Adjoint administratif

Sommaire du poste

Sous la supervision du directeur principal des Ressources humaines, le titulaire agit à titre de soutien administratif pour toutes les tâches et activités propres à la direction des ressources humaines dans divers dossiers.

Il accompagne également le chef, rémunération globale et le chef, relations de travail et santé-sécurité pour certains dossiers.

Votre mission

• Assure le support au niveau administratif : tableaux, rapports, sommaires, projets, graphiques, indicateurs, procès- verbaux et autres documents ;
• Rédige et effectue diverses tâches de nature cléricale notamment en lien avec les contrats de travail, la correspondance avec les syndicats, le renouvellement des conventions collectives, le régime de retraite et les procédures ressources humaines ;
• Cédule les rendez-vous et veille à l’agenda du directeur principal ressources humaines ;
• Assure le lien avec l’assureur en ce qui concerne l’adhésion des nouveaux employés et toutes modifications aux dossiers des employés (ex.
• changements de salaire bénéficiaire, protection, etc.) ;
• Effectue le suivi administratif des griefs et des diverses plaintes ;
• Effectue le suivi des demandes de congés différés ;
• Reçoit et achemine les appels téléphoniques, prend les messages, reçoit et dirige les visiteurs, opère, selon les besoins, différentes machines de bureau à usage courant ;
• Reçoit, ouvre, trie et achemine le courrier ;
• Ouvre et prépare les dossiers de ses supérieurs immédiats et effectue régulièrement le classement et la numérisation des documents ;
• Complète et tient à jour différents rapports concernant les ressources humaines ;
• Agit en première ligne auprès des employés et leur fournit l’information et l’aide nécessaire ;
• Prépare, en autant que faire se peut, les réponses aux diverses correspondances pour la signature de son (ses) supérieur(s) ;
• Effectue le suivi de la correspondance reçue et envoyée, de même que de certains dossiers ;
• Codifie, classe et numérise tous les documents ;
• Accompagne le directeur principal des ressources humaines pour la préparation du budget annuel de la direction des ressources humaines ;
• S’assure du respect des disponibilités budgétaires concernant tous déboursé à être approuvés par son (ses) supérieur(s) ;
• Remplace, sur demande, la secrétaire exécutive à la direction des Affaires juridiques ou l’adjointe administrative à la direction générale ;
• Accomplit sur demande toute autre tâche connexe.

Conditions de travail

Horaire : 33.5 h / semaine

En vertu de la politique de rémunération et conditions de travail des employés non-syndiqués de la STL

Les avantages de travailler à la STL

• Rejoignez un environnement de travail respectueux, propice à la collaboration et qui prône l'excellence ;
• Profitez de la meilleure balance travail / famille avec des congés mobiles et monnayables ;
• Voyagez sans limites avec un titre de transport en commun ;
• Bénéficiez d'avantages sociaux dont un régime de retraite, des assurances collectives, un programme d’aide dédié aux employés et à leur famille et des rabais corporatifs ;
• Stationnez gratuitement et disposez d'un accès aux bornes électriques ;
• Explorez des possibilités de formation et de perfectionnement excitantes.
• Diplôme d’études secondaires complété ;
• Cinq (5) ans d’expérience à titre d’adjointe administrative ;
• Vitesse de frappes (45 mots nets / minute) ;
• Excellente grammaire française ;
• Maîtrise de la rédaction de texte ;
• Connaissance des logiciels Suite Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) ;
• Connaissance des logiciels Tandem / Magik, un atout ;
• Expérience avec le logiciel Excel intermédiaire ;
• Capacité de faire de la saisie de données ;
• Esprit d'initiative et d’autonomie ;
• Grand souci de la confidentialité ;
• Aptitudes pour le travail en équipe.
30+ days ago