Adjoint(e) administratif(tive) - Marketing et relations clients

Introduction

Deuxième plus important réseau de transport collectif dans la région métropolitaine de Montréal, exo exploite les services de train, d’autobus et de transport adapté des couronnes nord et sud de Montréal.

Chez exo vous retrouverez une organisation à dimension humaine, tournée vers l’avenir et l’innovation, au service des communautés.

Un milieu de travail où, selon la nature de l’emploi, la flexibilité des horaires et le télétravail en mode hybride sont favorisés, facilitant la conciliation travail-vie personnelle.

Travailler chez exo c’est aussi bénéficier d’une foule d’avantages, tels que : carte Opus gratuite, assurances collectives, régime de retraite, vacances généreuses, congés fériés, congés maladie et personnels, programme d’aide aux employés, service gratuit de télémédecine pour vous et votre famille et un club social des plus dynamiques.

Faites le saut chez exo!

Sous l’autorité du Directeur - Marketing et relations Clients, cette personne assure un soutien en matière de tâches administratives pour ce dernier, ainsi qu’un soutien administratif à l’équipe de gestionnaires sous sa responsabilité.

Elle collabore également avec l’adjoint exécutif de la direction exécutive afin d’assurer la permanence des services administratifs, le tout conformément à la mission et aux valeurs organisationnelles d’exo.

Responsabilités principales

• Organiser les réunions, assurer la coordination des invitations et l'organisation des rencontres (gestion de l’agenda) ou la logistique de celles-ci ;
• Planifier le suivi administratif des dossiers (budgets annuels, demandes de biens et services, réception de service, suivi des contrats, appels d’offres, réquisitions de paiement, etc.
• afin de respecter les délais requis dans la remise de ces documents ;
• Assurer la préparation, la présentation et l’uniformisation des documents en assurant le contrôle de la qualité du français et des normes officielles d’exo et en effectuer l'envoi par courrier, par courriel, selon le cas ;
• Soutenir les équipes dans le suivi administratif des dossiers (objectifs, demandes de biens et services, réception de service, etc.
• afin de respecter les délais requis ;
• Agir comme personne-ressource pour la direction, incluant la coordination et la collaboration avec les autres adjointes administratives, afin de partager au besoin la charge de travail et de prendre en charge l’organisation d’activités spécifiques ;
• Rédiger à l’occasion de la correspondance, préparer des formulaires ou des chiffriers pour différents suivis ;
• Veiller à l’amélioration, à l’organisation et à la gestion des dossiers administratifs, en maintenant un système de classement efficace pour la direction ;
• Vérifier et tenir à jour les inventaires nécessaires aux activités de l’unité : matériel de bureau, formulaires, équipement informatique, mobilier, etc. ;
• Être responsable du processus lié au mouvement interne de son équipe (arrivée, départ et prolongation) ;
• Favoriser le travail en équipe, le support et l’accompagnement des collègues dans chacune de leurs fonctions professionnelles.

La liste des responsabilités et tâches énumérées précédemment est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des responsabilités et tâches susceptibles d’être effectuées par le titulaire du poste.

Exigences normales du poste

Scolarité

Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou l’équivalent.

Expérience

Minimum de 5 années d’expérience pertinente.

Compétences et aptitudes

• Posséder une connaissance approfondie de la suite Microsoft Office (Word, Outlook, Excel, PowerPoint) ;
• Avoir une connaissance approfondie de la suite Microsoft Office 365 ;
• Détenir une excellente capacité de rédaction et une connaissance approfondie du français et des règles de traitement des correspondances ;
• Faire preuve d’organisation, d’initiative, de rigueur et de discrétion ;
• Démontrer des aptitudes pour la gestion efficace du temps et des priorités ;
• Démontrer des aptitudes pour le travail d’équipe et les relations interpersonnelles ;
• Démontrer un niveau élevé d’autonomie ;
• Posséder une connaissance du système SAP constitue un atout.

Conditions de travail

Période d’emploi et horaire

Emploi régulier à temps plein, soit 37.5 heures par semaine, en mode hybride.

Lieu

Siège social, 1001 boulevard Robert-Bourassa, 26e étage, Montréal, Québec, H3B 4L4

Le masculin est utilisé de façon générique afin d’alléger le texte. Seules les personnes retenues à la suite de l'analyse des candidatures seront contactées.