Administrative Coordinator - Coordonnatrice Administrative

Our client is seeking a highly skilled and dedicated Administrative Coordinator to play a pivotal role in supporting industry-leading initiatives within the financial sector.

This position is key to upholding the high standards of operational efficiency and executive support that our client is known for.

What Our Client Offers :

• A competitive salary package with industry-leading benefits.
• A dynamic, professional work environment that encourages innovation and growth.
• A supportive culture that promotes diversity, inclusion, and professional development.

Key Responsibilities :

• Manage and coordinate the senior executive's schedule, including organizing critical meetings, arranging travel, and scheduling appointments.
• Serve as the primary point of contact for both internal and external stakeholders, demonstrating exceptional communication skills.
• Prepare, review, and refine important documents, reports, and presentations, ensuring precision and meticulous attention to detail.
• Handle confidential communications and manage the seamless operation of the senior executive’s office.
• Maintain a meticulous filing system, managing sensitive information with the utmost discretion.
• Assist in the generation of analytical reports and execute various administrative tasks.
• Optimize office management procedures, including coordinating events and managing executive expenses.

Qualifications :

• Bachelor’s degree in Business Administration or a related field, with a strong academic record.
• Proven experience in an Executive Assistant role, preferably within a fast-paced, high-stakes environment.
• Bilingual with exceptional communication skills, both written and verbal, adept at building rapport.
• Advanced organizational and multitasking abilities, capable of managing competing priorities efficiently.
• High proficiency in Microsoft Office suite and adept at using modern office technologies.
• A strong ethical commitment to confidentiality and discretion

Notre client recherche un(e) Coordonnateur(trice) Administratif(ve) hautement qualifié(e) et dévoué(e) pour jouer un rôle clé dans le soutien des initiatives de premier plan dans le secteur financier.

Ce poste est essentiel pour maintenir les normes élevées d'efficacité opérationnelle et de soutien exécutif pour lesquelles notre client est reconnu.

Ce que notre client offre :

• Un package salarial compétitif avec des avantages parmi les meilleurs du secteur.
• Un environnement de travail dynamique et professionnel qui encourage l'innovation et la croissance.
• Une culture de soutien qui favorise la diversité, l'inclusion et le développement professionnel.

Responsabilités clés :

• Gérer et coordonner l'agenda du cadre supérieur, y compris l'organisation de réunions importantes, l'arrangement des voyages et la planification des rendez-vous.
• Agir comme point de contact principal pour les parties prenantes internes et externes, en démontrant des compétences de communication exceptionnelles.
• Préparer, réviser et peaufiner des documents importants, des rapports et des présentations, en assurant précision et attention minutieuse aux détails.
• Gérer les communications confidentielles et assurer le fonctionnement sans faille du bureau du cadre supérieur.
• Maintenir un système de classement impeccable, gérant les informations sensibles avec la plus grande discrétion.
• Aider à la production de rapports analytiques et réaliser diverses tâches administratives.
• Optimiser les procédures de gestion de bureau, y compris la coordination des événements et la gestion des dépenses exécutives.

Qualifications :

• Diplôme de baccalauréat en Administration des Affaires ou dans un domaine connexe, avec un excellent dossier académique.
• Expérience avérée dans un rôle d'Assistant Exécutif, de préférence dans un environnement dynamique et à enjeux élevés.
• Bilingue avec des compétences de communication exceptionnelles, à l'écrit comme à l'oral, et un talent pour établir des relations.
• Capacités organisationnelles et de multitâche avancées, capable de gérer efficacement des priorités concurrentes.
• Très bonne maîtrise de la suite Microsoft Office et compétence avec les technologies de bureau modernes.
• Un engagement éthique fort envers la confidentialité et la discrétion.

Vaco values a diverse workplace and strongly encourages women, people of color, LGBTQ+ individuals, people with disabilities, members of ethnic minorities, foreign-born residents, and veterans to apply.

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Vaco is an Equal Opportunity Employer and does not discriminate against any employee or applicant for employment because of race (including but not limited to traits historically associated with race such as hair texture and hair style), color, sex (includes pregnancy or related conditions), religion or creed, national origin, citizenship, age, disability, status as a veteran, union membership, ethnicity, gender, gender identity, gender expression, sexual orientation, marital status, political affiliation, or any other protected characteristics as required by federal, state or local law.