Adjoint - Adjointe à l'administration, 24h/semaine

Poste à temps partiel – 24 h/semaine
Présentiel à 100 % (aucun télétravail)
Remplacement de congé de maternité – durée minimale de 12 mois

Qui sommes-nous?

Totm exposition est une agence spécialisée en design, construction et installation de kiosques d’exposition sur des salons professionnels à l’international.
Créative, rigoureuse et orientée solutions, notre équipe accompagne ses clients à chaque étape de leur présence événementielle.

Dans le cadre d’un remplacement de congé de maternité (12 mois minimum), nous sommes à la recherche d’un·e Adjoint·e à l’administration organisé·e, débrouillard·e et à l’aise avec la gestion de plusieurs dossiers simultanément.

Pourquoi nous rejoindre?

• Un environnement où les idées sont valorisées et où ton apport fait une réelle différence

• Des valeurs écoresponsables fortes et une volonté de travailler avec rigueur et conscience

• Une localisation stratégique : près du métro Montmorency et des autoroutes

• Stationnement gratuit et allocation pour les déplacements professionnels

• Une entreprise attentive à son équipe :

  • Événements corporatifs

  • Horaires flexibles

  • Bureaux agréables

  • Petit déjeuner d’équipe offert chaque mois

• Des tâches variées et stimulantes, au sein d’une équipe qui valorise la collaboration et le développement professionnel

Ton rôle

Relevant de la direction, tu joueras un rôle clé dans le bon fonctionnement administratif et logistique du bureau, tout en offrant un soutien essentiel aux équipes administratives et de gestion de projets.

Gestion logistique du bureau

• Accueillir les visiteurs et gérer le standard téléphonique

• Gérer les achats et assurer le suivi avec les sous-traitants (ménage, manutention, informatique, etc.)

• Coordonner les événements internes et soutenir leur organisation logistique

Support administratif

• Assister le technicien comptable, notamment dans la vérification des factures et des bons de commande

• Mettre à jour les politiques et processus internes

• Soutenir la vice-présidence dans divers projets administratifs (subventions, formulaires, dossiers internes, etc.)

Support au département de gestion de projets

• Gérer les commandes de matériaux nécessaires à la production

• Développer et maintenir des relations efficaces avec les fournisseurs

• Négocier certaines ententes fournisseurs, au besoin

• Effectuer diverses vérifications afin d’assurer le bon déroulement des opérations

Le profil que nous recherchons

• Diplôme d’études professionnelles (DEP) en administration ou équivalent, avec une expérience significative dans le domaine

• Excellent sens de l’organisation et grande rigueur

• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel et autres outils connexes)

• Excellentes capacités de rédaction en français et en anglais

• Communication fluide et professionnelle, tant à l’écrit qu’à l’oral

• Forte autonomie et capacité à gérer efficacement les priorités et les échéanciers

Des atouts qui joueraient en ta faveur

• Expérience en gestion des ressources humaines et/ou en gestion de projets

• Expérience en événementiel B2B

• Connaissances ou expérience en logistique, transport ou douanes

Tu veux faire partie de l’aventure?

Fais-nous parvenir ta candidature et viens nous démontrer ton talent.