Adjoint(e) au Secrétaire

L'Ordre des géologues du Québec est à la recherche d'un personne pour combler le poste de Adjoint(e) au Secrétaire : Les tâches et responsabilités sont les suivantes : Adjoint(e) au Secrétaire -Assister le président et le secrétaire dans leurs fonctions.

• Établir, maintenir et coordonner les activités de l'Ordre dans un calendrier et en assurer sa distribution. -Assurer la préparation, la logistique et la tenue des réunions du conseil d'administration et des comités de l'Ordre.
• Rédiger les procès-verbaux des réunions et assemblées, compiler les résolutions. -Gérer la boite de courriel et le calendrier du secrétaire, le distribuer aux personnes concernées et donner suite aux demandes qui relèvent de sa compétence.
• Collaborer avec le secrétaire de l'ordre au processus électoral de l'ordre -Assurer et harmoniser la qualité des correspondances émanant de l'Ordre, faire la mise en page de rapports et la révision des textes.
• Rédiger les correspondances du président, du directeur général et secrétaire. -Assister le président, directeur général et secrétaire à la production et la distribution du rapport annuel.
• S'assurer du maintien du système de classement Constellio. -Assurer à titre de substitut, le secrétariat du conseil de discipline.

Adjoint(e) à l'inspecteur -Collaborer avec l'inspecteur à la réalisation du programme annuel de l'inspection professionnelle.

Collaborer avec l'inspecteur à la préparation des visites de l'inspection - Assurer le secrétariat du comité d'inspection professionnelle - Être responsable des diverses réservations relatives aux inspections - Organiser les réunions du comité d'inspection et en assurer le suivi Environnement de travail Ordre professionnel de petite taille (moins de 15 employés) ambiance décontractée ou le travail d'équipe et la flexibilité sont essentielles.

Travail non-routinier marqué par plusieurs projets récurrents et prévisibles. Bureaux au centre-ville de Montréal près du métro McGill.

Déplacements occasionnels (1 à 2 fois par an) lors de colloques ou évènements professionnels. Politique de déconnection (pas de travail, de courriels ou d'appels à l'extérieur des heures de bureau).

Exigences d'emploi -Expérience à titre d'adjoint(e) administratif d'au moins cinq (5) ans. -Capacité de lire et comprendre des états financiers.

Maitrise du français écrit et excellente capacité de rédaction. -Compétences informatiques des environnements Microsoft 365, MacOS, et WordPress.

Compétences facultatives -Expérience de travail avec les plateformes Constellio et Connexence. -Connaissance du système professionnel québecois, du Code des professions et des Lois professionnelles.

• Maitrise de l'anglais. -Détenir un permis de conduire valide. Compétences et aptitudes recherchées -Compétences techniques et fonctionnelles.
• Informer et communiquer. -Organisation et planification. -Gestion efficace du temps. -Établir des liens harmonieux avec les parties prenantes à l'emploi.

Traitement -Salaire selon l'expérience. -Contribution au fonds REER équivalente à celle de l'employé(e) (Maximum 5%). -Assurance collective et programme de télé consultation médicale.

4 semaines de vacances. -Télétravail (maximum 2 jours par semaine, selon les besoins de l'Ordre). Pour postuler à l'emploi, veuillez transmettre votre curriculum vitae et lettre de présentation à l'attention du dirgen@ogq.

qc.ca. Seuls les candidat(e)s retenu(e)s seront convoqué(e)s pour une entrevue en personne.