passionate and talented professionals to help shape the future of high-speed rail in Canada. Many more opportunities will be available soon!

www.keolis.ca, https : / / www.sncf-voyageurs.com, www.cadence.info

Your Role

Reporting to the Human Resources Workstream Leader, the HR Admin and CSO Coordinator provides the administrative, technical, and operational support necessary for the effective functioning of HR activities. They ensure the accurate management of employee files, benefits, and data within the HR system, while working closely with internal teams to maintain the accuracy and compliance of all information.

Key Accountabilities

Administrative Management of Human Resources

Carry out the necessary steps in the HRIS “UKG” for any changes related to employee records, ensuring data accuracy and integrity.

Manage time-off and leave banks : update and process rollovers (vacation, personal, sick, and statutory holidays) in the HRIS, ensuring data accuracy and compliance with company policies and collective agreements.

Handle the administrative follow-up for terminations and end-of-probation cases (resignation documents, return of company property, payroll coordination, removal from group insurance and pension plans).

Draft and file various HR documents (letters regarding position or salary changes, employment confirmations, reimbursement agreements, or other administrative documents).

Ensure that all required forms and authorizations are received and properly filed in employee records.

Oversee the accurate management and tracking of union remittances, ensuring compliance with collective agreements and established deadlines.

Manage contributions and changes to pension plans during employment.

Apply premium exemptions, adjustments, and prepare reimbursement agreements related to disability or CNESST cases, in accordance with guidelines provided by the benefits team.

Contribute to the annual re-enrollment process, follow up on claim reference periods, and respond to employees’ administrative inquiries.

Manage invoicing for the entire HR division and act as the point of contact for the Finance department when required.

Provide recommendations to management regarding HR processes (data compilation, dashboard creation, identification of key findings and improvement opportunities, etc.).

Review and map HR processes, proposing continuous improvement initiatives.

Contribute to any other tasks that support the HR team and management.

Compliance and Security

Manage data, produce regular reports, and track compliance indicators.

Coordinate communications with regulatory third parties to ensure legal compliance and the accurate transmission of required information.

Profile Sought

Knowledge and Experience

College diploma or bachelor’s degree in human resources, Administration, or a related field.

Minimum of five years of experience in a similar Human Resources and Benefits role.

Knowledge of employee benefits programs.

Familiarity with the UKG system (an asset).

Experience working in a unionized environment (a strong asset).

Key Skills

Strong analytical, organizational, and priority management skills.

Excellent organizational abilities and capacity to multitask.

Strong attention to detail and a commitment to producing high-quality work.

Demonstrated discretion in handling confidential information.

Proficiency in MS Office applications.

Desired personal qualities : long-term vision, proactivity, teamwork, attention to detail, ability to innovate when needed, and a constant drive for excellence.

Alignment with the company’s values and principles regarding employee engagement, operational excellence, safety, customer satisfaction, corporate social responsibility, and financial performance.

Excellent written, verbal, and presentation skills in both official languages.

Willingness to relocate to Montreal, Canada, depending on project requirements.

Our Values

Respect for People : We foster a culture of inclusivity and respect in every interaction.

Integrity : We operate with transparency and uphold the highest ethical standards.

Stewardship : We prioritize sustainability, ensuring long-term value for communities and the environment.

Excellence : We strive for continuous improvement and innovation in all aspects of our work.

Collaboration : We believe in the power of diverse perspectives and teamwork to drive success.

Why joining Canada Rail?

✅ Competitive compensation and benefits : Attractive salary, performance bonuses, group insurance, and continuing education programs.

✅ A unique career opportunity : Develop your skills within a renowned consortium.

✅ A collaborative environment : Work with top experts in railway engineering and operations.

At Canada Rail, we are proud to promote equal employment opportunities and are committed to building teams that reflect the diversity of Canadian Society. We aim to remove barriers to employment accessibility and provide an inclusive and equitable work environment, where every person is valued, regardless of their identity or background, to enable them to achieve their full potential. We actively encourage applications from First Nations as well as individuals from diverse backgrounds.

Ready to shape the future of rail in Canada ? Postulez dès maintenant et franchissez une nouvelle étape dans votre parcours professionnel avec nous!

We process personal information collected during recruitment in accordance with the Act respecting the protection of personal information in the private sector. It will be used solely to evaluate your application and will be protected by our security measures. By applying, you consent to its use.

Please note : Employment is subject to pre-employment checks, including employment background.