Gestionnaire principal de la documentation de l'immobilier commercial / Senior Commercial Real Estate Documentation Manager

À propos du poste :

La Division Commercial a été créée et lancée en janvier 2019 à titre de nouvelle division de Hazelview. Son portefeuille contient environ 300 000 pi2(27 870 m2) de propriétés de bureaux et de petits magasins de détail, répartis à l’échelle de l’ensemble des propriétés du portefeuille de Hazelview dans différentes provinces.

La vision commerciale de Hazelview :

Établir une nouvelle norme de marché différenciée en ce qui concerne l'expérience des courtiers commerciaux et de location à des clients commerciaux éventuels, ainsi que d’expérience d’occupation des lieux, pour créer, au final, un avantage concurrentiel qui optimise le rendement financier pour les investisseurs.

Le Gestionnaire Principal, Documentation, Immobilier Commercial fournit une expertise et dirige la rédaction de tous les documents importants relatifs à l'immobilier commercial pour notre portefeuille national.

Le titulaire de ce poste joue un rôle essentiel au sein de l'équipe commerciale, car il est indispensable pour mener à terme une transaction de location dans les délais impartis.

Le Gestionnaire, documentation & Transactions, Immobilier Commercial travaillera en étroite collaboration avec les gestionnaires de l'immobilier commercial de l'Est et de l'Ouest, ainsi qu'avec le Vice-Président, Opérations et Immobilier Commercial, et jouera un rôle de soutien dans la négociation de transactions immobilières commerciales complexes.

Responsabilités :

Administration commerciale

• Rédiger les différents documents relatifs à l'immobilier commercial tels que la lettre d'intention, l'offre de location, les baux, les avenants de renouvellement de bail, les contrats de courtage, etc.
• Rédiger tous les termes et conditions des contrats de location (sur la base de la lettre d'intention ou de l'offre de location).
• Résumer et interpréter les documents relatifs aux baux commerciaux (baux, amendements, etc.)
• Participer à des transactions immobilières commerciales complexes du début à la fin.
• Soutenir les gestionnaires de l'immobilier commercial (GIC) et le Vice-Président, Opérations et Immobilier Commercial, dans la gestion de toute la correspondance, des accords et des contrats impliqués dans la signature de contrats de courtage, la location de locaux ou le renouvellement de baux - y compris ceux en français.
• Organiser, classer, archiver la documentation et les dossiers des clients.
• Suivre et gérer tous les dossiers juridiques actifs et assurer la liaison avec les conseillers juridiques externes.
• Assurer la liaison avec toutes les parties internes et externes impliquées dans la transaction.
• Coordonner l'ensemble du processus de transaction commerciale.
• Créer d'importants modèles de documents relatifs à l'immobilier commercial, notamment le modèle de clauses de bail.
• Préparer et émettre toute la correspondance juridique avec les locataires.
• Traiter les approbations des contrats dans l'organisation ainsi que l'archivage des documents et certaines tâches administratives générales de bureau.
• Autres tâches administratives attribuées ou requises par le Vice-Président, Opérations et immobilier Commercial.

Service à la clientèle

• S'assurer qu'un niveau supérieur de coopération, de service et de soutien est fourni à tous les locataires commerciaux, garantissant ainsi la satisfaction des locataires dans l'ensemble du portefeuille.
• Maintenir de bonnes relations entre les locataires et les propriétaires en répondant rapidement aux questions des locataires.

Exigences souhaitées pour le poste :

Formation et expérience :

• Avoir terminé avec succès des études universitaires ou postsecondaires.
• Minimum de 3 ans de formation et d'expérience professionnelle dans le domaine de l'immobilier, y compris la rédaction de documents juridiques dans le domaine de l'immobilier commercial.
• Maîtrise de la suite MS Office (Excel, Word, Outlook).
• Une expérience avec Yardi serait un atout.
• Une expérience dans un rôle de service à la clientèle serait un avantage.

Qualifications :

• Est fier de produire et de livrer un travail de qualité
• Un comportement professionnel et de solides compétences en communication, tant à l'oral qu'à l'écrit, en français. Cela comprend la compréhension et l'interprétation du langage complexe des baux commerciaux en français.
• Excellentes compétences en matière de service à la clientèle.
• Capacité à écouter et à comprendre avec précision les problèmes et à y répondre de manière appropriée.
• Capacité à bien travailler et à collaborer au sein d'une équipe, mais aussi à agir de manière indépendante en faisant preuve de jugement pour évaluer des situations difficiles.
• Un excellent souci du détail et de l’exactitude est essentiel.
• Sens exceptionnel de l'organisation et du détail.
• Capacité à travailler sous pression afin de respecter les délais.
• Personne motivée, capable de faire ce qu'elle veut et n'hésitant pas à dire "aucune tâche n'est trop grande ou trop petite".
• Compétences supérieures en matière de gestion du temps et capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois, à établir des priorités et à travailler dans des délais serrés.
• Un haut degré d'intégrité, de diplomatie, de discrétion et de confidentialité.
• Défendre activement la diversité et de l'inclusion.

Hazelview Property Services Inc. est un employeur qui adhère à des politiques d’inclusion et d’égalité d’accès à l’emploi.

Si vous avez besoin de mesures d’adaptation en raison d’une invalidité pour prendre part au processus de recrutement, veuillez nous écrire par courriel.

Nous répondrons à vos besoins en vertu du Code des droits de la personne. Les renseignements liés aux besoins en matière de mesures d’adaptation seront traités de manière confidentielle.

About the position :

The Commercial Division was created and launched in January 2019 as a new division of Hazelview Property Services. The portfolio consists of approx.

of 300,000 sq. ft of office and retail properties, spread across Hazelview’s entire portfolio of properties in different provinces.

Hazelview’s Commercial Vision :

Set a new, differentiated market standard in commercial broker & prospect leasing experience as well as

tenant occupancy experience, ultimately creating a competitive advantage that optimizes financial performance for investors.

The Lease Documentation Manager provides expertise and leads the drafting of all important commercial real estate documentation for our national portfolio.

The incumbent plays an instrumental role within the commercial team, as the position is key to be able to complete a leasing transaction successfully and in a timely manner.

The Lease Documentation Manager will work closely with the respective Eastern & Western Commercial Real Estate Managers (CREM) as well as the Vice President, Operations & Commercial Real Estate and perform a supporting role in the negotiation of complex commercial real estate transactions.

Key Responsibilities :

Commercial Administration

• Draft the various commercial real estate related documents such as LOI, offer to lease, leases, lease renewal amendments, brokerage listing agreements, etc.
• Draft all terms and conditions of lease agreements (based on LOI or Offer to Lease)
• Abstract and interpret commercial lease documents (leases, amendments, etc.)
• Assist in complex commercial real estate transactions from start to finish.
• Support the Commercial Real Estate Managers (CREM) and Vice President, Operations & Commercial Real Estate, in managing all the correspondence, agreements and contracts involved in signing brokerage agreements, leasing premises, or renewing leases including those in French.
• Organize, classify, archive client documentation and files.
• Keep track of and manage all active legal files and liaise with external legal counsel.
• Liaison with all internal and external parties involved in the transaction.
• Coordinate the overall commercial transaction process.
• Create important commercial real estate document templates, particularly master lease clauses template.
• Prepare and issue all legal correspondence with tenants.
• Provide office administrative support as required.
• Other Administrative duties as assigned or required by the Vice President, Operations & Commercial Real Estate

Customer Service

• Ensure that a superior level of co-operation, service and support is provided to all commercial tenants, thereby ensuring tenant satisfaction across the entire portfolio.
• Maintain good tenant-landlord relations through prompt follow up to tenant queries.

Job Requirements :

Education & Experience :

• Successful completion of university or post-secondary education.
• Minimum of 5 years of real estate training and work experience including drafting of legal documents in a commercial real estate company.
• Proficient in MS Office Suite (Excel, Word, Outlook).
• Experience with Yardi would be an asset.
• Experience in a customer service role would be an asset.

Qualifications :

• Takes pride in producing and delivering quality work.
• A professional demeanor with strong communication skills, both verbal and written in French. This includes understanding and interpreting complex commercial lease language in French.
• Excellent customer service skills.
• Ability to accurately listen, understand and respond to issues appropriately.
• Ability to work well and collaborate within a team but act independently as well as using good judgment when assessing difficult situations.
• High attention to detail and accuracy is critical.
• Exceptionally organized and detail oriented.
• Ability to work under pressure in order to meet deadlines.
• Self-motivated individual with a can-do and no task is too big or too small attitude.
• Superior time management skills with ability to multi-task / prioritize and work under tight timelines.
• A demonstrated high degree of integrity, diplomacy, discretion, and confidentiality.
• Actively championing diversity and inclusion.

Hazelview Property Services Inc. is an inclusive and equal opportunity employer. If you require an accommodation to participate in the recruitment process, please let us know.

We will accommodate your needs as required under applicable legislation. Information related to accommodation requirements will be addressed confidentially.

While we appreciate all applications, only those candidates selected for an interview will be contacted. All selected candidates will be asked to complete pre-employment criminal & background checks.

Any offer of employment is conditional upon satisfactory results of all applicable checks. We thank all applicants for their submissions.