Adjoint de direction - Siège social de Mississauga

Adjoint de direction Siège social de Mississauga

Visée du poste

JTI-Macdonald est à la recherche d’un adjoint de direction talentueux, motivé et dynamique qui possède un excellent esprit d’équipe.

Le titulaire du poste travaillera à Mississauga, en Ontario, et relèvera du Chef de la direction.

Responsabilités

• Fournir un soutien administratif général aux cadres supérieurs, notamment en ce qui a trait à la gestion des calendriers, à la planification des réunions et aux préparatifs de voyage.
• Préparer, organiser et distribuer en temps opportun les documents pour les réunions de la haute direction, et faire le suivi des mesures à prendre.
• Prendre des notes détaillées et structurées pendant les réunions et les discussions.
• Examiner, rapprocher et appliquer les processus administratifs et relatifs aux voyages conformément aux politiques, aux lignes directrices et aux procédures de l’entreprise dans une visée d’efficacité et de rentabilité.
• Assurer la liaison avec de multiples intervenants internes et externes et, en collaboration avec ceux-ci, traiter les problèmes et les demandes qui lui sont adressés.
• Préparer les rapports sommaires sur les voyages de l’équipe de direction et les soumettre aux Finances.
• Planifier et tenir divers événements d’entreprise, y compris des conférences, des séminaires et des activités de renforcement d’équipe.
• Coordonner la logistique des événements, c’est-à-dire choisir un lieu, un traiteur, l’équipement audiovisuel et l’hébergement des participants, établir un budget et faire le suivi des dépenses.
• Collaborer avec les équipes internes pour assurer le bon déroulement des événements, de la conception initiale à l’évaluation après la tenue de l’événement.

Qualifications et expérience

• Diplôme collégial ou de premier cycle en administration de bureau.
• Expérience avérée à titre d’adjoint de direction ou de coordonnateur d’événements, ou à un poste similaire.
• Compétences supérieures en organisation, en planification, en gestion du temps et en établissement des priorités.
• Excellentes aptitudes interpersonnelles et grand professionnalisme.
• Créativité reconnue, débrouillardise et capacité à résoudre des problèmes de façon autonome.
• Sens confirmé de l’initiative, ingéniosité, responsabilité et fierté du travail bien accompli.
• Grande capacité à entretenir sa motivation et à travailler en équipe, avec efficacité et peu de supervision.

Habiletés, compétences et langues

• Excellente maîtrise des technologies, en particulier de la suite MS Office et de la gestion des calendriers.
• Maîtrise de l’anglais et excellentes aptitudes en communication orale et écrite.
• La connaissance du français n’est pas requise, mais sera considérée comme un atout.
• Expérience avec le système SAP, un atout.
• Maîtrise du logiciel Excel et excellentes capacités analytiques.

Complément d’information

JTI-Macdonald est une entreprise qui offre l’équité en matière d’emploi et qui s’engage à promouvoir la diversité et l’inclusion.

Des mesures d’adaptation sont offertes durant le processus de recrutement, sur demande, aux candidats souffrant d’un handicap.

Les candidats doivent être dûment autorisés à travailler au Canada. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, mais nous communiquerons uniquement avec les candidats retenus pour une entrevue.

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