Poste régulier - non syndiqué
Affichage du 7 au 21 novembre 2024
Cette personne assure un soutien administratif au sein du Service du développement humain et organisationnel en effectuant différentes tâches relatives au secrétariat telles que le traitement de l’information, la production et la transmission de divers documents, dans le respect des politiques, règlements, procédures et conventions collectives en vigueur.
En respect des règles de perfectionnement, la personne informe les employés et effectue le suivi des demandes de perfectionnement, s’assure que les demandes de perfectionnement sont conformes et celle-ci valide les pièces justificatives en vue de faciliter les remboursements (avances de fonds, formulaire de remboursement, etc.).
La personne communique des informations administratives au comité de perfectionnement, et ce, conformément aux règles en vigueur.
Participe à diverses opérations relatives à son secteur de travail. À cette fin, effectue des recherches à partir des politiques, règlements, procédures et conventions collectives en vigueur ou auprès de différents intervenants pour fournir et obtenir des informations sur des sujets variés.
Au besoin, réfère la personne à la ressource concernée.
Prend les dispositions relatives aux agendas des personnes avec qui elle collabore et fixe les rendez-vous. Voit à l’organisation matérielle de rencontres, réunions et comités divers (comités paritaires, comité de développement durable et d’équité, diversité, inclusion), et peut y participer et effectuer la prise de notes.
Réserve les locaux, convoque les participants aux différentes rencontres. Prépare la documentation, rédige l'ordre du jour, les comptes-rendus, les procès-verbaux et assure le suivi des décisions et recommandations qui relèvent de sa compétence.
Elle effectue le suivi des invitations et inscriptions aux activités à l’aide de grilles de réservations CHOPIN.
Elle rédige et effectue les publications et les communications pour des formations et conférences pour le personnel à l’aide de différents logiciels.
Effectue le classement de documents et applique la procédure d'archivage.
Contribue à l'élaboration et à l'implantation des procédures et des outils nécessaires à la réalisation des activités de son secteur.
Informe les personnes concernées des problèmes qui nuisent à la bonne marche des activités et émet des recommandations.
Peut être appelée à initier au travail et soutenir le nouveau personnel de son unité ou les personnes occupant la même fonction.
Utilise les logiciels et appareils pertinents à son domaine d'activités. Peut être appelé à faire les appels de service, lorsque requis.
Peut accomplir les tâches d'une fonction connexe ou inférieure, lorsque requis.
La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d'être effectuées par un employé occupant cette fonction.
EXIGENCES
Scolarité : diplôme d'études professionnelles (DEP) en secrétariat ou scolarité équivalente
Expérience : une année d'expérience pertinente
Autres :
- connaissance des principaux logiciels en usage (bonne maîtrise de PowerPoint et de Outlook, connaissance avancée d'Excel)
- connaissance des systèmes informatisés de traitement de l'information, dont SAFIRH et Chopin, un atout
L’Université du Québec à Trois-Rivières est engagée dans une démarche menant vers une université pleinement équitable, diversifiée et inclusive (ÉDI).
En ce sens, elle porte un regard sur ses pratiques et souhaite être un acteur engagé dans son milieu et au sein de la société.
Elle valorise la diversité au sein de son personnel et reconnaît le caractère pluriel des identités. Elle encourage particulièrement les femmes, les personnes autochtones, les membres de minorités visibles ou ethniques, les personnes ayant des limitations ainsi que les personnes issues des communautés LGBTQ+ à soumettre leur candidature.
Conformément à la Loi, l'Université souscrit au programme d'accès à l'égalité en emploi. Sur demande, le processus de recrutement peut être adapté selon les besoins des personnes vivant avec des limitations.
Le respect de la confidentialité des informations est pris au sérieux.
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