Agent.e de bureau, classe principale #10750

Nous cherchons un agent de bureau dynamique et compétent pour rejoindre notre équipe au département des finances, au service de la communauté Naskapi.

Pourcentage de la tâche : 100%, régulier temps plein, lundi au vendredi.

LE POSTE

Ce rôle essentiel consiste à organiser, coordonner et superviser les activités de l'équipe afin de garantir le bon déroulement et l'efficacité des opérations.

Rejoignez notre équipe et ayez un impact significatif au sein d'une communauté qui valorise le dévouement et l'ouverture d'esprit.

Si vous êtes à la recherche d'une carrière à la fois stimulante et gratifiante, où votre travail compte vraiment, posez votre candidature dès aujourd'hui pour devenir un pilier de nos opérations financières !

LES RESPONSABILITÉS

• Assure le suivi des demandes liées aux voyages : Veiller à l'organisation de tous les déplacements du personnel du JSMS et du JCLC, des membres de l'équipe des Services de liaison auprès des Naskapis (SLN) (y compris les conseillers en formation), des membres du CNE, des étudiants de l'enseignement pour adultes, de la formation professionnelle et de l'enseignement supérieur (y compris les personnes à leur charge) ;
• assurer la liaison avec les différents partenaires liés au voyage (train, avion, hôtels, etc.) ; compiler les demandes d'approbation correspondantes, le cas échéant ; etc. ;
• Compile toutes les factures de cartes de crédit des membres de l'équipe du SLN de manière régulière et ordonnée afin d'assurer le paiement correct des cartes de crédit et la tenue des dossiers ;
• Tien à jour un registre de tous les arrangements de voyage pour le personnel, les étudiants et autres partenaires;
• Aider à la préparation des demandes de remboursement liées aux frais de déplacement du personnel de JSMS et des étudiants de l'enseignement supérieur;
• Aide à la traduction, si nécessaire ; être prêt à rédiger la correspondance en français et en anglais ; connaître les logiciels pertinents pour aider à ces tâches ;
• Contribue à l'organisation de l’entreposage, l’enregistrement ou stockage des dossiers académiques - physiques et électroniques ;
• Contribue à la mise à jour des formulaires pour les étudiants de l'éducation des adultes, de la formation professionnelle et des études postsecondaires en ce qui concerne les demandes de financement, les demandes de déménagement, de la garde d'enfants, les demandes de voyage et les tâches connexes ;
• Contribue à la rédaction des mises à jour des différentes politiques de financement des bénéficiaires naskapis ;
• Traite les dépôts d'allocations des étudiants et les remboursements de dépenses dans le logiciel correspondant ;Veiller à ce que tous les procès-verbaux des réunions du SLN soient compilés et organisés de manière appropriée, et maintenus à jour ;
• Contribue à la collecte de données à partir des dossiers des étudiants concernant la réussite scolaire des étudiants bénéficiant d'une aide financière du SLN aux fins de produire des portraits et des rapports statistiques et autres, si possible, au moyen d'Access, d'Excel ou d'autres outils de base de données ;
• Le cas échéant, effectue toute autre tâche connexe.

Qualifications requises

• Excellente connaissance du français et de l’anglais parlé et écrit.
• Doit être capable d’établir les priorités dans les tâches confiées, faire preuve d’organisation, de planification et assurer les suivis.
• Très bonne connaissance de Word, Excel; PowerPoint serait un atout.
• Être autonome, capable de faire face simultanément à plusieurs demandes et de travailler en équipe.
• Capable d’apprendre et de s’adapter à de nouvelles situations.
• Un très bon jugement, une capacité d’analyse et de résolution de problèmes.
• Une bonne mémoire et un grand souci du détail.
• Excellentes aptitudes interpersonnelles.
• Faire preuve d’une grande discrétion et objectivité.
• Doit être disponible et faire de preuve de flexibilité relativement à l’horaire de travail dû au fait que certaines activités de sélection peuvent avoir lieu en dehors des heures normales de travail.

Scolarité et expérience

Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles dans une spécialité appropriée à la classe d’emplois ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir six (6) années d’expérience pertinente.

Autre exigence

Avoir des connaissances en bureautique.

N.B. : Les personnes qui souhaitent être considérées pour ce poste devront passer des tests afin d’évaluer leurs connaissances en rédaction française et anglaise, en Word, Excel et leur capacité d’analyse et de résolution de problèmes.