ADJOINT ADMINISTRATIF / ADJOINTE ADMINISTRATIVE

AFFICHAGE EXTERNE (poste permanent) ADJOINT ADMINISTRATIF / ADJOINTE ADMINISTRATIVE Accès à l'égalité L'employeur s'engage à veiller au principe d'égalité entre les personnes qui composent son personnel et, à cette fin, encourage la présence des femmes, des personnes issues de la diversité sexuelle, corporelle et de genre, des personnes autochtones, des personnes en situation de handicap et des personnes issues des minorités visibles dans tous ses emplois.

Sommaire de la fonction Sous la responsabilité du secrétaire général ou de son représentant ou de sa représentante, effectue différentes tâches de secrétariat et assure un soutien technique au directeur général et au conseiller politique.

• Description des tâches -Accomplis les tâches de secrétariat avec un très grand niveau d'autonomie et d'initiative; -En soutien au directeur général et au conseiller politique, effectue les tâches administratives reliées : -à la gestion des ressources humaines;
• au processus d'équité salariale et de l'évaluation des emplois; -à l'application de la Loi 25; -à la gestion des mandats de lobbyisme sur la plate-forme du carrefour Lobby Québec;
• aux différents processus d'embauche. -Dactylographie divers documents tels que lettres, rapports, cahiers de formation, mémoires, comptes-rendus, procès-verbaux, documents de congrès et conseils généraux, listes, etc.

Prends en charge les diverses étapes de publication des documents qu'on lui confie : la relecture et la vérification orthographique et grammaticale, la mise en page, la liaison avec un graphiste ou un imprimeur, le publipostage, etc.

Compose la correspondance courante pour les convocations aux réunions, les lettres de présentation et de confirmation, etc.

• Effectue la saisie de données afin de réaliser des tableaux, des organigrammes et des graphiques; -Transmets les convocations de réunions, réserve les locaux et les appareils requis, organise les repas;
• Tiens l'agenda du directeur général et du conseiller politique, fais les arrangements de voyage, comme les transports, l'hébergement, les avances de fonds, etc.
• Assure le suivi lorsque le directeur général ou le conseiller politique sont à l'extérieur du bureau; -Exécute et assure le suivi d'opérations administratives;
• Participe au comité de coordination pour l'organisation du congrès de la FTQ; -Effectue toute autre tâche qui lui est confiée par le directeur général ou le conseiller politique.
• QUALIFICATIONS DE BASE -DEC en secrétariat juridique; -Connaissances reliées à la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (Loi 25);
• Connaissance reliées la Loi sur l'Équité salariale; -Connaissance de l'informatique documentaire : logiciel de gestion de collection spécialisée, logiciel de gestion des archives, logiciel de veille, logiciel de gestion documentaire, logiciel de gestion bibliographique, etc.
• Expérience pertinente d'un minimum de trois ans ayant permis l'acquisition de connaissances reliées à la fonction; -Excellente maîtrise du français parlé et écrit;
• Maîtrise des logiciels de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.) ainsi que de la suite Adobe (InDesign, Photoshop, Illustrator).
• APTITUDES -Bon sens de l'autonomie et de l'initiative; -Bonnes aptitudes de rédaction et de communication orale; -Capacité d'attention soutenue et de concentration;
• Capacité de collaborer et de travailler en équipe, bon jugement des priorités et sens de l'organisation; -Certificat en ressources humaines, en droit ou en relations industrielles un atout;
• Connaissance de la plate-forme du carrefour Lobby Québec un atout; -Connaissance des structures syndicales de la FTQ serait un atout.

CLASSE SALARIALE Rémunération et conditions de travail selon la convention collective actuellement en vigueur. Date d'entrée en fonction : À déterminer.

Les personnes intéressées sont priées de soumettre leur candidature par écrit et l'envoyer par courriel à [email protected].

ca en joignant leur curriculum vitae d'ici le 28 juin 2024, 16 h.