Coordonnateur(trice) des services internes et évenements / Internal services and events Coordinator

English follows

À propos de KRB

KRB Avocats est un cabinet d’avocats canadien de premier plan spécialisé en droit des affaires, avec un accent particulier sur les fusions et acquisitions, l’immobilier, la finance et le litige commercial.

Avec des bureaux dans trois grandes villes, notre culture est dynamique, collaborative, agile et motivée. Nous sommes une entreprise qui accorde autant d’importance au soutien de ses employés qu’à la prestation d’un excellent service à ses clients.

Notre talent est au cœur de notre organisation. Nous avons des attentes élevées envers nous-mêmes et les uns envers les autres, et nous travaillons en équipe.

Si cela vous ressemble, nous sommes impatients d’avoir de vos nouvelles.

Avantages

• Excellente couverture santé
• Télémédecine et services de soutien aux employés

Rôle

Le(la) Coordonnateur(trice) des services internes et événements supervise les opérations quotidiennes des bureaux de KRB et veille à leur bon fonctionnement.

Ce rôle implique un large éventail de tâches, notamment :

• Gérer l'environnement physique du bureau (y compris les aires communes, les aires de conférence et les aires réservées aux employés);
• Participer à la coordination du déménagement des bureaux vers de nouveaux locaux et assurer une communication adéquate et régulière auprès du Cabinet sur l’avancement du projet;
• S’assurer de la communication interne et externe du Cabinet;
• Coordonner l'entretien et les réparations par des tiers en fonction des besoins;
• Maintenir les quantités appropriées de fournitures et d'équipements;
• Tenir à jour une liste d'inventaires et des calendriers de commande à jour ;
• Identifier et négocier avec les fournisseurs afin d'obtenir les meilleurs prix et conditions pour les produits et les services;
• Élaborer et mettre en œuvre des procédures et des politiques pour les services de bureau (tels que les services de courrier et de messagerie, l'équipement de bureau, les fournitures et l'entretien des installations) qui répondent aux besoins de l'organisation;
• Coordonner le processus d’archivage des dossiers clients;
• Planifier et coordonner les événements pour les employés et les clients;
• Coordonner les campagnes de cadeaux du Cabinet;
• Soutenir au besoin l’équipe des ressources humaines dans le processus d'entrée et de sortie, y compris la disposition des bureaux, l'approvisionnement ou la collecte des fournitures et des équipements (et les mises à jour nécessaires de l'inventaire);
• S'acquitter d'autres fonctions qui peuvent être raisonnablement requises de temps à autre par la haute direction.

Le candidat ou la candidate idéale pour ce rôle possède les qualifications suivantes :

• Minimum de 3 ans d'expérience dans un rôle similaire et de l'expérience dans l'organisation d'événements;
• Bilingue en français et en anglais, à l'écrit comme à l'oral (exigence essentielle) ;
• Hautement organisé et capable d'accomplir plusieurs tâches selon leur priorité ;
• Débrouillard, résilient, courtois et proactif ;
• Excellentes aptitudes interpersonnelles et souci du détail ;
• Sens aigu du service à la clientèle et professionnalisme.

Rejoindre KRB, c’est faire le choix se réaliser au sein d’une équipe d’excellence et d’expérience.

Notre talent est le cœur de notre organisation. Nous veillons à la diversité, l'équité, et l'inclusion, et valorisons les compétences et les expériences uniques que chacun apporte à KRB.

Nos employés bénéficient d'un horaire et de conditions de travail flexibles ( journées pour obligations personnelles / maladie offertes en complément aux vacances annuelles).

Nous offrons un accès à un régime complet d'avantages sociaux en soins de santé et un programme d’aide aux employés et services de télémédecine.

About Us

KRB Lawyers is a leading Canadian law firm specializing in business law, with a focus on M&A, real estate, finance, and commercial litigation.

With offices in three major cities, our culture is dynamic, collaborative, agile, and driven. We are a firm that places as much value on supporting its people as it does on delivering excellent service to its clients.

Our talent is at the heart of our organization. We have high expectations of ourselves and one another, and work as a team.

If this sounds like you, we look forward to hearing from you.

Benefits

• Excellent health benefits
• Telemedicine and support services

About the Role

Please note that bilingualism (French and English) is required, and the role is 100% in person.

The Internal Services and Events Coordinator will oversee the daily operations of KRB's offices and will ensure that they run smoothly.

This role involves a wide range of tasks, including :

• Managing the office environment (including common areas, conference areas, and employee designated areas);
• Coordinating the office relocation to new premises and ensure adequate and regular communication with the Firm regarding the progress of the project;
• Ensure adequate internal and external communication for the Firm;
• Coordinate maintenance and repairs by third parties as needed;
• Maintain appropriate levels of supplies and equipment;
• Keep an inventory list and ordering schedules up to date;
• Plan and negotiate with suppliers to obtain the best prices and conditions for products and services;
• Elaborate and implement procedures and policies for office services (such as mail and courier services, office equipment, supplies, and facility maintenance) that meet the organization's needs;
• Coordinate the client file archiving process;
• Plan and coordinate events for employees and clients;
• Manage gift campaign for the Firm;
• Provide support to the human resources team as needed in the onboarding and offboarding process, including office setup, provisioning or collection of supplies and equipment (and necessary inventory updates;
• Carry out duties that may be required from time to time by senior management;

The ideal candidate should have the following :

• At least 3 years of experience in a similar role and experience in event organization
• Strong communication skills in French and English, both written and spoken (requirement)
• Highly organized and capable of multitasking according to priority
• Resourceful, resilient, courteous, and proactive
• Excellent interpersonal skills and attention to detail
• Strong sense of customer service and professionalism

Joining KRB means making the choice to be fulfilled within a team of excellence and experience.

Our talent is at the heart of our organization. We strive for diversity, equity, and inclusion, and value the unique skills and experiences that everyone brings to KRB.

Our employees benefit from flexible work schedules and conditions ( personal obligations / sickness days offered in addition to annual vacation).

We offer access to a comprehensive health benefits package and an employee assistance program and telemedicine services.