Agente ou agent de soutien administratif, classe I Registrariat – Direction des études

RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES

Étant en lien direct avec les étudiantes et étudiants, la personne remplaçante exécutera dans un environnement informatisé, différentes tâches relativement complexes selon des méthodes et procédures établies en rapport avec l’admission, le suivi de cohortes et diverses demandes des étudiantes et étudiants à la formation continue ainsi qu’à l’enseignement régulier.

QUELQUES ATTRIBUTIONS

• Accueillir et répondre aux demandes des étudiantes et étudiants, ainsi que des membres du personnel, se présentant au comptoir du Registrariat
• Offrir un service à la clientèle exemplaire aux étudiantes et étudiants, en étant leur interlocutrice ou interlocuteur privilégié pour toute demande ou besoin d’information
• Effectuer le traitement des paiements de factures des étudiantes et étudiants, la remise de diplômes, la prise de photos, ainsi que l’émission de cartes de stage et d’employé, etc.
• Effectuer plusieurs tâches administratives en lien avec le processus d’admission des candidates et candidats aux programmes AEC ou DEC dont elle a la responsabilité : convocations aux tests, avis d’admission et de refus, avis conditionnel d’admission, gestion de la liste d’attente
• Effectuer plusieurs tâches administratives en lien avec le suivi des cohortes AEC ou DEC sous sa responsabilité : inscription, réintégration, facturation, paiement, recensement, lettre d’attestation, remise de notes, sanction, diplôme
• Effectuer plusieurs tâches administratives en lien avec les étudiantes et étudiants financés par Service Québec via la plateforme MSI, dont fermer les fiches de référence pour les candidates et candidats refusés et accepter les fiches de référence pour les candidates et candidats admis, informer les agentes et agents des dates de relâches, mettre les fiches en participation au début de la formation et les fermer en fin de parcours
• Traiter les demandes générales d’information relatives aux programmes offerts à la formation continue
• Traiter les demandes d’équivalence, d’étude de dossier, de consultation d’examen et de révision de note des étudiants
• Traiter les demandes d’archives et de vérifications d’études des anciennes étudiantes et anciens étudiants.
• Produire des listes avec Excel en exportant les données du système de gestion pédagogique Clara
• Peut être appelé à préparer, balancer et effectuer les dépôts
• Peut être appelé à participer aux opérations du service en lien avec l’enseignement régulier

QUALIFICATIONS

• Détenir un diplôme d’études secondaires ou un diplôme d’études professionnelles avec option appropriée ou détenir un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente
• Avoir au moins une (1) année d’expérience pertinente

PROFIL RECHERCHÉ

• Bonne connaissance du français écrit et parlé (validée au moyen d’un test)
• Bonne connaissance des logiciels d’utilisation courante Word niveau 2, Excel niveau 2 (validée au moyen d’un test)
• Habileté à fournir un service à la clientèle de qualité
• Capacité à travailler efficacement en équipe
• Faire preuve de jugement à l’égard de situations délicates ou dans les résolutions de problèmes administratifs inhérents à sa fonction
• Capacité à traiter des données selon des méthodes et procédures de nature relativement complexe

LES CONDITIONS

Remplacement d’un an à temps complet

Salaire : 24,36 $ à 27,24 $ / l’heure selon l’expérience et la scolarité

Horaire : Lundi au vendredi, 35 h par semaine, possibilité de télétravail en mode hybride

Gestionnaire : Judith Martin

Entrée en fonction : 9 décembre 2024

Lieu de travail : Pavillon Ignace-Bourget

LES AVANTAGES

• Programme de conciliation famille / travail
• Assurances collectives
• Quatre semaines de vacances (après un an de service)
• 13 jours de congés fériés
• Régime de retraite à prestations déterminée
• Plan de formation et de développement des compétences
• Accès gratuit à une salle de conditionnement physique, une piscine et des gymnases
• Accès à un stationnement payant et transports en commun à proximité

Le Collège remercie toutes les personnes qui auront signifié leur intérêt, mais avise qu’il communiquera uniquement avec les candidates sélectionnées et candidats sélectionnés pour une entrevue.

Les personnes handicapées sélectionnées peuvent recevoir de l’assistance pour le processus de présélection et de sélection, si elles le désirent en écrivant en toute confidentialité à : [email protected].

Le Collège adhère à un programme d’accès à l’égalité pour les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les personnes handicapées et les autochtones conformément à la Loi sur l’accès à l’égalité en emploi dans des organismes publics et valorise la diversité des personnes de son personnel comme celle de ses étudiantes et de ses étudiants.

Le Collège de Bois-de-Boulogne veille à développer un environnement de travail inclusif qui reflète la diversité de sa population étudiante dans ses équipes de travail.

Les candidatures des membres des groupes visés sont encouragées.