Coordonnateur(trice) de projets (secteur pharmaceutique) Lieu : Montréal, QC - mode hybride (télétravail les lundis et vendredis; présence au bureau du mardi au jeudi)
Durée du contrat : 12 mois, avec possibilité de prolongation selon la performance et les besoins organisationnels
Horaire : 37,5 heures par semaine
Taux horaire : 36 $ à 39 $/heure, plus indemnité de vacances
À propos du poste Nous sommes à la recherche d'un(e) coordonnateur(trice) de projets proactif(ve) et très organisé(e) pour soutenir une équipe dynamique axée sur l'accès au marché et les partenariats en pharmacie. Dans ce rôle, vous contribuerez à coordonner diverses initiatives, à optimiser les opérations et à agir comme point de liaison clé entre les équipes internes et les partenaires externes.
La personne retenue saura anticiper les défis, gérer des priorités concurrentes et contribuer efficacement à la mise en œuvre des projets, des processus et des communications.
Principales responsabilités - Coordonner la création et le suivi des bons de commande et des factures dans les systèmes d'approvisionnement, en assurant un suivi précis des budgets et des dépenses.
- Participer à l'organisation de congrès et d'événements, incluant la coordination de la logistique, du matériel et des horaires des participants.
- Soutenir les communications liées aux mises à jour de produits, aux lancements, aux ruptures d'approvisionnement et aux ajustements de prix.
- Fournir un soutien administratif pour les ententes d'achats de groupe, en veillant à la collecte et à la soumission des informations requises dans les délais.
- Assurer le suivi des budgets mensuels, concilier les bons de commande ouverts et contribuer à l'exactitude des charges à payer.
- Maintenir et organiser la documentation des projets dans des systèmes partagés et garantir une bonne gestion des dossiers clés.
- Participer aux réunions d'équipe et collaborer avec des partenaires interfonctionnels afin d'améliorer les processus et partager les bonnes pratiques.
- Élaborer, documenter et mettre à jour les procédures opérationnelles normalisées (PON/SOP) en collaboration avec les membres de l'équipe.
Qualifications et expérience - Minimum de 3 à 5 ans d'expérience dans un rôle administratif sénior, de coordination ou d'opérations
- Une expérience dans un environnement réglementé ou dans le secteur de la santé est considérée comme un atout
- Bilinguisme français et anglais requis (oral et écrit)*
Compétences clés - Excellente capacité à gérer plusieurs priorités et projets simultanément
- Solides aptitudes en travail d'équipe et en collaboration
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Capacité à structurer des processus et à produire de la documentation claire
- Sens aigu de l'organisation et souci du détail avec des standards de qualité élevés
- Compréhension financière et capacité à interpréter des données budgétaires
- À l'aise dans un environnement dynamique et axé sur les échéanciers
- Flexible et capable de s'adapter à des priorités changeantes et urgentes
- Professionnalisme, tact et aisance dans les interactions avec divers intervenants
- Expérience avec des systèmes d'entreprise (ex. ERP ou outils de gestion contractuelle) est un atout
- Capacité à traiter des informations confidentielles avec discrétion
Pourquoi se joindre à nous Ce poste offre l'opportunité de contribuer à des projets d'envergure dans un environnement collaboratif et en constante évolution. Vous travaillerez aux côtés de professionnels expérimentés tout en développant vos compétences en coordination de projets et en opérations.
Si ce poste vous correspond, nous vous invitons à postuler dès aujourd'hui, car notre client souhaite pourvoir le poste rapidement.
Chez Adecco, notre objectif est simple : rendre l'avenir du travail accessible à tous. Nous incarnons nos valeurs - passion, collaboration, inclusion, courage et orientation client - en favorisant un milieu où la diversité est valorisée et où chaque voix compte. Nous encourageons les candidatures provenant de tous horizons et de toutes identités. Ensemble, façonnons l'avenir du travail pour tous.
* Cet emploi nécessite d'être en contact régulier avec des partenaires situés hors
Project Coordinator (pharmaceutical) Location: Montréal, QC - hybrid schedule (remote Mondays & Fridays; onsite Tuesday to Thursday)
Contract Duration: 12-month term with potential extension based on performance and organizational needs
Work Schedule: 37.5 hours per week
Hourly Payrate: $36/hr - $39/hr plus vacation pay
About the Role We are seeking a proactive and highly organized Project Coordinator to support a fast-paced team focused on market access and pharmacy partnerships. In this role, you will help coordinate initiatives, streamline operational activities, and act as a key liaison across internal teams and external stakeholders. The successful candidate will anticipate challenges, prioritize competing demands, and contribute to the effective execution of projects, processes, and communications.
Key Responsibilities - Coordinate the setup and tracking of purchase orders and invoices across procurement systems, ensuring accurate monitoring of budgets and expenditures.
- Assist in organizing conferences and events, including coordinating logistics, materials, and participant schedules.
- Support communication efforts related to product updates, launches, supply interruptions, and pricing adjustments.
- Provide administrative support for group purchasing agreements, ensuring timely collection and submission of required information.
- Monitor monthly budgets, reconcile open purchase orders, and support accrual accuracy.
- Maintain and organize project documentation within shared systems and ensure key records are properly stored.
- Participate in team meetings and collaborate with cross-functional partners to share insights and improve processes.
- Develop, document, and update standard operating procedures (SOPs) in collaboration with team members.
Qualifications & Experience - At least 3-5 years of experience in a senior administrative, coordination, or operations role
- Experience in a regulated or healthcare-related industry is considered an asset
- Bilingual proficiency in French and English is required (spoken and written)*
Key Skills & Competencies - Strong ability to manage multiple priorities and projects simultaneously.
- Excellent teamwork and collaboration skills.
- Proficiency in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Ability to develop structured processes and documentation.
- Strong organizational and attention-to-detail skills with a focus on quality.
- Financial awareness and ability to interpret budget-related information.
- Comfortable working in a dynamic, deadline-driven environment.
- Adaptable and responsive to shifting priorities and urgent requests.
- Professional, tactful, and effective in dealing with diverse stakeholders.
- Experience with enterprise systems (e.g., ERP or contract management tools) is an asset.
- Ability to handle sensitive and confidential information with discretion.
Why Join This position offers the opportunity to contribute to meaningful projects within a collaborative and fast-moving environment. You'll work alongside experienced professionals while developing valuable project coordination and operational expertise. If this sounds like you, please apply today as our client is looking to bring someone aboard as soon as possible.
At Adecco our purpose is simple: to make the future work for everyone. We live our values, Passion, Collaboration, Inclusion, Courage, and Customers at Heart, by fostering a workplace where diversity is celebrated and every voice matters. We encourage applications from individuals of all backgrounds and identities. Together, we're making the future work for everyone.
*This position requires regular contact with partners located outside Quebec, so fluency in English is required.
