Préposé(e) à l'administration-service du soutien administratif

Un de nos clients, une importante organisation municipale, est à la recherche de 2 Préposés(ées) à l'administration pour le service du soutien administratif.

Vos tâches seront les suivantes : -Agit en tant que soutien administratif pour la planification, le suivi, le contrôle et la répartition de tout travail aux activités de l'unité administrative -Assure la préparation, le suivi, le contrôle ou la coordination de certains dossiers relatifs aux logements, enregistrements de travaux, à la fumigation, aux contrats d'entretien des ascenseurs, aux sinistres ou autres dossiers du genre -Effectue la saisie d'information relative au suivi des demandes de travaux d'entretien et effectue la conciliation administrative des enregistrements de travaux -Vérifie la conformité des données inscrites sur les factures, bons de commande, bons de livraison et autres documents du genre -Prépare et effectue les réquisitions -Effectue le suivi et la mise à jour des listes de travaux d'entretien -Complète, prépare et assure le suivi des relevés d'assiduité, des déplacements et autres rapports connexes -Assure la mise à jour des divers fichiers informatiques de l'unité administrative -Effectue le classement et la photocopie de divers documents administratifs -Assure la transmission des documents devant être remis à des entrepreneurs ou intervenants extérieurs -Prépare les rapports relatifs au suivi des bons de commande -Assure au besoin la répartition des travaux d'entretien -Procède ou participe à la fermeture des demandes de travaux lorsque requis -Effectue l'approbation, la saisie et la relance de la facturation des entrepreneurs -Procède à l'ouverture et au suivi informatique des dossiers sinistres -Procède au traitement des factures dans le système financier -Assure, lorsque requis de le faire, l'exécution de toute activité connexe qu'il est raisonnablement en mesure d'accomplir -Exécute la réception, le filtrage et l'acheminement des appels téléphoniques et des visites destinées à, ou en provenance de l'unité administrative -Reçoit les plaintes ou demandes des locataires et leur transmet toute information pertinente relativement à l'entretien des immeubles -Assure l'encaissement des loyers reçus ainsi que la préparation des dépôts bancaires -Effectue la saisie des paiements reçus et assure l'exactitude des données conformément aux dossiers visés.

Inscrit au dossier des locataires les paiements reçus ou à effectuer -Tient à jour les paiements de loyers reçus, impute les sommes au compte du client -Procède au suivi des appels d'urgence (en dehors des heures ouvrables) et des logements vacants 2 mandats temporaires à pourvoir : -1 poste d'une durée de 8 mois -1 poste d'une durée de 4 mois Horaire de jour-du lundi au vendredi (en présentiel) : 8h30-16h30 (35 heures / semaine) Lieu de travail : Montréal, à proximité du Métro L'Assomption Compétences recherchées : -DES ou DEP dans une discipline orientée vers le travail de bureau -3 années d'expérience dans un poste similaire -Bonne connaissance des mathématiques -Bonne connaissance des règles comptables -Connaissance des problématiques de l'entretien d'un immeuble résidentiel -Connaissances des divers logiciels et équipements bureautique Équivalence reconnue : DEC en techniques administratives et 1 année d'expérience pertinente