Description : La Direction du Cégep à distance, Formation continue et service aux entreprises EDAGO (Service du Cheminement scolaire et organisation scolaire) a pour mandat de développer et de diffuser une offre de formation à distance accessible aux étudiants admissibles.
Le ou la Secrétaire administrative exécute et assume au quotidien, de façon autonome, des tâches administratives pour seconder le Directeur adjoint du Service du Cheminement scolaire et organisation scolaire.
Plus spécifiquement :
Assurer le service de première ligne du SCOS auprès des collaborateurs internes et externes et s’assurer de les orienter adéquatement;
Réaliser les travaux de secrétariat liés au déroulement des opérations du service :
- Agir à titre d’intervenant(e) de première ligne pour répondre aux appels et courriels des étudiants destinés à la registraire et au directeur adjoint du service
- Assurer la gestion des agendas de la registraire et du directeur adjoint du SCOS et organiser les réunions et la réservation de salles pour les rencontres de service
- Rédiger l’ordre du jour des réunions, envoyer la documentation nécessaire avant les rencontres et assister à ces rencontres afin d’y produire les comptes-rendus de réunions
- Veiller à l’approvisionnement du SCOS pour les fournitures de bureau et les bris d’équipements (DMA et Octopus)
- Effectuer tout support administratif nécessaire à la bonne marche du service et assurer la mise à jour des diverses sources d’informations utilisées par le SCOS
- Effectuer la gestion documentaire selon les normes établies par le Cégep à distance
- Organiser les activités liées aux rencontres internes ou externes du service
- Concevoir, mettre en forme et faire la révision des documents (lettres, présentation, tableaux de compilation, formulaire de perfectionnement, etc.) requis;
- Effectuer des recherches documentaires et préparer la synthèse des problèmes et des questions complexes
- Coordonner les tâches administratives liées aux arrivées et départ des employés du SCOS
- Préparer des demandes d'achat dans le progiciel de gestion intégré du Collège (actuellement CLARA)
- Valider dans le progiciel de gestion la conformité des déclarations de temps des employés du service
- Agir à titre de Super utilisateur de la plateforme Sharepoint du SCOS
- Accomplir toutes autres tâches connexes. Exigences :
- Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir quatre (4) années d’expérience pertinente de préférence dans le milieu scolaire
Compétences et exigences particulières :
- Avoir des connaissances pratiques et récentes en bureautique
- Très bonne connaissance de la suite Office 365 et de SharePoint
- Maîtrise du français parlé et écrit
- Avoir des connaissances de base en comptabilité
- Avoir une approche professionnelle et un sens accru du service à la clientèle
- Posséder une très bonne capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément, être en mesure d’en prioriser la réalisation
- Détenir un très grand sens de l’organisation, flexibilité, courtoisie et jugement
- Sens accru de la discrétion et de la confidentialité et de la diplomatie
Conditions de travail
Faire partie de la communauté du Collège de Rosemont c’est bénéficier de
- 4 semaines de vacances offertes après une année de service
- 7 journées maladie et 13 jours fériés
- Congés entre Noël et le jour de l’an (fermeture du Collège)
- Régime de retraite avantageux (RREGOP) et Régime d’assurances collectives
- Programme d’aide aux employés
- Programme volontaire de télétravail en mode hybride pour les postes admissibles
- Coopérative de solidarité santé et clinique-école d’acupuncture
C'est aussi intégrer un milieu soucieux de l'environnement et de l'écocitoyenneté
- Jardin collectif et différents comités pour s’impliquer dans la communauté
- Programme de compostage et programme de réduction des objets à usage unique
- Coop avec des produits écologiques réutilisables
- Pistes cyclables à proximité, stations de Bixi sur le terrain du Collège
Pourquoi joindre l’équipe?
- Pour joindre une équipe expérimentée ayant à cœur la réussite des élèves du milieu collégial
- Pour travailler dans un milieu chaleureux et stimulant, où tout le monde se connaît et où plus de 100 communautés culturelles se côtoient
- Pour intégrer un collège qui s’implique avec des partenaires et des citoyens du quartier
Échelle salariale
22.54$ - 26.00$. Échelle salariale en cours de révision. Le Collège de Rosemont souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les personnes en situation de handicap, les membres des minorités visibles et ethniques ainsi que les Autochtones à présenter leur candidature.
Remarques : Si votre expérience professionnelle a évolué depuis votre dernière visite, nous vous invitons à joindre votre curriculum vitae afin de faire valoir l'ensemble de votre cheminement professionnel, et ce, afin que votre candidature soit prise en considération.
Directeur.trice*, Crédit aux entreprises - Dette publique
La personne titulaire a pour rôle de contribuer activement à la réalisation des objectifs d'affaires du mandat Crédit aux Entreprises, Revenu fixe en collaborant aux transactions de dette publique corporative qui concordent avec les critères identifiés de rendement et de risque. Interactions fréquen...
Éducatrices et éducateurs en milieu scolaire (Journée de recrutement en présentiel du 4 juillet / Entrée en fonction dans la semaine du 19 août)
Votre rôle consistera à organiser, préparer et animer une variété d’activités favorisant, dans le cadre du projet éducatif de l’école, le développement global des élèves de l’éducation préscolaire et de l’enseignement primaire dont vous avez la garde, tout en assurant leur bien-être et leur sécurité...
Avocat.e- Service-conseil
Sous la supervision de la cheffe de service du Service-conseil de la Direction des affaires juridiques, la personne recherchée devra collaborer au maintien et au développement de services juridiques de qualité destinés aux différents services de l’ACQ, à ses filiales, aux associations affiliées et à...
CONSEILLER PRINCIPAL, DÉVELOPPEMENT DE LA CULTURE ET DU LEADERSHIP – Montréal Temporaire (14 mois)
Développement de la culture et du leadership, relevant de la Directrice, Culture et développement du leadership, vous aiderez BDC à atteindre ses objectifs stratégiques en activant les catalyseurs de la culture et en créant des programmes et des ateliers percutants de développement du leadership. En...
Spécialiste des requêtes et du langage de l'IA (LANGUE ESPAGNOLE)
La personne travaillera sur les tests et la formation de l’intelligence artificielle (IA) et sera responsable d’élaborer des contenus linguistiques permettant aux solutions de modération de contenu de notre client de détecter et de classifier une grande variété de préjudices en ligne dans le context...
Représentant du service à la clientèle - français/anglais
En plus de notre profond engagement sur le respect des principes des droits de la personne, nous nous engageons à prendre toute mesure positive pour influer sur les changements à mettre en place en vue de garantir la participation de tout individu dans le monde du travail et ce, sans obstacle, systé...
Ft - Warehouse Customer Service Representative/reprÉsentant Du Service ClientÈle De L'entrepÔt
The Role • Act as point of contact between the warehouse and internal/external customer service stakeholders • Respond to inquiries and requests by phone, email, and company communication boards • Complete shipping in inventory management system • Coordinate courier pickups a...
Secrétaire médicale – Hôpital de Verdun
Sous lautoritéhiérarchique du chef du service des archives, la personne titulaire du poste,sera appelée principalement à transcrire et acheminer des rapports médicaux età veiller à protéger la confidentialité des documents. Avec plus de installations et points de service dans les arrondissements Pla...
Directeur - Planification intégrée LDS et Développement du réseau (32110)
Constamment animée ou animé par le souci d’assurer une gestion budgétaire rigoureuse, d'améliorer la performance, l’efficience et la qualité des services, vous représentez votre direction et participez à différents comités, afin de veiller à gérer de façon continue les activités. Apporter une vision...
Enseignant ou enseignante titulaire en immersion française au cycle 1 du primaire
Désirer s’impliquer dans la vie scolaire et parascolaire (entraîner des équipes sportives, superviser des comités étudiants et des voyages scolaires). Au cœur de notre dynamique culture se trouvent des élèves de la maternelle à la 11e année dont l’énergie et la soif d’apprendre font d’ECS une expéri...