Coordinateur des systèmes d'entreprise

Le coordinateur des systèmes d'entreprise est responsable de la mise en œuvre, de l'administration, de la surveillance et de l'amélioration continue des systèmes de gestion de l'entreprise de l'organisation, en veillant à la conformité ou à l'alignement sur les normes internationales ISO applicables (par exemple, ISO 9001, ISO 45001, ISO 14001/ISO 50001). Aligner les systèmes de gestion sur les exigences légales et réglementaires, les directives gouvernementales pertinentes et les besoins et attentes des parties intéressées, y compris les clients. Ce rôle coordonne les audits du système, le contrôle des documents, les actions correctives et préventives et les activités de mise en œuvre du système interfonctionnel afin de maintenir et d'améliorer l'efficacité opérationnelle.

Responsabilités

• Administrer et surveiller les systèmes de gestion d'entreprise : Superviser les opérations quotidiennes des systèmes certifiés ISO, en veillant à ce que tous les processus soient documentés, maintenus et améliorés à des fins de conformité et d'efficacité. Créer et appliquer la politique et le manuel de qualité.
• Coordonner les audits du système : Planifier, programmer et faciliter les audits internes et externes. Préparer les documents d'audit, assurer la liaison avec les auditeurs et veiller à la résolution des problèmes en temps voulu.
• Contrôle des documents : Gérer le cycle de vie des politiques, des procédures, des manuels et des enregistrements. S'assurer que les documents sont à jour, accessibles et archivés conformément aux politiques de conservation.
• Actions correctives et préventives : Suivre les non-conformités, lancer des analyses des causes profondes et assurer le suivi des actions correctives et préventives jusqu'à leur clôture.
• Mise en œuvre interfonctionnelle : Collaborer avec divers services pour mettre en œuvre des processus opérationnels nouveaux ou révisés, en veillant à ce qu'ils soient conformes aux normes ISO et aux objectifs de l'organisation.
• Analyse des écarts et évaluation des risques ISO : Effectuer des analyses régulières des écarts afin d'identifier les domaines à améliorer. Diriger les évaluations des risques pour atténuer les risques de conformité et les risques opérationnels.
• Formation et sensibilisation : Élaborer et dispenser des programmes de formation sur les procédures ISO, les exigences de conformité et les mises à jour du système. Maintenir les dossiers de formation et évaluer l'efficacité en collaboration avec l'équipe d'apprentissage et de développement.
• Mesures et rapports de performance : Générer et analyser les mesures de performance du système, les tableaux de bord de conformité et les rapports d'audit pour l'examen de la direction.
• Amélioration continue : Faciliter les événements Kaizen, les initiatives Lean ou les projets Six Sigma pour stimuler l'optimisation continue des processus.
• Représentant de la direction : Agir en tant que représentant de la direction. Agir comme point de contact entre la direction, les chefs de service et les parties externes pour toutes les questions liées aux systèmes d'entreprise et à la conformité.
• Gestion du changement : Diriger les activités de gestion du changement pour les mises à niveau des systèmes, les changements de processus ou la mise en œuvre de nouvelles normes ISO.
• Conformité des fournisseurs et des sous-traitants : S'assurer que les fournisseurs et les sous-traitants respectent les exigences ISO pertinentes. Effectuer des audits de fournisseurs en collaboration avec l'équipe d'approvisionnement stratégique et gérer les mesures correctives.
• Gestion des incidents : Soutenir les enquêtes sur les incidents liés aux défaillances du système ou à la non-conformité, en veillant à ce que les leçons tirées soient saisies et partagées.
• Intégration des systèmes : Travailler avec les équipes informatiques et SI pour intégrer les systèmes de gestion d'entreprise avec les plateformes ERP, CRM, SIRH, QMS ou BPM pour un flux de données et des rapports transparents.
• Veille réglementaire : Rester au courant des changements apportés aux normes ISO et aux réglementations pertinentes, en veillant à ce que les systèmes et la documentation de l'entreprise soient mis à jour en temps voulu. Évaluer et rendre compte de l'efficacité des systèmes de gestion et des possibilités d'amélioration, notamment en organisant et en accueillant des revues de direction.
• Soutien aux clients et à la clientèle : Assurer la promotion de l'orientation client dans l'ensemble de l'organisation. Répondre aux questions des clients concernant les systèmes de gestion de l'entreprise, les certifications et la documentation de conformité. Soutenir les initiatives visant à améliorer la satisfaction des clients.

Compétences

• Baccalauréat en administration des affaires, en systèmes d'information ou dans un domaine connexe.
• Certification ISO (par exemple, auditeur principal ISO 9001) ou expérience de mise en œuvre équivalente, de préférence.
• Expérience confirmée dans le développement et la gestion de systèmes d'entreprise dans des environnements réglementés ou certifiés ISO.
• Solide connaissance des systèmes de gestion de la qualité, de la cartographie des processus, de la gestion des audits et des cadres d'amélioration continue.
• Excellentes compétences en matière d'organisation, de communication, d'analyse et de résolution de problèmes.
• Expérience dans la mise en place et la direction d'organisations performantes en matière de qualité.
• Certification PMP/PRINCE2 ou AGILE souhaitable.
• Qualités de leadership : Fait preuve d'initiative, motive les équipes et guide les autres dans les efforts de changement et d'amélioration continue.
• Orienté vers les processus : Forte capacité à guider le paysage des processus d'affaires de LCA, en se concentrant sur la façon dont l'équipe travaille ensemble pour atteindre les objectifs.
• Objectif et neutre : Le facilitateur n'est pas un expert en contenu mais un expert en processus, ce qui lui permet de rester objectif.
• Excellent communicateur : Capacité à communiquer clairement, à encourager la discussion et à poser des questions ouvertes tout en travaillant avec un groupe d'employés divers.
• Planification et gestion du temps : Habile à planifier des réunions, à concevoir des ordres du jour et à gérer efficacement le temps pour que les séances se déroulent comme prévu.
• Compétences interpersonnelles : Capacité à établir des relations positives, à collaborer entre les services et à favoriser un environnement d'équipe favorable.
• Aptitude à la négociation : Capable de faciliter les discussions, de résoudre les conflits et de parvenir à un consensus entre des parties prenantes ayant des priorités différentes.

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