Office Jobs in Montreal, QC

Nous sommes à la recherche d'un(e) Office Manager dynamique et enthousiaste pour rejoindre notre équipe au cœur de Montréal !

Ce poste central et essentiel est l'occasion parfaite de contribuer activement à la vie de l'entreprise tout en assurant le bon fonctionnement de nos bureaux.

En tant qu'Office Manager, tu seras responsable de l'organisation et de la gestion administrative au quotidien, tout en jouant un rôle clé dans la coordination des événements internes et dans la création d'une ambiance conviviale pour l'équipe.

Présence au bureau : 4 jours par semaine au centre-ville de Montréal

Ce que nous recherchons :

• Une personnalité organisée, toujours de bonne humeur et proactive.
• Un goût prononcé pour la coordination, l'organisation d'événements et la gestion administrative.
• Une capacité à instaurer une atmosphère positive et engageante au bureau.
• Un véritable esprit d'équipe et un enthousiasme à toute épreuve.
• Une personne qui parle français et anglais couramment (Bureaux présents au Québec, en France et en Ontario)
• Minimum 2 ans d’expérience dans une fonction similaire (Office Manager, Assistant(e) de direction, etc.).
• Bonne connaissance des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et des logiciels de gestion de bureau.
• Compétences en gestion de fournisseurs et en négociation de contrats.
• Une expérience dans la gestion de la santé et du bien-être des employés serait un plus.
• Une expérience dans la mise en place de la norme ISO 9001 serait un atout

Tes missions : L’Office Manager est responsable du bon fonctionnement quotidien du bureau, en s'assurant que les services de bureau, les équipements et les services de support sont efficaces et bien gérés. Tu contribues également à l’organisation des événements internes et externes et au bien-être des employés.

1. Gestion du bureau et de son bon fonctionnement :

o Assurer l’accès et la sécurité du bureau (clés, badges d’accès, etc.).

o Gérer les stocks (fournitures de bureau, matériel informatique, etc.) et passer les commandes nécessaires pour maintenir une disponibilité constante.

o Superviser la propreté et l'entretien général du bureau.

o Gérer les aspects logistiques liés à l'usage des espaces de travail.

2. Gestion des fournisseurs de services :

o Identifier, sélectionner et entretenir des relations avec les fournisseurs de services (nettoyage, maintenance, sécurité, etc.).

o Suivre les contrats et veiller à la qualité des services fournis.

o S’assurer de la conformité des prestations (facturation, contrat, délais).

3. Gestion informatique du bureau et des équipements pour les employés :

o Gérer l’infrastructure informatique et de télécommunication du bureau (ordinateurs, logiciels, connexions réseau, etc.).

o Assurer la maintenance, les mises à jour et le support technique pour les employés.

o Assurer la gestion et l'approvisionnement des équipements de bureau (téléphones, imprimantes, mobilier, etc.).

4. Gestion du parc automobile :

o Gérer l’utilisation et l'entretien du parc automobile de l’entreprise, y compris les véhicules de fonction et les services de partage de voiture (Communauto).

o Organiser la planification des véhicules pour les employés.

o Suivre les coûts liés à l’entretien, l’assurance et la gestion des véhicules.

5. Organisation des événements (internes et externes) :

o Organiser des événements internes (fêtes de Noël, anniversaires d'entreprise, réunions stratégiques, séminaires, etc.).

o Planifier et coordonner les événements externes de l’entreprise (conférences, etc.).

o Gérer les invitations, les lieux, la logistique et le budget des événements.

6. Assistance sur la communication (entrants / sortants) :

o Gérer les communications internes et externes de l'entreprise (réception des appels, gestion du courrier, accueil des visiteurs).

o Assurer la bonne transmission de l’information entre les différents services et les partenaires externes.

o Rédiger et diffuser des notes de service, annonces et informations aux employés.

7. Mise en place de certifications et actions pour le mieux-être des employés :

o Mettre en place des initiatives et des actions pour améliorer le bien-être au travail (certifications, programmes de bien-être, ergonomie, etc.).

o Promouvoir des actions de prévention en matière de santé et sécurité.

o Organiser des formations et des séminaires pour le développement personnel et professionnel des employés.