Coordonateur.trice administratif.ve principal.e de direction régionale, Est du Canada

Relevant directement de la vice-présidente régionale, le.a coordonateur.trice administratif.ve principal.e joue un rôle de premier plan dans la gouvernance, la coordination des tâches administratives et la gestion de projet.

La personne collaborera dans un environnement hybride et doit être capable de travailler sous pression et de jongler avec plusieurs mandats simultanément.

Tout en demeurant flexible, proactif.ve et efficace, la personne aura la capacité de faire preuve d’un bon jugement dans diverses situations, ainsi que la capacité de maintenir un équilibre réaliste entre plusieurs priorités.

La personne est reconnue pour sa proactivité et pour son sens de l’organisation en plus de sa capacité d’adaptation et sa rigueur.

Le.a candidat.e idéal.e doit avoir d'excellentes compétences en communication orale et écrite et être capable d'organiser son travail en utilisant des outils tels que la Suite Microsoft Office.

Responsabilités spécifiques

• Supporter la vice-présidente et les membres de son équipe de direction dans la planification et communication de projets stratégiques et d’amélioration continue;
• Supporter la vice-présidente et les membres de son équipe de direction dans l’élaboration des stratégies et des plans de gestion du changement;
• Participer à la cartographie des processus clés (process mapping);
• Valider la réalisation des différents jalons;
• Rédiger, mettre en page et présenter les rapports d’avancement;
• Effectuer des différents suivis relatifs à la réalisation des projets;
• Compléter le bilan final de fin de projet et en faire un post-mortem.
• Mettre en place un cadre de gestion permettant l’exécution sans failles des processus clés, projets et initiatives stratégiques
• Développer des indicateurs clés de performances afin d’assurer le suivi accru des activités opérationnelles, déterminer les paramètres d’application, comprenant la fréquence des rapports et les plans de communication;
• Collaborer avec les différents intervenants afin de favoriser un environnement de travail mobilisant et gratifiant;
• Travailler en étroite collaboration avec les diverses fonctions afin d’assurer le respect et l’application des règles, règlements, procédures et lois applicables;
• Agir en tant que chef d’orchestre au sein de l’équipe de gestion afin d’assurer la coordination des différents processus, projets et initiatives stratégiques.
• Participer à la préparation, à la révision, à la rédaction, à la traduction, s’il y a lieu, et à la production des présentations;
• Compléter et mettre à jour les différents rapports de fin de période, vérifier les comptes de frais des services et relever les écarts;
• Rédiger et transmettre la correspondance générale ou confidentielle de la vice-présidente;
• Participer à la préparation et à la mise à jour des dossiers électroniques;
• Travailler en étroite collaboration avec la vice-présidente afin de la tenir informée des engagements et des responsabilités à venir, et effectuer les suivis appropriés;
• Organiser les déplacements et procéder aux réservations requises de voyages (vols, hôtel, restaurant, location de voiture, etc.);
• Préparer les comptes de frais et les envoyer pour approbation;
• Tenir à jour l’agenda de la vice-présidente de manière efficace et optimale.

Expérience minimale requise

Nécessite généralement plus de 5 ans d’expérience connexe.

Formation et compétences supplémentaires

Le titulaire de ce poste fournira un soutien quotidien aux clients internes et / ou externes à l’extérieur du Québec et / ou des États-Unis.

Par conséquent, il / elle doit maîtriser l’anglais parlé et écrit. Veuillez noter que le nombre de postes nécessitant des compétences en anglais a été limité dans la mesure du possible.

• Maîtriser la suite d’applications MS Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Teams, SharePoint, Forms, etc.);
• Avoir de la facilité avec les chiffres et posséder de l’expérience en présentation de document;
• Travailler avec précision et efficacité;
• Être en mesure de travailler de manière autonome, avec un minimum de supervision;
• Posséder des aptitudes pour la planification, l’organisation et la gestion des activités en fonction des priorités;
• Habileté à travailler en collaboration avec une équipe et à communiquer efficacement avec les collaborateurs et les clients;
• Disposer de très solides aptitudes interpersonnelles et capacité à créer des relations avec les parties prenantes, y compris les dirigeants, tout le personnel, les entrepreneurs et les clients;
• Démontrer un haut niveau de professionnalisme; la capacité démontrée de traiter des renseignements confidentiels est cruciale dans ce rôle ;
• Savoir identifier les urgences, prendre action lorsque nécessaire et avoir la capacité de travailler sous pression;
• Être reconnu.e pour son autonomie, son souci du détail, son leadership, sa discrétion, sa flexibilité, son implication et sa proactivité.

Career Level IC Business Support B4

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Our Base Pay Range for this position

$43,900 - $73,100