ASSISTANTE ADMINISTRATIVE XI ou ASSISTANT ADMINISTRATIF XI (à temps partiel 17,5 hrs/sem.)

Fonction et information générale

Relevant de la direction des programmes de cycle supérieur en études de l’environnement (MÉE, MPÉE, DÉSÉE, CÉE, MÉE-JD), la personne occupant ce poste effectue les tâches administratives reliées aux activités quotidiennes du secrétariat.

RESPONSABILITÉS:


•Rédige et fait approuver des documents, tels que rapports, procès-verbaux, comptes rendus et programmes de réunions, correspondances, horaire des cours et examens, travaux reliés à l’administration des programmes, invitations, notes de service ainsi que certains documents en lien avec l’enseignement et la recherche;

•Remplit certains formulaires administratifs, coordonne le cheminement de divers dossiers et assure les suivis nécessaires;

•Assure la mise à jour des dossiers étudiants dans les programmes d’études ainsi que de certains dossiers administratifs, et tient à jour le système de classement des dossiers;

•Exécute des recherches d’information et de données diverses pertinentes, prépare des rapports divers et compile les statistiques reliées aux programmes;

•Assiste dans la gestion des bourses d’études ou d’assistanat et la préparation des contrats temporaires de travail;

•Assiste la direction dans l'application des règlements universitaires et des directives;

•Assure la mise à jour du site web des programmes, de l’intranet et des médias sociaux;

•Assiste dans l’administration de certains budgets, participe au contrôle des dépenses, commande et contrôle le matériel de bureau, ainsi que tout autre matériel et service requis;

•Coordonne et convoque les réunions des divers comités;

•Coordonne la remise de certains prix, reçoit les candidatures, prépare les dossiers pour les comités de sélection;

•Reçoit et filtre les appels téléphoniques, accueille les visiteur·e·s, fixe les rendez-vous, répond aux demandes de renseignements;

•Offre un appui logistique et administratif au corps professoral et enseignant;

•Assiste dans la préparation du matériel promotionnel des programmes;

•Toutes autres tâches demandées par la direction dans le cadre des fonctions de la personne secrétaire.
Particularités EXIGENCES:


•Détenir un diplôme postsecondaire en techniques de bureau et une expérience administrative pertinente au poste. Une combinaison de formation et expérience pourrait être considérée;

•Habileté à accueillir et à communiquer avec les personnes de façon efficace et courtoise;

•Faire preuve d’initiative, de jugement, de discrétion et de tact;

•Être capable de travailler de façon autonome et en équipe;

•Être capable de travailler dans un environnement multitâche et de respecter les échéanciers prescrits;

•Maîtriser les techniques de bureautique, les techniques de classement, l’utilisation de l’intranet et internet ainsi que le protocole téléphonique;

•Être capable d’effectuer des tâches qui exigent une attention aux détails;

•Être capable d’organiser efficacement son travail, savoir prioriser les dossiers et savoir travailler sous pression;

•Être en mesure d’assurer la gestion, la planification et l’organisation d’activités et d’événements;

•Avoir de bonnes aptitudes pour la rédaction;

•Avoir une bonne connaissance de la suite Microsoft Office;

•Démontrer une excellente maîtrise de la langue française à l’écrit et à l’oral.

ATOUTS:


•Avoir une bonne connaissance des systèmes Socrate, Maniweb et Argos;

•Avoir une connaissance de la langue anglaise.

Les personnes intéressées à soumettre leur candidature sont priées de nous faire parvenir un curriculum vitae et une lettre de motivation en français, au plus tard à la date de fermeture en citant le numéro de référence.

L’Université de Moncton souscrit à l’équité en matière d’emploi et encourage les candidatures de toute personne qualifiée, femme et homme et non-genré, y compris les Autochtones, les personnes handicapées et les membres des minorités visibles. Conformément aux exigences relatives à l’immigration au Canada, ce concours s’adresse en priorité aux citoyennes et citoyens canadiens ainsi qu’aux personnes ayant obtenu le droit d’établissement au Canada. Salaire De 28,53 $ à 29,58 $ de l'heure (17,5 hrs/semaine)