Secrétaire administrative

Projet spécifique à temps complet

Contrat jusqu'au 30 juin 2025

Taux horaire entre 24,56 $ et 28,33 $

Nature du travail

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à accomplir diverses tâches de secrétariat, dont les plus complexes, en collaboration avec une ou plusieurs personnes.

Attributions caractéristiques

La personne de cette classe d’emploi compose des documents, conçoit et rédige des notes de service ainsi que la correspondance courante.

Elle effectue des recherches et prépare la synthèse des problèmes et des questions complexes.

Elle tient à jour les échéanciers et en vérifie le respect. Elle accueille et répond à la clientèle, la dirige au besoin vers les bonnes ressources.

Elle tient à jour l’agenda des personnes avec qui elle collabore et organise les activités liées à leurs rencontres internes ou externes.

Elle dresse le compte rendu des réunions auxquelles elle assiste et en assure les suivis nécessaires.

Elle communique les informations relevant de sa compétence. Elle tient à jour les données qui influencent les budgets du service et produit sur demande des rapports selon les procédures établies.

Elle conseille le personnel sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et dans les documents à produire.

Elle participe au développement du système de classement du collège et est responsable de la gestion documentaire du service.

Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.

Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.Attributions caractéristiques

À la Direction de la formation continue et des services aux entreprises (DFCSAE), de manière plus spécifique, mais non limitative, la personne accomplit les tâches suivantes :

• Elle accueille et informe la clientèle sur les différentes formations,programmes, services et projets offerts de la DFCSAE.
• Elle soutient les conseillers et conseillères pédagogiques des formationscréditées et des services aux entreprises dans la gestion des formations et projets, notamment en effectuant les entrées de données en lien avec ceux-ci, telles que la compilation des inscriptions, des présences, suivis et soutien technique aux étudiants.
• Elle prépare le matériel nécessaire à la prestation des cours (notes decours, liste de présences, formulaires, etc.) et les achemine aux formateurs.
• Elle effectue la mise à jour des pages web liées à son service.
• Elle compile et produit un rapport sommaire des appréciations desenseignements et des formations.

Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente, et avoir quatre (4) années d'expérience pertinente.

La direction du Cégep mesurera les compétences professionnelles en secrétariat par l’entremise de tests en français écrit et sur les logiciels Word, Excel et Outlook.