Bilingual Food Bank Operations Administrator (Full time)

Job Description

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Bilingual Food Bank Operations Administrator

Full-time - Permanent Positions

Hourly Wage : Ranges from $26.87 to $35.52

Hours : 5 days / week (35 hours)

Reporting to : Program Manager

Job Summary

The Food Bank Operations Administrator acts as a general resource to volunteers regarding operations at the Food Bank. The Food Bank Operations Administrator is responsible for supporting the Program Manager in ensuring the smooth and efficient day-to-day operation of the food bank while ensuring the interests of individuals attending the food bank and volunteers are served.

They are accountable for maintaining the inventory for the food bank and ensuring the stocking of food according to safe food practices.

Job-specific responsibilities

• Monitor the inventory, order, and organize the food supplies for the Program.
• Ensure that proper health and safety measures, food safety and hygiene practices are applied, communicated, and followed.
• Monitor the appointment schedule APP, schedule appointments, and provide support in the resolution of scheduling issues.
• Supervise volunteers on- site at the food bank, including coaching, motivating, and guiding them in their duties and escalate issues to the Program Manager as needed.
• Triage issues that arise whether from individuals attending the food bank, volunteers or the public and provide guidance and support or delegate as appropriate, making clear decisions in the best interests of the Centre.
• Ensure standard operating procedures are adhered to in the day-to-day operations of the food bank.
• Ensure clients files are maintained and updated.
• Prepare all documents and statistics related to the food bank.
• Assess individuals' needs in relation to the emergency food program.
• Provide information on the Centre's programs and refer to other resources, when necessary.
• Collaborate with the Centre's Intake workers to implement a common intervention plan between the Food Program and the Intake Program.
• Work with the Intake Workers to ensure that individual files are accurately and appropriately maintained through online databases (Link2Feed and FileMaker).
• Ensure volunteer requirements are confirmed, schedules for all volunteers are created with collaboration with Volunteer Coordinator, and replacement volunteer coverage is confirmed when necessary.
• Coordinate with Volunteer Coordinator when new volunteers are needed by completing Volunteer Request Form.
• Maintain positive relations with grocery stores, corporate donors, and community stakeholders regarding deliveries, pick-ups, product quality, and management of expectations.
• Provide support in the coordination of food drives and ensuring the food bank is ready for the intake of food.
• Support the implementation of the Christmas program.
• Seek out opportunities to improve operations, enhance quality services, striving for increased efficiencies and effectiveness.

Look to new ways of responding to existing and emerging needs.

Acts as back-up when Program Manager is away.

Required Experience

• College diploma in social work or equivalent.
• 2-4 years of relevant experience
• Knowledge of community resources
• Great attention to detail and organizational skills
• Strong interpersonal and communication skills
• Knowledge of equity, diversity, inclusion and intersectionality
• Equitable philosophy and non-judgmental attitude
• Applies an anti-racism lens to programming
• Demonstrates an ability to identify and serve the needs of diverse communities
• Demonstrates flexibility, a sense of organization and initiative
• Proven ability to work independently, in a fast-paced and within a teamapproach and with volunteers
• Proven ability to deal with and adapt to change
• Good computer skills
• Ability to lift and carry up to 25 lbs.
• Fluency in French and English
• Additional language abilities are an asset

Administrateur des opérations de la banques alimentaire - Bilingue

Temps Complet - Poste Permanent

Salaire Horaire : Varies entre 26,87 $ à 35,52 $

Horaire de travail : 5 jours / semaine (35 heures)

Relève de la : Gestionnaire de programmes

Sommaire du poste

L'administrateur des opérations de la banque alimentaire agit à titre de ressource générale auprès des bénévoles concernant les opérations de la banque alimentaire.

L'administrateur des opérations de la banque alimentaire est chargé de soutenir le gestionnaire de programme pour assurer le fonctionnement quotidien fluide et efficace de la banque alimentaire tout en veillant à ce que les intérêts des personnes fréquentant la banque alimentaire et des bénévoles soient servis.

Ils sont responsables de maintenir l'inventaire de la banque alimentaire et d'assurer le stockage des aliments selon des pratiques alimentaires sécuritaires.

Responsabilités particulières à l'emploi

• Surveiller l'inventaire, commander et organiser les approvisionnements alimentaires pour le programme.
• Veiller à ce que les mesures appropriées de santé et de sécurité, ainsi que les pratiques de sécurité alimentaire et d'hygiène soient appliquées, communiquées et suivies.
• Surveiller l'application de planification des rendez-vous, planifier les rendez-vous et fournir une assistance dans la résolution des problèmes de planification.
• Superviser les bénévoles sur place à la banque alimentaire, notamment les encadrer, les motiver et les guider dans leurs tâches et transmettre les problèmes au gestionnaire de programme au besoin.
• Trier les problèmes qui surviennent chez les personnes fréquentant la banque alimentaire, les bénévoles ou le public et fournir des conseils et du soutien ou déléguer selon le cas, en prenant des décisions claires dans le meilleur intérêt du Centre.
• Veiller à ce que les procédures opérationnelles standard soient respectées dans les opérations quotidiennes de la banque alimentaire.
• S'assurer que les dossiers des clients sont maintenus et mis à jour.
• Préparer tous les documents et statistiques reliés à la banque alimentaire.
• Évaluer les besoins des individus en rapport avec le programme alimentaire d'urgence.
• Fournir des informations sur les programmes du Centre et les référer à des ressources externes, au besoin.
• Collaborer avec les agents de l'accueil du Centre pour implémenter un plan d'intervention commun entre le programme alimentaire et le programme d'accueil.
• Travailler avec les agents de l'accueil pour garantir que les dossiers individuels sont conservés de manière précise et appropriée via des bases de données en ligne (Link2Feed et FileMaker).
• S'assurer que les besoins en matière de bénévoles sont confirmés, que les horaires de tous les bénévoles sont créés en collaboration avec le coordonnateur des bénévoles et que la couverture de remplacement des bénévoles est confirmée si nécessaire.
• Coordonner avec le coordonnateur des bénévoles, au besoin, le remplissage du formulaire de demande de bénévole.
• Entretenir des relations positives avec les épiceries, les donateurs corporatifs et les acteurs communautaires concernant les livraisons, les cueillettes, la qualité des produits et la gestion des attentes.
• Fournir un soutien dans la coordination des collectes de nourriture et s'assurer que la banque alimentaire est prête à recevoir de la nourriture.
• Soutenir la mise en oeuvre du programme de Noël.
• Rechercher des opportunités pour améliorer les opérations, améliorer la qualité des services, en s'efforçant d'accroître l'efficience et l'efficacité.

Rechercher de nouvelles façons de répondre aux besoins existants et émergents.

Agir comme remplaçant lorsque le gestionnaire de programme est absent.

Exigence du poste

• Diplôme d'études collégiales en travail social ou équivalent.
• 2-4 années d'expérience pertinente
• Connaissance des ressources communautaires
• Soucis du détail et compétences organisationnelles
• Fortes compétences interpersonnelles et aptitudes en communication
• Connaissance de l'équité, de la diversité, de l'inclusion et de l'intersectionnalité
• Connaissance de l'équité, de la diversité, de l'inclusion et de l'intersectionnalité
• Applique une perspective antiraciste à la programmation
• Démontre une capacité à identifier et à répondre aux besoins de diverses communautés
• Démontre de la flexibilité, un sens de l'organisation et de l'initiative
• Capacité à travailler de manière indépendante, à un rythme rapide, au sein d'une équipe et avec des bénévoles.
• Capacité à gérer et à s'adapter au changement
• Bonnes compétences informatiques
• Capacité de soulever et de transporter jusqu'à 25 lb.
• Maîtrise du français et de l'anglais
• Toutes compétences linguistiques supplémentaires sont un atout

Company Description

The OCCRC is located on unceded Algonquin territory. Its mission is to work with the community to support individuals in their efforts to achieve their full potential with services designed to meet their physical, emotional, social, economic and mental needs.

Our values include respect, personal connection, diversity and inclusion, as well as empowerment.

Company Description

The OCCRC is located on unceded Algonquin territory. Its mission is to work with the community to support individuals in their efforts to achieve their full potential with services designed to meet their physical, emotional, social, economic and mental needs.

Our values include respect, personal connection, diversity and inclusion, as well as empowerment.