Assistant Coordinator/Evaluator | Coordonnateur·trice adjoint·e / Évaluateur·trice

Prolang, a leading language training provider, is currently seeking a dynamic, versatile, professional, and organized individual to join our Montréal or Québec City-based team as an Assistant Coordinator / Language Evaluator.

This full-time position involves supporting training logistics, client relations, and conducting evaluations of French and English for new clients.

An expert-level of French and English bilingualism is required.

The position is remote, but does require candidates to participate in monthly in-person coordination meetings in Montréa l or Quebec City.

city of candidate's preference)

Responsibilities :

Training Logistics and Client Relations :

Assist the Client Services Manager in organizing training schedules

Perform data entry in Prolang's CMS and online delivery platforms (MS Teams, Zoom, etc.)

Coordinate and manage instructor schedules, assigning courses and optimizing availabilities, keeping instructor’s calendars up to date

Support the coordination and client logistics team in day-to-day training management and scheduling changes

Manage the participant evaluation process, including conducting second language assessments

Create, organize, and distribute client surveys

Manage student and teacher schedules as needed, ensuring they are informed of any schedule changes

Provide quality customer service by answering phone calls and emails and redirecting them when necessary

Answer inquiries about Prolang's classes in person and over the phone, direct inquiries to the Coordinator / Sales rep in charge

Language Evaluator :

Conduct evaluations of French and / or English language skills using Prolang's internal methodology

Explain the evaluation process to learners and provide reassurance

Assess learners' oral communication skills through phone or online placement tests for corporate classes

Retrieve and evaluate online placement test results

Apply Prolang's evaluation method and assign students to appropriate language levels

Type at a minimum speed of 30 WPM to transcribe responses and take notes while engaging in conversation with clients

Provide accurate descriptions and assessments of learners' competency and follow up with the evaluation coordinator as necessary

Complete registration files and provide feedback in learner files

Schedule or reschedule placement test appointments

Efficiently manage multiple learner files and consecutive evaluations, respecting client time and maintaining a steady rhythm and schedule

Follow up with coordination & sales teams as needed

Other :

Provide general support to teachers and the Prolang team

Manage a busy and fast-paced schedule, multitasking effectively

Demonstrate organizational and efficient work skills

Possess excellent written and oral communication skills in both French and English

Work autonomously, manage a flexible schedule, and handle deadlines with ease

Proficient in computer skills, including Microsoft Office (Office365, Word, Excel) and online training software

Second language teaching experience is considered an asset

Description de poste :

Prolang, un important fournisseur de formation linguistique, recherche actuellement une personne dynamique, polyvalente, professionnelle et organisée qui se joindra à son équipe de Montréal ou Québec en tant que coordonnateur·trice adjoint·e / évaluateur·trice linguistique.

Il s’agit d’un poste à temps plein visant à soutenir la logistique des formations et les relations avec la clientèle et à effectuer des évaluations du niveau de français et d’anglais pour les nouveaux clients.

Ce poste requiert un niveau expert de bilinguisme anglais-français.

Il s’agit d’un poste à distance, mais la participation en présentiel à des réunions mensuelles de coordination à Montréal ou à Quebec (selon préférence du candidat) est requise.

Tâches :

Logistique des formations et relations clients :

Soutenir la gestion des services à la clientèle dans l’organisation des calendriers de formation

Effectuer la saisie de données dans le système de gestion de contenu de Prolang et sur les plateformes de formation en ligne (MS Teams, Zoom, etc.)

Maintenir l’emploi du temps des formateurs à jour et mettre les apprenants et les formateurs au courant de tout changement d’horaire

Soutenir la coordination et l’équipe de logistique client dans la gestion quotidienne de la formation et des changements d’horaire

Gérer le processus d’évaluation des personnes participantes, notamment en effectuant des évaluations en langue seconde

Créer, organiser et transmettre des sondages clients

Gérer les horaires des apprenants et des formateurs

Fournir un service à la clientèle de qualité en répondant aux appels téléphoniques et aux courriels et en les redirigeant au besoin

Transférer les demandes de renseignements à la personne responsable de la coordination ou des ventes

Évaluations linguistiques :

Effectuer des évaluations de compétence linguistique en français et / ou en anglais à l’aide de la méthodologie propre à Prolang

Expliquer le processus d’évaluation aux apprenants et les rassurer

Évaluer le niveau de compétence de communication orale des apprenants à l’aide de tests de placement par téléphone ou en ligne pour les cours en entreprise

Récupérer et évaluer les résultats des tests de placement en ligne

Utiliser la méthode d’évaluation de Prolang pour assigner les apprenants au niveau de langue approprié

Taper à une vitesse minimale de 30 mots par minute pour pouvoir transcrire les réponses et prendre des notes tout en faisant la conversation

Fournir des descriptions et des évaluations précises du niveau de compétence des apprenants et faire le suivi auprès de la coordination des évaluations, au besoin

Remplir les dossiers d’inscription et fournir de la rétroaction dans le dossier des apprenants

Fixer ou reporter les rendez-vous pour des tests de placement

Gérer efficacement de nombreux dossiers d'apprenants et des évaluations consécutives tout en respectant le temps des clients et en maintenant un rythme et un calendrier réguliers.

Assurer le suivi avec les équipes de coordination et de vente, au besoin.

Autres :

Fournir un soutien général aux formateurs et à l’équipe Prolang

Gérer un emploi du temps chargé et dynamique, en effectuant plusieurs tâches à la fois

Faire preuve d’un bon sens de l’organisation et d’efficacité dans son travail

Posséder d’excellentes aptitudes en communication écrite et orale tant en anglais qu’en français

Travailler de façon autonome, gérer un emploi du temps flexible et respecter les délais avec aisance

Posséder de bonnes compétences informatiques, notamment dans l’utilisation de Microsoft Office (Office365, Word, Excel) et de logiciels de formation en ligne.

Avoir de l’expérience dans l'enseignement d'une langue seconde : un atout.