Adjointe administrative / Administrative assistant

Description du poste

Travaillant au sein d’une équipe dynamique, le représentant(e) doit être la ressource-clé et assurer le bon fonctionnement des opérations quotidiennes de l’entreprise.

Ce poste est divisé en deux volets, services clients et comptabilité.

Volet Comptabilités - fonctions

Vous travaillerez en étroite collaboration avec la directrice générale et vos tâches seront :

• Effectuer la facturation clients
• Effectuer les suivis des paiements clients
• Participer aux analyses et aux rapports mensuels
• Effectuer plusieurs autres tâches reliées à la comptabilité

Volet Ventes - fonctions

Pour ce volet, vous travaillerez aussi en étroite collaboration avec le directeur des ventes et le directeur technique et vos tâches seront :

• Établir de bonnes relations avec nos agents et nos distributeurs
• Effectuer les soumissions et tous les suivis requis
• Faire l'entrée des commandes avec exactitude et rapidité
• Produire les confirmations de commandes pour les clients
• Faire le suivi des commandes et des délais de livraison
• Produire les rapports de ventes mensuellement

Working in a dynamic team, the representative must be the key resource and ensure the smooth running of the day-to-day operations of the company.

This position is divided into two parts, customer services and accounting.

Accounting section - functions

You will work closely with the Executive Director and your duties will be :

• Perform customer billing
• Track customer payments
• Participate in monthly analyses and reports
• Perform several other accounting related tasks

Sales - Functions

For this component, you will also work closely with the Sales Manager and the Technical Director and your tasks will be :

• Build good relationships with our agents and distributors
• Complete the submissions and all follow-ups required
• Order entry accurate and timely
• Produce order confirmations for customers
• Track orders and delivery times
• Generate monthly sales reports

Requirements

Habiletés requises

• Vous avez de l'expérience au niveau du service client
• Vous avez le sens des priorités et de l'organisation
• Vous avez la capacité à gérer les tâches multiples avec minutie
• Vous faites preuve d'intégrité, de discrétion et de confidentialité
• Vous êtes un joueur d'équipe et êtes reconnu pour votre ouverture d'esprit
• Vous avez des connaissances avec des logiciel comptable / ERP - MRP

Qualifications requises

• Diplôme collégial en administration ou dans un domaine pertinent ou combinaison d'expérience et de formations
• 2 ans d'expérience dans des fonctions similaires
• Parfaitement bilingue (parlé - écrit)
• Maitrise des outils de la suite Microsoft Office (Word, Excel)
• Maitrise de la suite Adobe

Required skills

• You have experience in customer service
• You have a sense of priorities and organization
• You have the ability to manage multiple tasks with thoroughness
• You demonstrate integrity, discretion and confidentiality
• You are a team player and are known for your open-mindedness
• You have knowledge with accounting / ERP software - MRP

Required qualifications

• College degree in administration or relevant field or combination of experience and training
• 2 years of experience in similar functions
• Fluently bilingual (spoken - written)
• Command of the tools of the Microsoft Office suite (Word, Excel)
• Adobe suite mastery

Benefits

Advantages :

• Environnement de travail stimulant qui mobilise les idées de chacun
• Assurance complete
• Stationnement sur place

Advantages :

• A stimulating work environment that mobilizes everyone's ideas
• Complete insurance
• Parking on site
6 days ago