Office Administrator

Context :

The Refugee Centre is dedicated to facilitating the settlement and integration of newcomers into the broader Montreal community.

Grounded in a holistic and sustainable approach to support, we aim to re-establish the way nonprofits work and strengthen the communities we serve.

As a young and growing organization, we are proud of our dynamic team of workers, interns, and volunteers who are passionate about making a positive impact in the lives of asylum seekers and refugees.

Responsibilities

• Welcome and direct clients and visitors at the reception
• Respond to client requests at the door, on the phone, and by email. This includes booking appointments, giving information about the refugee claim pathway, helping with address changes, referring clients to the right resources and organisations, helping clients log into their accounts and portals, explaining government correspondences and orienting clients about the services provided at the Refugee Centre
• Notice trends in client requests to find creative and efficient solutions
• Create and update documents, posters, forms, presentations, websites and videos for asylum seekers
• Translate documents from English to French and Spanish
• Manage language classes including student registration, communication with the teacher and processing payments and reimbursements
• Assist workshops helping asylum seekers complete their refugee claims in the IRCC portal
• Ensure a clean, functional and beautiful office space
• Contribute to organising social events for staff and volunteers

Qualifications

• Strong spoken and written English and French
• Spanish, Arabic or Farsi are a strong asset
• Deep resonance with the cause of The Refugee Centre
• Value justice, compassion and empowerment
• Experience working / volunteering with asylum seekers in Canada (Lived experience as a refugee or asylum seeker would be seen as a strength)
• Proficiency in using Google Workspace including Gmail, Drive, Calendar, Docs, Sheets and Google Admin
• Demonstrated ability to quickly learn and adapt to new software applications
• Knowledge of Canva, Notion, Jotform and Adobe Creative Cloud applications are an asset
• Proven expertise in task management, showcasing exceptional organization skills and a methodical approach to learning
• Confidence in communicating with diverse individuals and groups, cultural sensitivity, and assertive boundary-setting
• Demonstrated sense of initiative and creative problem solving
• Healthy and disciplined lifestyle with an interest in joining our running club and book club

Deadline to apply : July 2, 2024

Contexte

Le Centre de réfugiés a pour mission de faciliter l’établissement et l’intégration des nouveaux arrivants dans l’ensemble de la communauté montréalaise.

Ancré dans une approche holistique et durable du soutien, nous visons à réinventer le fonctionnement des organisations à but non lucratif et à renforcer les communautés que nous servons.

Nous sommes fiers de notre équipe dynamique composée de travailleurs, de stagiaires et de bénévoles, tous passionnés par l'idée de faire une différence positive dans la vie des demandeurs d'asile et des réfugiés.

Responsabilités

• Accueillir et diriger les clients et les visiteurs à la réception
• Répondre aux demandes des clients à la porte, par téléphone et par e-mail. Cela inclut prendre des rendez-vous, fournir des informations sur le processus de demande d'asile, aider à effectuer des changements d'adresse, orienter les clients vers les bonnes ressources et organisations, aider les clients à connecter à leurs comptes et portails, expliquer des correspondances gouvernementales et orienter les clients sur les services fournis par le Centre de réfugiés.
• Observer les tendances dans les demandes des clients pour trouver des solutions créatives et efficaces
• Créer et mettre à jour des documents, affiches, formulaires, présentations, sites web et vidéos pour les demandeurs d'asile
• Traduire des documents de l'anglais vers le français et l'espagnol
• Gérer les cours de langue, y compris l'inscription des étudiants, la communication avec l'enseignant et le traitement des paiements et des remboursements
• Animer des ateliers aidant les demandeurs d'asile à compléter leurs demandes dans le portail IRCC
• Assurer un espace de travail propre, fonctionnel et agréable
• Contribuer à l'organisation d'événements sociaux pour le personnel et les bénévoles

Qualifications

• Excellentes compétences en anglais et en français, à l'oral et à l'écrit
• L'espagnol, l'arabe ou le farsi sont des atouts importants
• Forte adhésion à la cause du Centre de réfugiés
• Valoriser la justice, la compassion et l'autonomisation
• Expérience de travail ou de bénévolat avec les demandeurs d'asile au Canada (Une expérience vécue en tant que réfugié ou demandeur d'asile serait un atout)
• Maîtrise de Google Workspace, y compris Gmail, Drive, Calendar, Docs, Sheets et Google Admin
• Capacité démontrée à apprendre rapidement et à s'adapter à de nouveaux logiciels
• Connaissance de Canva, Notion, Jotform et des applications Adobe Creative Cloud sont des atouts
• Expertise en gestion de tâches, avec des compétences organisationnelles exceptionnelles et une approche méthodique de l'apprentissage
• Confiance en communication avec des personnes et des groupes diversifiés, sensibilité culturelle, et capacité à établir des limites claires
• Sens de l'initiative démontré et résolution créative de problèmes
• Style de vie sain et discipliné avec un intérêt à rejoindre notre club de course et notre club de lecture

Date limite pour postuler : 2 juillet

J-18808-Ljbffr