Gestionnaire, Voyages d'Affaires et Gestion des Dépenses

Description du poste

En tant que Gestionnaire, Voyages d'Affaires et Gestion des Dépenses , vous relèverez directement du directeur, Services partagés des finances et ferez partie du Centre de services partagés des finances (CSSF) d'AIM à notre siège social à Montréal, au Canada.

Vos principales responsabilités consisteront à gérer les activités de déclaration de voyages et de dépenses d'AIM, à assurer la conformité et à recommander des modifications à la politique d'AIM en matière de voyages et de dépenses et à la politique d'entreprise en matière de cartes de crédit.

Dans ce rôle, vous gérerez la fonction de gestion des voyages d'affaires et des dépenses et représenterez cette fonction lors de réunions avec d'autres départements ou sur des projets.

Voyages d'affaires

• Gérer, directement ou indirectement par l'intermédiaire d'agences partenaires, tous les préparatifs de voyage (vol, hébergement, location de voiture, etc.)
• Gérer les relations avec les agences de voyages et les fournisseurs.
• Négocier des contrats ou des tarifs avec les fournisseurs de services de voyage.
• Gérer et traiter les documents liés aux voyages, y compris les paiements, les itinéraires, les visas, les formulaires médicaux, juridiques, les assurances, les réglementations d'importation et d'exportation, etc.
• Coordonner avec la division Aviation d'AIM pour répondre aux besoins des voyages des cadres et maximiser les économies de coûts en tirant parti de la flotte aérienne de l'entreprise.
• Gérer directement les plans de voyage pour les cadres de l'AIM et coordonner les itinéraires et planifier les voyages de groupe et d'événements d'entreprise.
• Aider à résoudre tous les problèmes liés aux voyages qui peuvent survenir dans le cadre des accords de niveau de service établis.

Rapports de dépenses

• Assurer un traitement et un remboursement rapides et précis des notes de frais des employés.
• Agir à titre d'administrateur de programme pour tous les systèmes et processus de déclaration de frais et de voyages.
• Préparer et analyser les rapports mensuels sur les déplacements et les dépenses.
• Gérer le programme de cartes de crédit d'entreprise d'AIM, faire preuve de diligence raisonnable lors de l'émission de nouvelles cartes et s'assurer de la conformité à la politique par les titulaires de cartes existants.

Supervision et gestion

• Superviser une équipe de 1 à 2 analystes / agents.
• Fournissez du coaching, du développement et des évaluations de performance à votre personnel.
• Agissez comme une escalade sur les questions pour votre équipe.
• Identifier les opportunités d'amélioration des processus et initier le plan et la mise en œuvre.
• Élaborer et tenir à jour la documentation sur la formation et les SOP.

Qualifications

• Un minimum de 5 ans d'expérience dans la gestion de voyages d'agrément ou d'affaires, y compris après les heures de travail / équipe de voyage d'urgence
• Connaissance de la réglementation internationale en matière de voyages, des douanes et des devises.
• Une formation dans les domaines du voyage, du tourisme et de l'hôtellerie est un plus.
• Connaissance des outils de reporting et de traitement des frais de déplacement. La connaissance de SAP Concur est un plus.
• Connaissance pratique de MS Office et de solutions similaires.
• Expérience GDS chez Sabre avec une exposition à Travelport et Amadeus
• Axé sur le service à la clientèle.
• Sens des affaires et compétences exceptionnelles en négociation
• Excellentes compétences interpersonnelles et de communication en anglais et en français.
• Solides compétences en matière d'analyse et de résolution de problèmes, ainsi qu'un état d'esprit structuré.
• Une forte appropriation du travail, des normes élevées et axées sur les résultats pour travailler efficacement et offrir une valeur élevée et durable dans un environnement exigeant et en évolution rapide.

Informations complémentaires

American Iron & Metal et ses filiales souscrivent au principe de l'égalité d'accès à l'emploi. Tous les candidats qualifiés sont pris en considération, indépendamment de la race, de la religion, de la couleur, du genre, du sexe, de l'âge, de l'orientation sexuelle, de l'identité de genre, de l'origine nationale, de l'état matrimonial, du statut de citoyenneté, du handicap, du statut d'ancien combattant ou de toute autre catégorie protégée telle que prévue par les lois sur l'emploi applicables.

Bien que nous aimerions pouvoir parler à toutes les personnes qui postulent, en raison du volume de candidatures que nous recevons et des contraintes de temps, seules les personnes sélectionnées pour aller de l'avant seront contactées.