Technicien(ne) en documentation - Gestion documentaire administrative

Description

du poste : Le Centre intégré de santé et de services sociaux de la Montérégie-Centre (CISSSMC) a une vision fortement axée sur l’humanisation des soins et des services.

Tous évoluent dans un écosystème qui aspire à être bienveillant, digne de confiance et accessible. Les usagers et leurs proches demeurent au cœur des priorités.

Le CISSSMC, c’est une organisation qui sait viser juste pour atteindre ses objectifs et créer des conditions gagnantes pour l’épanouissement de ses 12 000 employés et 844 médecins.

Située au cœur de la Rive-Sud de Montréal, notre organisation regroupe plus d’une quarantaine d’installations, dont l’Hôpital Charles-Le Moyne, l'Hôpital du Haut-Richelieu, l’Institut Nazareth et Louis-Braille plusieurs CHSLD et CLSC, des GMF-U, une maison de naissance, des centres de néphrologie, etc.

Le CISSSMC chapeaute plusieurs mandats régionaux en plus d’être un milieu d’apprentissage diversifié pour les étudiants de niveau universitaire, collégial et professionnel.

Notre organisation est reconnue pour son affiliation universitaire avec l’Université de Sherbrooke et son lien d’affiliation avec l’Université de Montréal ainsi que pour ses deux centres de recherche réputés.

Si notre vision vous va DROIT AU COEUR, nous avons l’emploi pour vous.

LIBELLÉ DU TITRE D’EMPLOI :

Personne qui réalise des travaux techniques ayant trait à l'organisation et au fonctionnement de systèmes ou de centres de documentation tels que : bibliothèques, audiovidéothèques, archives.

Elle peut fournir une assistance technique au personnel de même qu'aux usagers.

SOMMAIRE DE LA FONCTION :

Sous la supervision de la conseillère-cadre à la direction générale, la personne titulaire seconde le professionnel en gestion des documents administratifs.

Ses fonctions s’exercent sur le plan des travaux techniques relatifs à l’organisation, au fonctionnement, à l’application et à la mise à jour des systèmes de gestion documentaire.

Il applique et met à jour les outils de gestion documentaire tels que le plan de classification et calendrier de conservation, outils de repérage et participe aux projets spécifiques en gestion des documents et archives.

COMPOSANTES ET DESCRIPTION DES FONCTIONS :

Traitement de dossiers semi-actifs et historiques :

• Épurer les dossiers inactifs;
• Traiter les documents historiques selon les normes de préservation;
• Classer et décrire les fonds d’archives selon les normes archivistiques;
• Produire des outils de repérage;
• Procéder au traitement des documents de la voûte d’archives numérique.

Préparation et supervision des transferts de boîtes dans les dépôts de documents semi-actifs :

• Assurer la conformité des transferts de documents semi-actifs selon la procédure en vigueur et les règles de conservation applicables;
• Effectuer le suivi du transport et de l’entreposage des boîtes avec le fournisseur externe.

Veiller à la conservation et à l’entreposage appropriés des documents :

• Gérer le versement de documents inactifs;
• Attribuer les cotes de localisation aux boîtes;
• Appliquer le processus de destruction annuel des documents, en validant les règles de conservation.

Gestion des espaces d’entreposage :

• Mettre à jour les inventaires des dépôts;
• Effectuer un suivi des espaces d’entreposage ;
• Gérer les transferts et versements aux emplacements adéquats. Service à la clientèle :
• Répondre aux questions concernant l’application du plan de classification aux documents numériques et papier;
• Répondre aux demandes d’accès aux dossiers, aux demandes de réactivation et en faire la livraison;
• Soutenir les unités dans l’application des différentes règles de conservation et de la procédure de transfert de documents.
• Gestion des documents et des accès pour l’Intranet et les répertoires publics;
• Effectuer la diffusion de certains documents officiels dans l’intranet;
• Participer à la gestion de l’accès aux répertoires publics ;
• Gestion de la destruction de documents de certains emplacements publics.

Validation de la mise en forme et diffusion des politiques et procédures

• S’assurer que la politique et le guide de rédaction ont été appliqués à la mise en forme des documents;
• Effectuer un suivi de l’ensemble des politiques et procédures à réviser.

En fonction des habilités et compétences, seconder la spécialiste pour des dossiers comme :

• Implantation des outils de gestion documentaire (Calendrier, plan de classification, logiciel);
• Procédures internes de gestion documentaire;
• Formation des employés;
• Établissement de l’inventaire des fichiers de renseignements personnels;
• Établissement du registre des communications;
• Participation à l’implantation et au déploiement d’une solution de gestion électronique des documents.

Toutes autres tâches connexes pertinentes pour accomplir ses fonctions ou demandées par le supérieur immédiat.

HORAIRE DE TRAVAIL

Semaine 1 : Lundi au Vendredi- 8h30 à 16h30 (35h)

Semaine 2 : Lundi au Vendredi- 8h30 à 16h30 (35h)

PORT D’ATTACHE

1255 Rue Beauregard, Longueuil.

AVANTAGES

• 4 semaines de vacances après 1 année de service
• Régime d’assurance collective
• Régime de retraite à prestations déterminées (RREGOP)
• Primes de soirs, de fins de semaine
• Programme d’aide aux employés
• Et autres Exigences : Doit détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques de la documentation d'une école reconnue par le ministère compétent.
Il y a 16 jours