Secrétaire administratif

Exigences de l'emploi :

Excellente connaissance du français parlé et écrit. Connaissance fonctionnelle de l'anglais parlé et écrit. Aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles.

Sens de l'organisation et de la planification. Connaissances des divers logiciels et équipements bureautiques. Vos qualifications : Diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques de bureau.

Trois (3) années d'expérience pertinente à un poste de secrétariat. Exemples d'équivalences généralement reconnues ?Secondaire V général (DES) et une formation complémentaire en secrétariat ou bureautique et six (6) années d'expérience à un poste comparable.

Secondaire V professionnel (DEP) en techniques de secrétariat et six (6) années d'expérience pertinente.

Description détaillée :

Notre client, une institution du secteur public, est à la recherche d’un(e) secrétaire administratif (ve) pour un de leurs établissements situé à Montréal.

Il s’agit d’un mandat temporaire à durée indéterminée

Sous la supervision d'un directeur de Service, le rôle principal du titulaire consiste à alléger le travail de son ou ses supérieurs par la prise en charge et la résolution de problèmes.

Il participe à la coordination des activités et dossiers de l’unité administrative. Il assure également le support administratif et clérical de ce groupe et est appelé à exécuter les tâches et activités caractéristiques de secrétariat.

RESPONSABILITÉS :

Assiste son supérieur dans l'ensemble de ses fonctions.

Traite la correspondance reçue, rédige et signe la correspondance d'ordre général, assemble la documentation nécessaire au personnel de l'unité pour le traitement des dossiers.

Participe à la coordination et au suivi des différents dossiers traités au sein de l’unité et suggère des méthodes de fonctionnement.

Assure le suivi et la compilation des relevés d’assiduité du personnel, complète ou prépare les formulaires relatifs aux vacances, maladie, demandes de remboursement ou autres documents relatifs à la gestion du personnel.

Exécute la réception, le filtrage et l'acheminement du courrier, des appels téléphoniques, des courriels et des visiteurs.

Fixe ou déplace les rendez-vous du supérieur selon les priorités, lui rappelle les dates de ses réunions et prépare la documentation requise, confirme sa présence à des réunions ou propose un remplaçant au besoin.

Fait des arrangements relatifs aux déplacements de son supérieur (transport, hébergement, avance de fonds, etc.).

Recueille les données nécessaires à la préparation ou à la révision des réquisitions et budgets, et s'assure de la disponibilité des crédits;

procède à la vérification et au paiement de factures, à des transferts budgétaires et au suivi du budget dans le système financier.

Peut-être appelé à gérer une petite caisse pour le remboursement de factures internes.

Procède aux commandes et à la gestion des fournitures de bureau.

Effectue le classement, le déclassement annuel et la gestion documentaire des documents de l’unité administrative.

Assiste à des réunions, prend note des échanges et rédige des comptes rendus ou des procès-verbaux reflétant l'esprit des discussions et des décisions intervenues.

Assure la transmission d'informations relatives aux politiques, procédures, lois et règlements régissant les activités des unités administratives.

Rédige ou participe à la rédaction de recommandations pour la direction et le conseil d’administration.

Effectue la révision finale des documents émis par le personnel de l’unité afin de s'assurer de la qualité de la présentation, de l'absence d'erreurs grammaticales, d'orthographe ou autre.

Assure, au besoin, la mise à jour de documents et renseignements dans l’Intranet et l’Internet.

Assure, lorsque requis de le faire, l'exécution de toute autre activité connexe qu'il est raisonnablement en mesure d'accomplir.